Nur kein Wasser aus der Flasche! : Was es für einen erfolgreichen Tag im Homeoffice braucht

Morgenroutine, viele Pausen, vorbereitetes Essen: Experten verraten, wie im Homeoffice der rundum gute Arbeitstag gelingt – und warum Wasser in der Flasche eine schlechte Idee ist.

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Zwei von drei Unternehmen, so ergab kürzlich eine Umfrage des Münchner ifo-Instituts in Zusammenarbeit mit dem Personaldienstleister Randstad, ermöglichen ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen die Arbeit im Homeoffice. Eine gute Nachricht? Nun, zumindest wenn die Angestellten wissen, was es bei der Arbeit am heimischen Schreibtisch zu beachten gilt. Denn spätestens, wenn die Technik streikt, die Augen schmerzen und die Mittagspause mal wieder ausgefallen ist, weil kein Kollege in der Tür stand und gefragt hat: Gehen wir in die Kantine? – spätestens dann weiß man: Es braucht einen Plan. Der gelungene Start in den Homeoffice-Tag beginnt darum bereits mit dem Klingeln des Weckers.

Aufstehen

Wer erst kurz vor dem Arbeitsbeginn aus dem Bett rollt, versteht das Homeoffice falsch. Davon ist Mustapha Sayed überzeugt, bei der Barmer Krankenkasse verantwortlich für die betriebliche Gesundheit. „Der Homeoffice-Tag lässt sich besser gestalten, wenn er dem im Büro ähnelt“, empfiehlt der Experte. Auch, wenn es schwer fällt, lautet sein Rat daher: „Morgens zeitig aufstehen, sich anziehen, als würde man das Haus verlassen.“

Auch den Rest des Tages über sollten Job und Freizeit strikt getrennt werden. „Setzen Sie feste Arbeitszeiten und erledigen private Dinge nur außerhalb der geplanten Arbeitszeiten“, rät Sayed.

Technik

Auch 2023 hapert es immer noch häufig mit der Synchronisation zwischen Büro und Homeoffice. Egal, ob ein Unternehmen mit Cloud-System, Desktop-Rechnern im Büro oder Laptops für jede Führungskraft funktioniert – irgendwo kann es immer haken, sodass zu Hause plötzlich doch entscheidende Dokumente fehlen.

Idealerweise prüft man am Vorabend, ob wirklich alle wichtigen Dateien im Homeoffice verfügbar sein werden. Wer zwischen lokaler Festplatte und Cloud-Speicher wechselt, kann vorsichtshalber auf dem Smartphone nachschauen, ob die Dokumente tatsächlich hochgeladen wurden. Wer ganz sicher gehen will, kann sich schnell die entscheidenden Dateien per E-Mail schicken. An die dienstliche Adresse wohlgemerkt, nicht ans private Postfach.

Generell raten IT-Experten, im Homeoffice am besten ganz auf den privaten Rechner zu verzichten. Denn der ist meist schlechter geschützt und macht den Arbeitgeber so angreifbar durch Schadsoftware. Das gilt umso mehr, wenn der Computer auch von anderen Haushaltsmitgliedern genutzt wird.

Laut einer aktuellen Bitkom-Umfrage bekommen zwölf Prozent aller Angestellten von ihrer Firma weder Technik noch Mobiliar gestellt. „Ein geeigneter Arbeitsplatz ist absolut notwendig“, unterstreicht der Führungsexperte Dieter Frey von der Ludwig-Maximilians-Universität München (LMU) die Verantwortung der Arbeitgeber. Das könne auch bedeuten, einem Beschäftigten einen Coworking-Space anzubieten, wenn daheim zu wenig Platz ist oder man dort nicht ruhig arbeiten kann.

Für all jene, die von ihrer Firma keinen Rechner zur Verfügung bekommen, kennt Adél Holdampf-Wendel vom Branchenverband Bitkom eine Lösung, die auch Problemen bei der Synchronisierung vorbeugt: Bei dem sogenannten Remote Access steckt man einen speziellen USB-Stick in seinen privaten Rechner. Statt des regulären Betriebssystems startet der Computer dann mit einer abgeschotteten Oberfläche. „Über dieses System erfolgt dann die sichere Anmeldung für die benötigten Applikationen und Daten – vollständig unabhängig von der privat installierten Software“, erklärt Holdampf-Wendel.

Da der USB-Stick für den Login nötig wird, bleiben Hacker laut der Bitkom-Expertin auch dann ausgesperrt, wenn sie Login und Passwort des Nutzers kennen. So ein geschützter Zugang sei mit jedem halbwegs aktuellen Rechner möglich und zudem deutlich billiger, als extra Notebooks für das Homeoffice anzuschaffen. Will ein Familienmitglied in der Mittagspause den Computer nutzen, wird einfach der USB-Stick abgezogen. Der Rechner fährt dann wieder mit der gewohnten Konfiguration hoch.

