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Kommunikation E-Mails verursachen Stress

Manager klagen ständig über Stress durch zuviele E-Mails - kein Wunder: Laut einer neuen Studie verursachen E-Mails tatsächlich Stress.

So geht die perfekte E-Mail
Notwendigkeit prüfenDas sollte immer die erste Frage sein, bevor Sie lostippen. Unwichtige Mails kann man unbeantwortet ignorieren. Und manchmal ist eine Angelegenheit viel schneller erledigt, indem man den Kollegen zwei Büros weiter kurz persönlich anspricht oder zum Telefonhörer greift. Quelle: dpa
Posteingang Quelle: Fotolia
Layout beachtenSchwarze Schrift auf weißem Hintergrund ist am besten leserlich. Außerdem machen Sie es dem Leser mit einer verschnörkelten Schriftart unnötig schwer. Versuchen Sie außerdem, Ihre E-Mail in Blöcke zu strukturieren. So kann Ihr Anliegen wesentlich besser herausgestellt werden. Abkürzungen und Verklausulierungen sind eine Zumutung, wenn der Leser nicht auf Anhieb versteht, worum es eigentlich geht. Quelle: Fotolia
Einstellung der PrioritätWenig glaubwürdig ist auf Dauer, wenn Sie Ihre Mails immer mit einer hohen Priorität versehen. Dies sollten Sie wirklich nur machen, wenn Ihre Nachricht sehr wichtig ist und einen hohen Dringlichkeitswert hat. Quelle: Fotolia
Frau ruft mit einem Megaphon aus einem Laptop heraus Quelle: Fotolia
Halten Sie sich am besten kurzKaum jemand liest lange Mails. Ein Blogbeitrag bei „Mashable“ zeigt, dass meist fünf Sätze genügen, um dem Empfänger ein Ziel klar vor Augen zu führen. Auf verständliche Formulierungen sollten Sie allerdings trotzdem achten. Die Einhaltung von Grammatik, Zeichensetzung und Rechtschreibung haben in einer E-Mail immer Priorität. Am besten vor dem Absenden noch einmal gegenlesen. Quelle: Fotolia
Frau hebt den Zeigefinger Quelle: Fotolia

Studien zufolge erhalten Angestellte jeden Tag zwischen 18 und 37 E-Mails, die an sie persönlich gerichtet sind - und vielen missfällt das. 60 Prozent der Menschen sind davon genervt und ignorieren sie weitgehend. Angeblich wird nur jeder dritte E-Mail-Anhang vom Empfänger geöffnet.

Trotzdem sagte in einer Umfrage jeder dritte Amerikaner, dass er auf die elektronische Post nicht mehr verzichten wolle. Und eine andere Studie resümierte, dass jeder dritte US-Angestellte seine Emails innerhalb von 15 Minuten beantwortet.

Gleichzeitig beschweren sich viele Menschen über den permanenten E-Mail-Stress - vor allem Top-Manager brüsten sich gerne, ständig in einer Flut von Mails zu versinken. Und das verursacht Stress - nachweisbar.

Die größten Fehler beim Einsatz von E-Mails

Zu diesem Ergebnis kommt jetzt eine neue Studie von Kostadin Kushlev und Elizabeth Dunn, die beide an der Universität von British Columbia in Kanada tätig sind. 124 Freiwillige mit einem Durchschnittsalter von 30 Jahren sollten zunächst eine Woche lang exakt dreimal täglich E-Mails checken, den Posteingang ansonsten meiden und alle Benachrichtigungsfunktionen über neue E-Mails ausschalten.

So werden Sie der E-Mail-Flut Herr

In der zweiten Woche sollten sie so häufig wie möglich E-Mails checken, das Postfach die ganze Zeit im Blick haben und sämtliche Benachrichtigungsfunktionen über neue E-Mails aktivieren.

Täglich um 17 Uhr schickten Kushlev und Dunn den Teilnehmern einen Link zu einer Umfrage. Dort sollten sie angeben, wie oft sie an dem jeweiligen Tag E-Mails gecheckt hatten und wie es ihnen psychisch ging - ob sie sich nervös oder gestresst fühlten, wie glücklich und entspannt sie waren.

Ein Leben ohne Mails ist entspannter

Das Ergebnis: In jener Woche, in denen die Probanden auf  E-Mails möglichst selten zugriffen, ging es allen besser. Sie waren entspannter, weniger gestresst, glücklicher und konzentrierter. Ganz anders war es in der Woche, in der sie sich möglichst oft im elektronischen Briefkasten tummelten – dann waren sie gestresster, unkonzentrierter und unglücklicher.

In Arbeit
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Aber wieso? Die beiden Wissenschaftler erklären sich das Ergebnis mit der menschlichen Aufnahmefähigkeit: Wir haben eben nur begrenzte geistige Ressourcen. Je häufiger wir E-Mails checken, desto öfter unterbrechen wir eine andere Tätigkeit – und dieser ständige Wechsel ermüdet. Mehr noch: Je größer die Müdigkeit, desto eher lassen wir uns ablenken – und checken umso häufiger E-Mails. Ein Teufelskreis eben.

Hinzu kommt: Wir brauchen unsere geistigen Ressourcen, um Emotionen zu regulieren. Doch je erschöpfter wir sind, desto schlechter funktioniert das.

Es kann also nicht schaden, ab und an auf E-Mails zu verzichten – um den Stress unter Kontrolle zu halten.

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