„Wir sehen uns einer radikal offenen Zukunft gegenüber und bemühen uns, irgendwie mit unserem Schicksal zurechtzukommen“, schrieb der tschechische Ökonom Tomáš Sedláček in seinem Buch „Die Ökonomie von Gut und Böse“. Das Buch erschien schon im Jahr 2009 – geändert hat sich an der von ihm beschriebenen Situation bis heute nichts. Sowohl Ökonomen als auch Unternehmen müssen irgendwie mit der sich rasant verändernden Welt und der unberechenbaren Zukunft zurechtkommen. Seit diesem Montag können die Mitarbeiter von MAN Truck & Bus AG in München deshalb die Zukunft anfassen - und sich draufsetzen.
Der Vorstand eröffnet die Testsaison
Der Nutzfahrzeughersteller hat auf seinem Gelände eine Zukunftswerkstatt eingerichtet, in der die Belegschaft das Arbeiten der Zukunft ausprobieren soll. „Bisher arbeiten wir mit einem Mix aus Einzel- und Großraumbüros. Auf 300 Quadratmetern testen wir jetzt open Space mit verschiedenen Arbeitsplatzsituationen: Rückzugsräume, Stehtische für schnelle Besprechungen, Gruppenarbeitsplätze, Besprechungsräume“, sagt Josef Schelchshorn, Personalvorstand der MAN SE und der MAN Truck & Bus AG.
Die Hoffnung dahinter: verbesserte Kommunikation und effizientere Zusammenarbeit. Der Vorstand des Unternehmens geht mit gutem Beispiel voran und ist zuerst in die Testwerkstatt gezogen: von CEO Joachim Drees über die Referenten bis zur Chefsekretärin. Die finden die neue Arbeitsatmosphäre ziemlich cool, wie Schelchshorn sagt. Vor allem die technische Ausstattung und das flexible Raumkonzept weckten Begeisterung.
Gebogene Monitore, bunte Lounge-Ecken, Telefonkabinen und Wände voller Post-its zum Sammeln kreativer Ideen – in vielen Software-Unternehmen aber auch im Marketing und allgemein in kreativen Berufen ist derartiges Arbeiten ganz normal. MAN bricht die traditionellen Strukturen lieber behutsam auf. „Wir wissen, dass die Digitalisierung die Arbeitswelt nachhaltig verändern wird. Was wir, genau wie andere Unternehmen, nicht wissen, ist, wie das konkret aussieht und wen das betrifft. Das wollten wir einfach ausprobieren“, so der Personalchef.
Freiwillige Mitarbeiter vor
Dafür konnten sich die Mitarbeiter bewerben, vier Wochen muss jeder der Teilnehmer in der Zukunftswerkstatt bleiben. Die Idee kommt an: Das Areal sollte eigentlich nur bis Herbst dieses Jahres genutzt werden, mit der Anzahl an Freiwilligen könnte das Projekt aber bis Ende nächsten Jahres fortgeführt werden, erzählt Schelchshorn. „Vermutlich machen wir im Herbst einen ersten Zwischenstand und beschließen dann das weitere Vorgehen. Weitere Testflächen befinden sich bereits in Planung.“
Das Fraunhofer-Institut begleitet die Zukunftswerkstatt von wissenschaftlicher Seite. Gemeinsam mit Experten des Instituts hat das Unternehmen Fragebögen erstellt, anhand derer die Mitarbeiter das neue Arbeiten bewerten sollen. „Da geht es neben dem Messen von Produktivität, Effizienz und Kreativität auch um die Gefühlswelt der Mitarbeiter: wie fühlt sich das an? Wirkt sich das positiv oder negativ auf dein Arbeiten aus?“ Die Experten sollen außerdem auswerten, inwiefern die MAN Zukunftswerkstatt dazu beiträgt, das Unternehmen fit für die Zukunft zu machen.
