Live von der Baustelle Das sind die attraktivsten Tools für die digitale Arbeit

Zettelwirtschaft ade: Auch Handwerksbetriebe und kleine Produktionsfirmen nutzen inzwischen digitale Helfer. Quelle: Depositphotos/Roman Samborskyi

Die Pandemie hat digitalen Tools zum Durchbruch verholfen – zumindest an den Schreibtischen in Großunternehmen. Wie jetzt selbst Handwerksbetriebe ihre Monteure und Außendienstler vernetzen – und welche IT-Tools bei den Deutschen beliebt sind.

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In Offenburg sind sie kaum zu übersehen: Die roten Kastenwagen des Handwerksunternehmens Fritz Gebäudetechnik mit der gelben Gummiente als Markenzeichen. Insgesamt 41 Monteure sind damit unterwegs zu Kunden, wo sie Bäder sanieren, Heizungen reparieren oder neue Klimaanlagen einbauen. Und fallen dabei nicht nur dank der Gummienten ins Auge: Statt dem Stift im Revers haben haben die Installateure immer ein Smartphone zur Hand. „Wir haben der Zettelwirtschaft vor anderthalb Jahren das Ende angesagt“, sagt Christoph Petersen, der Fritz Gebäudetechnik gemeinsam mit seinem Vater Karl-Hans leitet. Der 31-Jährige wird das im Jahr 1910 gegründete Unternehmen demnächst allein leiten – zum digitalen Vorreiter gemacht hat er das elterliche Unternehmen schon seit Oktober 2020.

Lange Zeit war die digitale Transformation eine Domäne der Großkonzerne. Sie haben ihre Beschäftigten frühzeitig mit cloudbasierten Tools für die Videokommunikation und die teamübergreifende Zusammenarbeit ausgestattet. Dadurch konnten viele ihrer Beschäftigten die Arbeit bei Ausbruch der Coronapandemie vor zwei Jahren ohne größeren Aufwand ins heimische Büro verlagern. „Inzwischen haben aber auch immer mehr kleinere und mittlere Firmen den Mehrwert erkannt“, sagt Ralf Korb, Chef und Inhaber einer auf Digitalisierung spezialisierten Beratung mit Sitz in Rosbach, nördlich von Frankfurt. „Die Vorreiter können jetzt unter anderem mit effizienter Fernarbeit, erhöhter IT-Sicherheit, verbesserter Flexibilität und neuen Formen der Zusammenarbeit punkten.“

So konsequent wie der Unternehmer Petersen gehen dabei jedoch die wenigsten zu Werke. Der Juniorchef hat alle Prozesse von der Auftragsannahme bis zur Rechnungsstellung durchgehend digitalisiert. Aufträge werden von den Bürokräften in der Zentrale in Offenburg in die auf Handwerksbetriebe spezialisierte Buchhaltungssoftware Labelwin eingepflegt. Von dort aus erfolgt die Materialbestellung automatisch beim Großhändler; der liefert direkt an den Kunden. Die Monteure bekommen jeden Morgen ihre Arbeitsaufträge sowie Materiallisten digital aufs Smartphone oder Tablet übertragen, etwa wenn beim Kunden ein Bad saniert werden soll. „Er muss dann bei den dort hinterlegten Materialien nur noch eingeben, welche Mengen er wirklich verwendet hat, was fehlte – und ob beispielsweise eine Klobürste nicht geliefert wurde“, sagt Petersen.

Auch die Arbeitszeit wird digital vom System erfasst. Nach Abschluss der Tätigkeit vor Ort erstellt die Software automatisch einen Dienstleistungsnachweis, den der Kunde direkt auf dem Display des Mobilgeräts abzeichnen kann. „Und in der Zentrale erfolgt dann bereits die Rechnungsstellung“, sagt Petersen. Die hierfür verwendeten Softwaretools sind vor allem cloudbasierte Lösungen von Microsoft, etwa das Büropaket Office 365, die Chat- und Videolösung Teams sowie die Aufgabenverwaltung Planner. Eine sechsstellige Summe hat sich Petersen die Modernisierung seiner IT kosten lassen – nicht wenig bei einem Unternehmen mit acht Millionen Euro Jahresumsatz.

Der Auftrag landet direkt auf dem Handy

Bereut aber hat das im Hause Fritz Gebäudetechnik bis heute niemand: So müssen die Verwaltungsmitarbeiter keine Papieraufträge mehr abtippen, auch Missverständnisse durch unleserliche Handschriften gehören der Vergangenheit an. „Früher sind die Dienstleistungsnachweise unterwegs immer wieder mal verloren gegangen“, erzählt Petersen. Deshalb hätten auch die Installateure das System begeistert aufgenommen: „Die müssen am Morgen nicht mehr in die Firma fahren, sondern haben die Aufträge direkt im Handy“, sagt der Juniorchef. „Dadurch sind sie viel unabhängiger – das wissen sie sehr zu schätzen.“

Methode

Einen Wermutstropfen macht der technikaffine Chef immer noch aus: Die Unternehmenssoftware läuft noch auf eigenen Rechnern in Offenburg. „Eigentlich wollte ich keine Server mehr kaufen“, so Petersen, aber Labelwin gebe es bisher noch nicht als Cloud-Lösung. „Das wird sich hoffentlich in den kommenden fünf Jahren erledigen.“

Wie diese Zukunft aussehen kann, weiß Gordon Lösser zu berichten. Der 52-Jährige ist IT-Chef des Produktionsunternehmens Demecan aus Ebersbach bei Dresden: Die knapp fünf Jahre alte Firma hat die Erlaubnis zum Anbau von medizinischem Cannabis, das es an die Bundesopiumstelle in Bonn verkauft. Die IT hat das Unternehmen, das bereits 90 Mitarbeiter beschäftigt, komplett in die Internetwolke verschoben. „Ich bin als IT-Chef eine One-Man-Show“, sagt Lösser. „Das geht nur als cloudbasiertes Unternehmen, denn sonst ginge zu viel Zeit für Pflege und Administration der Hardware drauf.“



Auch bei der internen Kommunikation geht Demecan bewusst eigene Wege. Statt sich via E-Mail auszutauschen kommt die Projektmanagementsoftware Wrike zum Einsatz. Darin arbeitet die Belegschaft in abgetrennten Bereichen für jede Abteilung zusammen. „Hier sind alle Aufgaben und Projekte jedes Teams aufgelistet und dokumentiert“, erzählt Lösser. Zudem können sich die Beschäftigten untereinander per Direktnachricht austauschen, ähnlich wie in privaten Chats. „Durch all das ist die E-Mail als Kommunikationsform bei uns komplett verschwunden“, so Lösser. Für Büroarbeit nutzt das Start-up Microsoft 365; für die firmenweite Dateispeicherung kommt Dropbox zum Einsatz – beides sind ebenfalls Cloud-Dienste, die in das Projektmanagementsystem integriert sind. Größter Vorteil: Jeder Mitarbeiter hat von jedem beliebigen Ort Zugriff auf alle Daten – was echte Flexibilität ermöglicht. „Mir ist egal, ob ein Mitarbeiter im Unternehmen oder zu Hause sitzt“, sagt Lösser.

Einen Haken hat die Cloud-Nutzung jedoch: „Wenn das Internet ausfällt, haben wir nur noch Stift und Papier“, so Lösser. Umso wichtiger sei eine zuverlässige Internetinfrastruktur. „Sonst ist man bei einem längeren Ausfall ziemlich schnell ruiniert.“

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