Meetings Stehen Sie doch mal auf

Wer im Büro nicht nur auf dem Hintern sitzt, sondern auch mal im Stehen arbeitet, steigert seine Produktivität. Das gilt ganz besonders für Meetings: Die werden dadurch nicht nur besser, sondern vor allem kürzer.

So überstehen Sie jedes Meeting
Sie haben so überhaupt keine Ahnung, was Ihnen Ihr Chef gerade erzählt? Dann geben Sie das mehr oder weniger ehrlich zu, in dem Sie sagen
Stellen Sie kluge Zwischenfragen oder machen Sie scheinbar kluge Bemerkungen. Wenn Sie beispielsweise während eines Tagtraums hören, wie Ihr Kollege sagt, dass 25 Prozent der Kunden das neue Produkt lieben, sagen Sie:
Notizen sind das A und O. Machen Sie sich am besten dauernd Notizen, das macht einen guten Eindruck. Natürlich schreiben Sie nicht wirklich mit, sondern schreiben Ihre Einkaufsliste auf oder woran Sie gerade denken. Hauptsache, das Blatt füllt sich. Quelle: Fotolia
Sollte der Redner eine dieser unsäglichen PowerPoint-Präsentationen vorführen, bitten Sie ihn an irgendeinem Punkt des Vortrages (wenn Sie grade wieder wach geworden sind zum Beispiel), noch einmal zur vorherigen Folie zurückzukehren. Picken Sie sich dann einen beliebigen Aspekt oder eine Zahl heraus und bitten den Redner, diese noch einmal zu erläutern.
Wenn Sie klug erscheinen und sich eine Stunde Ruhe verschaffen wollen, stehen Sie auf, gehen Sie an das Flipchart und zeichnen ein einfaches Diagramm. Dann stellen Sie eine Frage wie:
Wenn dann alle anderen durcheinander rufen und ein furchtbares Chaos herrscht, lehnen Sie sich zurück und bitten alle darum, einmal tief durchzuatmen. Wenn Sie die Aufmerksamkeit der Kollegen haben, sagen Sie etwas wie:
Falls mitten im Meeting Ihr Handy klingeln sollte, gehen Sie ran. Sagen Sie den Kollegen, dass es Ihnen furchtbar leid tut, aber dass es sich hierbei um einen sehr wichtigen Anruf handelt, auf den Sie seit Tagen warten. Dann gehen Sie raus, beantworten den vermutlich unwichtigen Anruf und holen sich einen Kaffee. Quelle: dpa

Sitzen tötet, da sind sich Sportmediziner einig: Wer morgens und abends im Bus, den ganzen Tag vor dem Computer und zuhause noch auf der Couch sitzt, bekommt Rückenschmerzen und stirbt früher. Da hilft auch abends die Stunde Joggen nicht, wenn auf der anderen Seite der Bilanz zwölf Stunden des Herumsitzens stehen. Entsprechend empfehlen Experten schon lange, den täglichen Sitzstreik immer wieder zu unterbrechen und wenigstens beim Telefonieren aufzustehen. Dass tut nicht nur dem Bewegungsapparat, dem Kreislauf und der eigenen Lebensdauer gut, sondern auch der Produktivität wie eine aktuelle Studie zeigt.

Das texanische Unternehmen A&M Health Service Centers hat seine Callcenter-Mitarbeiter ein halbes Jahr lang beobachtet und dabei festgestellt: Diejenigen, die höhenverstellbare Schreibtische hatten und sowohl im Sitzen als auch im Stehen arbeiten können, sitzen im Schnitt rund anderthalb Stunden weniger pro Tag als die Kollegen mit einem normalen Schreibtisch.

Außerdem machten sie pro Stunde 46 Prozent mehr Anrufe als die sitzenden Kollegen. Die Mitarbeiter gaben nach Ende der Studie außerdem an, sich körperlich wohler zu fühlen. Ob die Produktivitätssteigerung damit zusammenhängt, belegt die Studie nicht, aber dass Bewegung die Produktivität positiv beeinflussen kann, zeigen bereits andere Studien. Und zwar beim Produktivitätskiller Nummer eins: dem Meeting.

