Meeting-Wahnsinn Ritter der Schwafel-Runde

Viele Konferenzen sind ineffizient und langweilig. Dabei lässt sich viel frischer Schwung in Besprechungen bringen: Zum Beispiel Meetings beim Spazieren, Ideen sammeln im World Café oder hierarchiefreie Diskussionen.

So überstehen Sie jedes Meeting
Sie haben so überhaupt keine Ahnung, was Ihnen Ihr Chef gerade erzählt? Dann geben Sie das mehr oder weniger ehrlich zu, in dem Sie sagen
Stellen Sie kluge Zwischenfragen oder machen Sie scheinbar kluge Bemerkungen. Wenn Sie beispielsweise während eines Tagtraums hören, wie Ihr Kollege sagt, dass 25 Prozent der Kunden das neue Produkt lieben, sagen Sie:
Notizen sind das A und O. Machen Sie sich am besten dauernd Notizen, das macht einen guten Eindruck. Natürlich schreiben Sie nicht wirklich mit, sondern schreiben Ihre Einkaufsliste auf oder woran Sie gerade denken. Hauptsache, das Blatt füllt sich. Quelle: Fotolia
Sollte der Redner eine dieser unsäglichen PowerPoint-Präsentationen vorführen, bitten Sie ihn an irgendeinem Punkt des Vortrages (wenn Sie grade wieder wach geworden sind zum Beispiel), noch einmal zur vorherigen Folie zurückzukehren. Picken Sie sich dann einen beliebigen Aspekt oder eine Zahl heraus und bitten den Redner, diese noch einmal zu erläutern.
Wenn Sie klug erscheinen und sich eine Stunde Ruhe verschaffen wollen, stehen Sie auf, gehen Sie an das Flipchart und zeichnen ein einfaches Diagramm. Dann stellen Sie eine Frage wie:
Wenn dann alle anderen durcheinander rufen und ein furchtbares Chaos herrscht, lehnen Sie sich zurück und bitten alle darum, einmal tief durchzuatmen. Wenn Sie die Aufmerksamkeit der Kollegen haben, sagen Sie etwas wie:
Falls mitten im Meeting Ihr Handy klingeln sollte, gehen Sie ran. Sagen Sie den Kollegen, dass es Ihnen furchtbar leid tut, aber dass es sich hierbei um einen sehr wichtigen Anruf handelt, auf den Sie seit Tagen warten. Dann gehen Sie raus, beantworten den vermutlich unwichtigen Anruf und holen sich einen Kaffee. Quelle: dpa

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting. Rund 7.000 Stunden verbringt die Führungsriege eines durchschnittlichen Konzerns pro Jahr in Konferenzen. Von 40 Wochenstunden hingen die Mitarbeiter im Schnitt 21 Stunden in Sitzungen fest - davon acht Stunden in solchen, die sich problemlos streichen ließen. Das zeigt eine Untersuchung der Unternehmensberatung Bain, die das Zeitmanagement von 17 amerikanischen Unternehmen analysiert hat. In Deutschland sieht die Lage kaum anders aus. „Wäre Zeit tatsächlich Geld, hätten viele Unternehmen mit riesigen Verlusten zu kämpfen“, sagt Bain-Partner Imeyen Ebong.

Denn unstrukturiert, ausufernd und langweilig, wie das Durchschnittsmeeting ist, bei dem einer referiert und die anderen zuhören, bleiben die Treffen allzu häufig ohne nennenswertes Ergebnis. Viele Meetings fänden aus reiner Gewohnheit statt, urteilen die Berater.

Kein Wunder, dass sich inzwischen immer mehr Chefs überlegen, wie sie dem Konferenzwahnsinn ein Ende bereiten. Google-Gründer Larry Page gehört zu denen, die sich darüber ärgern, wenn kostbare Zeit vertrödelt wird. Er führte daher strikte Regeln ein: Kein Meeting soll länger als 50 Minuten dauern, nicht mehr als zehn Personen sollen daran teilnehmen dürfen.

Die Teilnehmerzahl und Dauer zu beschränken, da sind sich Experten einig, ist sinnvoll. Rüdiger Trimpop, Leiter des Lehrstuhls für Arbeits- und Organisationspsychologie an der Universität Jena, sagt: „Wir können uns nur etwa zwanzig Minuten am Stück konzentrieren, danach schweifen die Gedanken ab, oder man beschäftigt sich anderweitig.“ Dann wird auf dem Smartphone getippt, mit dem Nachbarn geflüstert oder gar ein Nickerchen gemacht – und so werden unter Umständen relevante Informationen verpasst.

Was Meeting-Floskeln wirklich bedeuten

Um die Aufmerksamkeit zu erhalten – damit alle schneller auf den Punkt kommen – halten die Mitarbeiter der Hamburger Werbeagentur Jung von Matt ihre Besprechungen im Stehen ab. Schwafler, Selbstdarsteller und Co. haben so keine Chance. Und auch die inhaltliche Qualität lässt sich offenbar dadurch steigern: Einer Studie der Ludwig-Maximilians-Universität in München zufolge entwickeln Konferenzteilnehmer im Stehen mehr Ideen als im Sitzen. In der Erhebung sollten sich Studenten 45 Minuten lang Gedanken machen über die wichtigsten Gestaltungsmerkmale einer Powerpoint-Präsentation. Die Testgruppe, die im Stehen überlegte, entwickelte fast ein Viertel mehr konkrete Ansätze als die im Sitzen arbeitende Vergleichsgruppe.

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