Pause

Ohne Kollegen bleiben viele Beschäftigte daheim viel zu lange vor dem Computer sitzen. Nicht nur rund um die Mittagspause. „Es wird empfohlen, mindestens einmal in der Stunde für fünf Minuten aufzustehen“, mahnt Barmer-Experte Sayed. Andernfalls verharre man zu lange in derselben Position und überfordere das Gehirn. Andere Experten empfehle sogar eine kurze Auszeit alle 25 Minuten.

Acht Tipps zum Stressabbau

Wechseln Sie in die Vogelperspektive

Versuchen Sie, die Situation, die Ihnen Frust bereitet, ganz bewusst von oben beziehungsweise von außen zu betrachten. So bauen Sie eine innere Distanz zum aktuellen Geschehen auf. Zum Beispiel: „Der Stau, in dem ich gerade stehe, ist eine Tatsache, die ich nicht ändern kann. Wenn ich mich aufrege, verschlimmere ich die Situation nur.“Quelle: Deutsche Herzstiftung

Treiben Sie Sport

Sport zählt laut der Deutschen Herzstiftung zu den besten Möglichkeiten, um Stress loszuwerden. Bereits eine halbe Stunde Bewegung, sei es Walking, Schwimmen oder Tennis, kann das Stresslevel deutlich senken.

Das Übel bei der Wurzel packen

Zwar lassen sich die Ursachen von Stress nicht immer beheben, etwa bei einem schwierigen Chef. Bei Stress in der Beziehung können gezielte Gespräche helfen. Hier gilt: Nicht schon aufgebracht ins Gespräch gehen, sondern lieber ein paar Tage warten und alle Argumente und Gegenargumente auch sacken lassen.

Entspannungstechniken einüben

Yoga, autogenes Training und Co. werden immer wieder angepriesen – doch nicht jedem sind sie eine Hilfe. Während manche Menschen alleine und in völliger Stille entspannen, bevorzugen andere etwa die Anleitung in einer Gruppe. Die gewählte Technik sollte unbedingt regelmäßig geübt werden, damit sie in akuten Stress-Situationen dann auch abrufbar ist.

Starten Sie Ihren „Gegenentwurf“

Unter dem „Gegenentwurf“ versteht man die ständige Pflege persönlicher Interessen, seien es Chorsingen, Fußballspielen oder Briefmarkensammeln. Also Aktivitäten, die uns anregen, ein Kontrastprogramm zum (beruflichen) Alltag bieten, uns positiv herausfordern – und so vom negativen Stress ablenken.

Verbannung für Entspannungskiller

Fernsehen mag zwar entspannend erscheinen, doch man ist dabei passiv und erreicht keine nachhaltige Stress-Reduktion. Wertvolle Zeit, in der man den Ärger des Tages verarbeiten und abschütteln kann, geht so verloren.Es kann helfen, sich einen Plan zu machen, an welchen Tagen man den Fernseher auf jeden Fall auslassen und stattdessen etwa ein altes Hobby wieder aufleben lassen oder ein Treffen mit Freunden verabreden kann.

Achten Sie auf Ihre Ernährung

Gerade wer viel zu tun und das Gefühlt hat, dass der Tag nie genug Stunden haben kann, achtet oft nicht ausreichend auf seine Ernährungsweise. Es wird dann oft das Falsche, zu hastig und insgesamt zu viel gegessen und häufig auch zu viel Alkohol getrunken.Zusammen mit Bewegungsmangel kann das zu Übergewicht führen, was Unzufriedenheit und Frustgefühle noch verstärken kann. Man sollte sich am Besten ein Repertoire an schnellen und gesunden Mahlzeiten zulegen, etwa aus der Mittelmeerküche, die sich auch gut vorbereiten lassen.

Vorsicht bei Medikamenten

Arzneien, die Beruhigung versprechen gibt es zwar – sie sollten aber stets nur unter Kontrolle eines Arztes zum Einsatz kommen, und nicht einfach auf eigene Faust im Internet bestellt werden.Als Beispiel nennt die Deutsche Herzstiftung Benzodiazepine, die für langfristige Stressbewältigung ungeeignet sind, weil sie schon nach kurzer Zeit abhängig machen und zudem erhebliche Nebenwirkungen (Konzentrationsschwierigkeiten, Benommenheit) haben können.

Damit das klappt, kann es sich lohnen, nur ein kleines Glas Wasser am Computer stehen zu haben. Denn bereits der kurze Gang in die Küche helfe, die Monotonie zu durchbrechen, sagt Sayed. Er empfiehlt: Notfalls einen Timer auf 25 oder 55 Minuten stellen, um an die kleine Pause erinnert zu werden. Der häufige Gang in die Küche kann auch dabei helfen, das Trinken nicht zu vergessen. Zwei bis drei Liter sollten es gerade an einem Arbeitstag schon sein, sagt der Experte: „Denn bei einer unzureichenden Versorgung mit Wasser lässt automatisch die Konzentration nach.“

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Sayed rät Homeoffice-Teams außerdem, von vornherein feste Pausenzeiten zu vereinbaren. Dann sind beispielsweise Meetings tabu. Auf diese Weise müsse nicht jeder einzelne Beschäftigte täglich neu planen. „Insbesondere Führungskräfte sind hier gefordert, die entsprechenden Rahmenbedingungen zu schaffen und selbst Vorbild zu sein“, mahnt er.