Für ihn sei das Arbeiten im open space nach den ersten zwei Testtagen vor allem ungewohnt, gibt Schelchshorn zu. „Das geht schon damit los, dass man morgens erst einmal definieren muss, was man tagsüber tut und welcher Arbeitsplatz dazu passt. Arbeitsplätze sind natürlich ausreichend vorhanden, aber man muss sich abhängig von der Aufgabe den passenden Platz suchen.“
Open space eignet sich nicht für jeden
Den Gedanken, keinen festen Arbeitsplatz zu haben, mögen die Deutschen gar nicht. Das zeigt die Vergleichsstudie "Office of the future" aus dem vergangenen Jahr, für die der Immobiliendienstleister Savills zusammen mit der Unternehmensberatung Consulting cum laude 1250 Deutsche zum Büro der Zukunft befragt hat.
Die für Unternehmen noch günstigere Variante des Desk-Sharing, bei der es weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter gibt, lehnen die Befragten ab. Die Hälfte der Generation Y und mehr als 65 Prozent der Generation X (zwischen 1964 und 1980 geboren) wünschen sich einen festen Platz im Büro.
Nur rund fünf Prozent aller Befragten können sich vorstellen, morgens abzufragen, ob für sie überhaupt ein Schreibtisch im Büro frei ist und wo. Auch das Großraumbüro erfreut sich in der Theorie keiner großen Beliebtheit, wie die Umfrage zeigt. Schon mit dem Begriff verbinden die meisten Lärm, Hektik, Ablenkung und stickige Luft.
Knigge für das Großraumbüro
Im Großraumbüro sitzen die Menschen selten freiwillig zusammen oder weil sie sich besonders sympathisch sind – sondern, weil sie es müssen. Deshalb ist es wichtig, den Abstand zur Intimsphäre der Kollegen zu wahren. Der beträgt rund 80 Zentimeter. Absolut tabu: Sich auf den Schreibtisch des Kollegen zu setzen.
Ob Windhund oder Mops: Rein rechtlich liegt es in der Hand des Arbeitgebers, ob ein Hund im Büro erlaubt ist oder nicht. Studien belegen, dass die Anwesenheit von Hunden das kollegiale Klima befördert und das Wohlbefinden der Mitarbeiter fördert. Einerseits. Doch Hunde haben nicht nur weiches Fell und lassen sich ohne Unterlass streicheln – sie bellen schon mal und riechen auch nicht immer angenehm. Wen das stört oder wer gar unter Hundehaarallergie leidet, sollte den Kollegen darauf aufmerksam machen. Und zur Not auch den Chef mit ins Boot holen.
In fast jedem sozialen Gefüge gibt es besondere Charaktere, die einen besonderen Umgang erfordern – zum Beispiel Choleriker. Das Tückische: Der Ausbruch kommt oft völlig unerwartet. Ist es dann so weit, sollte man nicht noch Feuer ins Öl gießen. „Spielen Sie den Anlass nicht herunter, aber geben Sie auch nicht zu stark Kontra“, rät Knigge-Experte Horst Hanisch. Etwa indem man dem unreifen Schreihals zumindest in einigen Punkten recht gibt.
Einmal akzeptiert, gibt es keinen Weg zurück: Wer sich aufs Duzen einlässt, kann es nur sehr schwer rückgängig machen. Deshalb sollte man sich genau überlegen, wie nah man Kollegen verbal kommt. Wer deutlich macht, lieber erst mal beim Sie bleiben zu wollen, begeht keinen Fauxpas. Eine vorläufige Absage impliziert nämlich auch, dass sich das künftig noch ändern kann.
Ob Döner mit Knoblauchsoße, Schnitzel mit Pommes oder eine Stulle mit Leberwurst: Nahrungsmittel haben am Arbeitsplatz grundsätzlich nichts zu suchen. Und das nicht nur aus hygienischen Gründen: Das Mittagessen am Schreibtisch einzunehmen ist schlicht ungesund.
Wegen eines lockeren Spruchs sollte das Bürogefüge nicht gleich ins Wanken geraten. Aber nicht jeder Kollege kann mit flapsigen Bemerkungen umgehen. Also lieber eine Pointe zu wenig als eine zu viel.
