Während das Arbeitsleben einerseits von einer steigenden Zahl und immer schneller eingehenden Informationen geprägt ist, verbringen die Menschen andererseits täglich viel Zeit damit, nach den wirklich wichtigen Informationen zu suchen. Zu diesem Ergebnis kommt eine Untersuchung des Software-Herstellers Mindjet unter 1000 Arbeitnehmern in Bürotätigkeiten auf allen Hierarchieebenen in Deutschland.
Nur 40 Prozent der Befragten haben kein Problem mit der Menge an Informationen, die insbesondere durch E-Mails alltäglich auf sie einströmt. Viele werden der Flut nur noch Herr, indem von den durchschnittlich 37 geschäftlichen E-Mails am Tag ein Fünftel überhaupt nicht gelesen werden. Auch umfangreiche E-Mails mit anhängenden Dokumenten werden oft nicht richtig verarbeitet. Durchschnittlich jede dritte E-Mail hat solche Anhänge, von denen ein Drittel gar nicht oder nur oberflächlich gelesen wird.
Verschwendete Zeit
Mehr als jeder Dritte Befragte glaubt, zu viel Zeit mit Informationen zu verschwenden, die für die jeweilige Tätigkeit überhaupt nicht relevant sind. Und 15 Prozent geben an, dass sie aus der Fülle an Informationen gar nicht mehr diejenigen herausfiltern können, die für sie tatsächlich effektiv und nützlich sind. Durchschnittlich werden deshalb täglich 36 Minuten für die Suche nach relevanten Informationen aufgewendet. Ein Drittel sucht gar eine Stunde und länger nach benötigten Informationen. Jährlich verbringen die Arbeitnehmer damit rund zwei Kalenderwochen ausschließlich mit der oft nervenaufreibenden Recherche nach Informationen. Dadurch entstehen den Unternehmen im Jahr Kosten in Höhe von durchschnittlich 4.334 Euro je Mitarbeiter, behauptet die Studie.
Hat die E-Mail hat als wichtigstes Informationsmittel ausgedient?
"Es scheint so, als ob viele Unternehmen sich noch nicht im Klaren darüber sind, dass das Werkzeug E-Mail als zentrales Informations- und Kommunikationstool langsam aber sicher ausgedient hat", sagt Mindjet-Vizepräsident Jörg Steiss. Der Tagesablauf eines Büroarbeiters sei zu sehr vom E-Mail-Account gesteuert. "Gefragt sind intelligente und leicht handhabbare Werkzeuge, in denen die Mitarbeiter über ihre Projekte leicht den Überblick behalten können und zuverlässig alle Informationen, Dokumente und Statusupdates abrufen können. Viele Unternehmen, die solche kollaborativen Werkzeuge eingeführt haben, konnten ihr E-Mail-Aufkommen ganz erheblich reduzieren." Mindjet selbst bietet zu diesem Zweck sein Programm "Mindmanager", das die Arbeitsprozesse eines Teams grafisch darstellt und einen interaktiven Zugriff der beteiligten Mitarbeiter erlaubt.
Zehn Tipps gegen die Informationsflut
Beantworten Sie nicht jede Mail sofort, wenn Sie wichtigeres zu tun haben. Meist reicht eine Antwort innerhalb eines Tages.
Adressieren Sie nur Empfänger, die die Mail wirklich brauchen. Das gilt auch für die cc-Funktion.
Wenn Sie eine schnelle Antwort brauchen, nutzen Sie unbedingt die Markierung "dringend". Das spart zusätzliche Erinnerungsmails.
Nutzen Sie E-Mail-Filter, um weniger wichtige Mails nach Absender oder Stichwörtern in Unterordner zu leiten, die später bearbeitet werden. Das funktioniert auch mit Mails, die man in cc bekommt.
Schalten Sie Benachrichtigung über neue Mails und akustische Signale ab, wenn Sie sich konzentrieren müssen.
Management-Berater sehen im Gegensatz zu Software-Anbietern wie Mindjet die Probleme und deren Lösung nicht so sehr in den technischen Werkzeugen, sondern in der Arbeitsorganisation und Unternehmenskultur. "Wenn Unternehmen ihre Strukturen und Arbeitsprozesse nicht vernünftig definieren, dann löst auch eine noch so gute Software das Problem nicht", sagt Gunter Meier, Autor des Ratgebers "Die E-Mail-Flut bewältigen". Für ihn liegt der Schlüssel in einem differenzierteren Umgang mit Informationen. Neben einem sinnvollen Ablagesystem, das jeder Büroarbeiter für sich einführen sollte, sieht Meier vor allem die Unternehmen in der Pflicht.
Informationsstress entstehe vor allem in Firmen, in denen eine "Kultur des Sich-gegenseitig-Störens" herrsche. "Damit wird das dauernde Sich-gegenseitig-Unterbrechen zum Normalzustand, auch wenn es von der Sache her oftmals nicht notwendig und gerechtfertigt wäre", schreibt Meier. Ganz entscheidend für die Eindämmung der unternehmensinternen Informationsflut sei es, dass die Versender nur diejenigen adressieren, die wirklich vom Inhalt der Mail betroffen sind. Führungskräfte müssten ihren Mitarbeitern deren Kompetenzen deutlich machen, um zu verhindern, dass sie allzuviele unwichtige Mails unter cc miterhalten.