Die Mittagspause sollte heilig sein. Ein kurzer Spaziergang könne gerade im Homeoffice helfen, durch Bewegung und frische Luft gut in die zweite Hälfte des Arbeitstages zu starten. Dafür bleibt erst recht genügend Zeit, wenn das Mittagessen bereits fertig im Kühlschrank steht.

Essen

Mangelnde Bewegung war nur ein Grund, warum viele Menschen während der Coronapandemie so stark zugenommen haben. Der eigene Kühlschrank ist bei den meisten viel besser bestückt als die Snackbox im Büro. Damit es nicht zu viele Naschereien werden, empfiehlt Sayed feste Zeiten, in denen gegessen wird – und zwar nie vor dem Bildschirm. „Dies gilt für das Büro wie das Homeoffice gleichermaßen“, unterstreicht der Gesundheitsexperte.

Viele Menschen ernähren sich im Homeoffice auch deshalb ungesünder, weil sie sich im Gegensatz zum Büro vorab keine Gedanken machen, was sie mittags essen wollen. Dann wird es auf die Schnelle vielleicht doch die kalorienreiche Tiefkühlpizza oder die Currywurst vom Imbiss nebenan. Sayed rät deshalb, das Essen im Homeoffice im Voraus zu planen und im besten Fall vorzukochen, so dass die Mahlzeit nur noch erhitzt werden muss. Das erfordere zwar ein wenig Zeit. „Aber meist dauert die Vorbereitung gar nicht so lang“, sagt er und empfiehlt entsprechende Kochbücher und Ratgeber speziell für Arbeitnehmer.

Solch eine Essensplanung erleichtert nicht nur eine ausgewogene Ernährung. Mit ihr lässt sich gerade in Zeiten teurer Lebensmittel Geld sparen, da meist eine größere Menge gekocht wird. Und nicht zu unterschätzen: Dank der Planung entfällt die Hektik zum Anfang der Mittagspause. Auch so lässt sich die Auszeit besser nutzen, um wirklich kurz abzuschalten.

Bewegen

Wer es in der Mittagspause nicht nach draußen geschafft hat, sollte dringend an anderer Stelle am Homeoffice-Tag für Bewegung sorgen. „44 Prozent der Arbeitnehmer im Homeoffice geben an, sich deutlich weniger zu bewegen“, berichtet Sayed. Die Folge könnten Übergewicht, aber auch Verspannungen und Rückenschmerzen sein.

Sein Rat: Die Zeit, die man nicht fürs Pendeln braucht, für mehr Aktivität nutzen. Das müsse nicht gleich das kleine Work-out in der Mittagspause sein. Ein Spaziergang tut’s auch. Und: „Ein Telefonat kann vielleicht im Gehen geführt werden“, empfiehlt der Experte. Wer in einem Haus mit Fahrstuhl wohne, solle lieber die Treppen nehmen, „gern ab und zu auch mal zwei Stufen auf einmal“.

Manche schwören auf Ergometer oder Laufbänder am Schreibtisch. „Grundsätzlich hilft jede Art der Bewegung“, meint der Experte. Jeder müsse für sich selbst herausfinden, wie er es am besten schafft, sich so viel wie möglich bei der Arbeit zu bewegen. „Denn jeder hat seine ganz individuellen Barrieren, die es zu überwinden gilt.“

Feierabend

Die Zeiten, in denen man die Arbeit hinter sich ließ, als man aus dem Büro ging, sind längst vorbei. Doch beim kollektiven Umzug ins Homeoffice zu Beginn der Pandemie hat sich deutlicher als je zuvor gezeigt, wie belastend es sein kann, wenn man nicht abschalten kann.

Wie also findet man die richtige Balance? „Ich finde Kommunikationssperren sehr schwierig“, sagt Führungs-Coach Gesa Weinand zum Vorschlag, ab einer gewissen Uhrzeit oder am Wochenende Kontakte unter Kollegen zu verbieten. Zugleich müsse aber auch klar sein: „Es wird keine 24-Stunden-Erreichbarkeit erwartet, nur weil man aus dem Homeoffice arbeitet.“

Weinand fordert Führungskräfte auf, mit gutem Beispiel voranzugehen. So solle für alle klar ersichtlich sein, wann jemand erreichbar ist – und wann nicht. Dieser Status lasse sich im geteilten Kalender oder auch im Chat-Programm signalisieren. Kollegen wüssten dann, wann jemand nur in dringenden Fällen erreichbar ist. Auf diese Weise stehe es Mitarbeitern frei, sich ihre Aufgaben selbst einzuteilen, aber nicht ständig auf Abruf bereitstehen zu müssen. „Wichtig ist, dass eine Antwort nur in den Kernarbeitszeiten erwartet werden darf – hier ist gutes Erwartungsmanagement essenziell“, weiß der Coach.

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