Egal, ob der Kollege nebenan viel und laut telefoniert oder die Kollegin hinten links einen penetranten Klingelton eingestellt hat: Der Geräuschpegel ist Dauerstreitpunkt im Großraumbüro. Kleiner Trick, große Wirkung: Bitten Sie die Kollegen Bescheid zu sagen, wenn ein langes Telefonat ansteht – und kündigen an, das Büro während dieser Zeit zu verlassen. Dann sollte er merken, dass es Sie stört.
Jeder Mitarbeiter sollte seinen Arbeitsplatz sauber halten – abgekaute Apfelreste oder eine Sammlung leerer Pfandflaschen sind im Büro tabu.
Sprechen Sie Kritik immer als Ich-Botschaft aus: „Ich bin gegen Kälte sehr empfindlich – vielleicht könntest du das Fenster wieder schließen?“ So fühlt sich der Kollege nicht persönlich angegriffen.
Dieses Thema führt häufig zu Konflikten – Väter und Mütter schulpflichtiger Kinder wollen meist gleichzeitig frei nehmen, kinderlose Kollegen müssen die Stellung halten. Da empfiehlt sich frühzeitige Planung – am besten hängen Sie einen großen Plan sichtbar im Büro auf, dann sind alle auf dem gleichen Stand.
Karneval, Oktoberfest oder Halloween: Ob zu solchen Anlässen gefeiert werden soll, lässt sich in größeren Büros selten einstimmig lösen. Wenn jemand verkleidet im Büro erscheint, ist das meist in Ordnung. Wer aber auf laute Karnevals- oder Blasmusik und das Fässchen Bier nicht verzichten mag, eckt schon mal an. Am besten vorher erkundigen, wie die Kollegen das in der Vergangenheit gehandhabt haben.
Auch wenn es nur eine Büroklammer ist: Sich etwas ungefragt vom Tisch des Kollegen zu leihen ist tabu. Auch schlecht: Sich munter am Kaffee zu bedienen, ohne sich finanziell zu beteiligen.
Ob kurzes Röckchen, knielange Shorts oder schulterfreies Oberteil: Wer sich vom Anblick nackter Haut gestört fühlt, sollte das ansprechen. Weisen Sie den Kollegen einfach höflich auf den Büro-Dresscode hin.
Ein Großraumbüro ist nichts anderes als eine große, sozial sensible Zone – da muss jeder Mitarbeiter auch mal schlucken, was ihn nervt. „Stört aber etwas so penetrant, dass die eigene Arbeit davon beeinträchtigt wird, muss es natürlich angesprochen werden“, sagt Knigge-Experte Horst Hanisch.
Kollegen, die immer alles besser wissen, gibt es in jeder Bürogemeinschaft. Wenn es Ihnen zu viel wird, müssen Sie den Kollegen ansprechen. Weisen Sie höflich darauf hin, dass Sie seinen Rat sehr zu schätzen wissen, aber ihre Arbeit machen müssen.
Sie haben den Kollegen schon gefühlte 20 Mal auf seine nervigen Privattelefonate angesprochen und trotzdem beschallt er das Büro täglich mit seinen Problemen? Suchen Sie den Kollegen erneut auf und machen Sie deutlich, dass Sie sich ja nicht beim Chef beschweren wollen, aber langsam wisse man einfach nicht weiter. Passiert wieder nichts, suchen Sie das Gespräch mit Ihrem Vorgesetzten.
Ein kurzes Gespräch mit dem Kollegen ist auch im Großraumbüro erlaubt – sollte es allerdings länger als ein paar Minuten dauern, ist es höflicher sich in die Küche oder einen Besprechungsraum zurückzuziehen.
Vom Rosenblüten-Raumspray bis zum Pausenbrot mit altem Gouda: Gerüche können so nerven wie die Lautstärke – jeder Kollege ist an anderer Stelle sensibel. Grundsätzlich sollten Sie auf Extreme verzichten – was den einen erfrischt, könnte der Büronachbar als unangenehm empfinden.