Diese Treffen, die oftmals nur stundenlange Laberrunden ohne richtiges Ergebnis sind, stehlen vielen Büroangestellten und so gut wie jeder Führungskraft regelmäßig Arbeits- und Lebenszeit. Der britische Softwarehersteller Atlassian hat eine Metastudie zum Thema Arbeitszeitfresser veröffentlicht, aus der hervorgeht, dass jeder Büromensch pro Monat im Schnitt an 65 Meetings teilnimmt, für die 34 Arbeitsstunden pro Monat draufgehen. Und die Hälfte dieser Meetings sei nicht nur zeitintensiv, sondern auch überflüssig. Bei Atlassian spricht man in diesem Zusammenhang von "Death by Meeting."

Was Meeting-Floskeln wirklich bedeuten

Um diesem Tod zu entgehen, empfehlen verschiedene Psychologen und Meeting-Gequälte, die unvermeidlichen Besprechungen im Stehen abzuhalten. Schon 1999 ließ der amerikanische Management-Professor Allen C. Bluedorn für ein Experiment Probanden bei Meetings stehen. Er ließ 111 Grüppchen bilden, die in einem Meeting verschiedene Gegenstände nach ihrer Relevanz für ein Überleben auf dem Mond beurteilen sollten. Die eine Hälfte sollte sich während der Diskussion hinsetzen, die andere Hälfte blieb stehen. Die Vorteile des Meetings im Stehen liegen auf der Hand:

  • Wer steht, kann sich nicht hinter seinem Laptop verschanzen oder mal eben mit dem Smartphone oder Tablet seine Mails checken oder den nächsten Urlaub buchen. Die Teilnehmer sind also weniger abgelenkt.
  • Wer stehen muss, ist wacher - auch wenn das Thema langweilig ist.
  • Da sich niemand verstecken oder entspannt zurücklehnen kann, werden alle miteinbezogen und es ist keine Veranstaltung einer einzelnen Labertasche.
  • Niemand hat Lust, zwei Stunden in einem stickigen Raum zu stehen, weil er sich so gerne reden hört - die Neigung zum Überziehen wird also subtil abtrainiert.