Jegliche Art von Bildern oder Sprüche mit sexistischen, politischen oder religiösen Motiven haben am Arbeitsplatz nichts zu suchen.
Frischluftfanatiker versus Heizkörperhocker – dieser Konflikt ist vermutlich genauso alt wie das Großraumbüro selbst. Da gibt’s nur eines: Miteinander reden und einen Kompromiss schließen.
Geben Sie ihren Kollegen immer erst die Chance, ihr Verhalten zu ändern. Direkt mit dem Gang zum Chef zu drohen schießt über das Ziel hinaus und wirkt auf Dauer unglaubwürdig.
Ob Einzelkemenate oder Massenbüro: Kranke Mitarbeiter sollten grundsätzlich zu Hause bleiben. Aber gerade im Großraumbüro kann ein mit Viren verseuchter Kollege verheerenden Schaden anrichten.
„Sprechen Sie Konflikte nicht im Eifer des Gefechtes an, sondern atmen Sie erst einmal tief durch und lassen Sie etwas Zeit vergehen“, sagt Knigge-Experte Hanisch. Suchen Sie das Gespräch an einem neutralen Ort, wie etwa der Kaffeeküche und nicht vor den anderen Kollegen.
Xenophobie – also die feindliche Einstellung gegenüber Fremden – hat im Großraum wirklich keinen Platz. Diese Kollegen sollten sich schleunigst ein Einzelbüro suchen.
Wenn der Kollege vor seinem Bildschirm regelmäßig einen Lachanfall bekommt oder das Video gar ohne Kopfhörer anschaut, sollten Sie das Gespräch suchen – am Arbeitsplatz hat das nichts verloren.
Der Schreibtisch sollte in erster Linie Arbeitsplatz sein und kein Ausstellungsort für Souvenirs, Porzellanpuppen oder andere Sammelleidenschaften. Grundsätzlich ist es positiv, wenn sich Menschen an ihrem Arbeitsplatz wohlfühlen, aber auch hier gilt: Die eigene Freiheit endet dort, wo die des Kollegen beginnt.
„Open space eignet sich nicht für jeden Unternehmensbereich, das ist klar“, sagt Schelchshorn. „Deshalb probieren wir ja aus, wo es Verbesserungen bringt und wo nicht.“ Das Unternehmen wolle den Mitarbeitern keine neue Arbeitsweise überstülpen, sondern sie dafür begeistern – so sie ihnen einen Vorteil bringt. Das Feedback der Kollegen werde man ernst nehmen, sagt er. Sollte sich nach sechs oder acht Wochen herausstellen, dass beispielsweise eine Tischgruppe bei den Mitarbeitern durchfällt, werde diese ausgetauscht, so Schelchshorn. „Das halte ich aber für sehr unwahrscheinlich.“
Adidas als Best Practice-Beispiel
Bei Adidas waren es tatsächlich solche Dinge, die die Mitarbeiter monierten. Der Sportartikelhersteller hat seine Mitarbeiter bereits 2015 zum Testen einer neuen Arbeitsumgebung eingeladen. PITCH hieß das Projekt, in dem 300 Menschen Open space und Desk-Sharing ausprobieren konnten. Damit das neue Büro nicht zum Prestigeprojekt von Innenarchitekten wird, aber in der täglichen Praxis völlig ungeeignet ist, konnten die Mitarbeiter im Vorfeld Vorschläge einreichen, wie sie gerne arbeiten und was sie gerne testen würden.
Diese Vorschläge seien dann auch umgesetzt und auf die Alltagstauglichkeit hin überprüft worden. „Wir haben ein Jahr lang getestet und diese Tests auch intensiv begleitet: Es gab eine App, an jedem Möbelstück waren QR-Codes angebracht, sodass die Mitarbeiter die Möbel bewerten konnten, es gab Interviews: wie fühlt sich das Arbeiten an, was gefällt euch nicht?“, erzählt Simone Lendzian, Senior Corporate Communication Manager bei Adidas. Und da kam es natürlich vor, dass Manches in der Praxis nicht so nützlich war, wie gedacht. „Wir hatten zum Beispiel Telefonboxen ausprobiert, also Rückzugsräume zum Telefonieren, mit denen niemand zufrieden war. Also haben wir eigene Lösungen entwickelt“, sagt sie.