So wird das Meeting produktiv
1. Stehen statt sitzenStand up, speak up: Vorbei die Zeiten mit langen Konferenztischen und flätzigen Lederstühlen. Wissenschaftler von der Washington Universität in St. Louis empfehlen Meetings im Stehen. In ihren Experimenten überprüften sie die Gruppendynamik, das Wohlbefinden und die Arbeitsergebnisse von stehenden und sitzenden Gruppen. In fast allen Bereichen schnitt die stehende Gruppe besser ab. Unter anderem beharrten die Teilnehmer weniger auf ihren eigenen Standpunkten und ließen sich schneller von der Diskussion mitreißen. Und außerdem: Ihr Rücken wird Ihnen die kurze Stehpause danken.
2. Koffein weglassenAuch wenn Koffein fast überall zum Büroalltag gehört, in Meetings sollten Männer in Zukunft die Hände davon lassen. Untersuchungen der englischen Psychologin Lindsay St. Claire und ihrer Kollegen der Bristol Universität haben ergeben, dass Koffein die Produktivität von Frauen erhöht und von Männern beeinträchtigt. Die Forscher teilten 64 Probanden in gleichgeschlechtliche Pärchen auf stellten ihnen unterschiedliche Aufgaben. Während die Frauen unter Koffeineinfluss ihre Stressaufgaben meist deutlich schneller erledigen konnten, zeigten „konferierende“ Männerpärchen unter Koffeineinfluss Defizite.
3. Diskussion anregenIn jedem Meeting gibt es Alphatiere, Mitläufer und stille Zuhörer. Oft genug reden immer die gleichen – enorme Denkkapazität  bleibt so aber ungenutzt. Die Birmingham Universität sieht deswegen in einer regen Diskussionskultur einen Schlüssel für effektive Meetings: Jedes Teammitglied soll seine Meinung einbringen und - noch wichtiger - auch jedem widersprechen dürfen. Entscheidend ist dabei die Gruppen- und Diskussionsatmosphäre – und für die muss der Chef sorgen.
4. Video statt TelefonNicht immer sind alle Konferenzteilnehmer auch physisch anwesend, sondern arbeiten in anderen Städten. Trotzdem sollen sie in die Diskussion und den Arbeitstag gleichwertig integriert werden – und das am besten per Videokonferenz. Eine Studie des Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) kommt zu dem Schluss, dass sich 81 Prozent der Probanden durch Videokonferenzen besser in die Arbeit eingebunden fühlten als durch Telefonanrufe, zwei Drittel fühlten sich motivierter und Missverständnisse ließen sich häufiger vermeiden . Und ein weiteres Plus für den Chef: Bei Videoanrufen kann niemand heimlich verschwinden.
5. Pünktlichkeit beachtenEine positive Grundatmosphäre ist essenziell für ein erfolgreiches Meeting. Aber die Stimmung schlägt schnell ins Gegenteil um. Ein einzelner, verspäteter Kollege kann schon ausreichen, denn der absolute Klima-Killer in Meetings ist Unpünktlichkeit. Amerikanische Wissenschaftler um Steven Rogelberg von der Universität North Carolina stellten fest, dass die Stimmung in später begonnenen oder unterbrochenen Meetings sich merklich verschlechterte. Die Teilnehmer fühlten sich „frustriert“, „nicht respektiert“ und „verstimmt“, sobald sich jemand deutlich zu einem Meeting verspätete – und das kommt regelmäßig vor, behaupten sich Wissenschaftler: In etwa 37 Prozent aller Meetings.
6. Kreativ kritzeln Wenn der Kollege während des Meetings auf seinem Block kritzelt oder die Zeitungsbuchstaben vor sich ausmalt, ist das ein gutes Zeichen. Einer Studie des Psychologen Jackie Andrade von der Plymouth Universität zufolge erhöht Kritzeln die Erinnerungs- und Konzentrationsfähigkeit und schützt vor Tagträumen. In seinem Versuch schnitt die kritzelnde Gruppe um 29 Prozent besser ab als die Kontrollgruppe. Also falls es im nächsten Meeting langweilig wird und Tagträume drohen: Bleistift raus und loskritzeln.
7. Ablenkungen verbannenSmartphones, Tablets und Laptops sind Gift für gute Besprechungen. Forscher der Marshall School of Buisness von der Universität South Carolina befragten dazu 550 Angestellte aus mittelständischen Unternehmen. Dabei unterschieden die Befragten zwischen formellen und informellen Meetings. Die Grundstimmung allerdings war gleich: Wer während des Meetings seine Mails checkte, tippte oder sogar telefonierte, sendete unmissverständliche, negative Signale an den Rest der Gruppe. Besonders gestört vom Smartphone-Gebrauch zeigten sich besser verdienende und ältere Kollegen.

Entsprechend fielen die Standup-Meetings von Bluedorns Studenten auch kürzer aus als die der Gruppe, die sich gemütlich hinlümmeln durfte. Insgesamt brauchten die stehenden Meeting-Teilnehmer 34 Prozent weniger Zeit, um zu einem Ergebnis zu kommen. Die Qualität der Ergebnisse beider Gruppen unterschied sich jedoch nicht signifikant. Gleiches Ergebnis bei kürzerer Dauer? Wenn das kein Argument ist, beim nächsten Meeting auf Stühle zu verzichten.

Die amerikanische Unternehmensberaterin Nilofer Merchant geht übrigens noch einen Schritt weiter. Sie rät dazu, Besprechungen im Gehen abzuhalten. So schlage man zwei Fliegen mit einer Klappe: Man tue etwas für den Körper und die eigene Fitness und die frische Luft sorge zugleich dafür, dass die Teilnehmer mehr und bessere Ideen haben als in einem stickigen Konferenzraum.

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