Bessere Zusammenarbeit dank Desk-Sharing
Und das laut Studie unbeliebte Teilen eines Schreibtisches? Wie fand die Belegschaft das? „Es gibt immer Leute, die nicht zufrieden sind, aber unsere Mitarbeiter, die das Konzept getestet haben, haben dem Desk-Sharing auf einer Skala von eins bis fünf durch die Bank vier bis fünf Punkte gegeben“, sagt Lendzian. „Die Zusammenarbeit und die Kommunikation seien dadurch verbessert und damit auch der Teamspirit.“ Und das sei das Ziel gewesen.
Zumindest hatte Karen Parkin, Personalchefin bei Adidas, bei Eröffnung des Testbüros PITCH gesagt: „Wir benötigen einen Arbeitsplatz, der Zusammenarbeit in einer offenen Umgebung ermöglicht. Ein Umfeld, das die Entwicklung innovativer Ideen anregt und sowohl mental als auch physisch Platz für kreatives Arbeiten bietet.“
Bei Adidas ist mittlerweile Rollout
Die Testphase von PITCH endete im August 2016. Seitdem ist Rollout an den verschiedenen Standorten. „Amsterdam arbeitet schon mit dem neuen Modell, am Hauptsitz in Herzogenaurach sind wir dabei. Der Standort Portland hatte eine andere Testarbeitsumgebung, da dort die Kultur anders ist als hier und das Arbeitsumfeld immer auch zur Kultur passen muss. Aber auch da ist demnächst Rollout“, sagt Lendzian.
Ihr Fazit: Egal, wie schön sich die Geschäftsführung die neue Arbeitswelt ausmalt, es geht nicht ohne die Zustimmung der Mitarbeiter. Denn die müssen ja letztlich im neuen Büro sitzen. „Dass das bei uns so erfolgreich gelaufen ist, liegt vor allem daran, dass wir nicht gesagt haben: So stellen wir uns das vor und jetzt seht mal zu, was ihr daraus macht, sondern das wir gesagt haben: Wir testen mit euch gemeinsam. Und das wir das auch umgesetzt haben, was an Feedback von den Mitarbeitern kam.“
Davon abgesehen ist es für den Erfolg eines solchen Projektes wichtig, dass Mitarbeiter, die Kontrolle darüber haben, wie und wo sie arbeiten. Zumindest zeigt eine Umfrage von Steelcase und Ipsos unter 12.480 Menschen aus 17 Ländern, dass diejenigen am engagiertesten arbeiten, die das können. Dazu zählt insbesondere die Möglichkeit, sich ungestört zurückzuziehen und die Arbeitsumgebung je nach anstehender Aufgabe frei wählen zu können. Wer im Großraumbüro festsitzt und auch für komplizierte Arbeiten bei denen Konzentration angesagt ist, dem Trubel nicht entfliehen kann, wird auf Dauer wahnsinnig. Zumindest aber leiden Zufriedenheit und Motivation.
Man kann es nicht allen Recht machen
Die Herangehensweisen von Adidas und MAN halten auch die Macher der eingangs erwähnten Studie zum Büro der Zukunft für gut. Wer Geld und Fläche zur Verfügung habe, könne mit einem Testareal nichts falsch machen, sagte Roman Diehl, Geschäftsführer der Unternehmensberatung Consulting cum laude gegenüber WirtschaftsWoche Online. Andernfalls könne man sich mit der eigenen Belegschaft auch bei anderen Unternehmen umschauen, die bereits open space & Co. nutzen. Probieren geht ja bekanntlich über studieren.
Von der Erwartung, alle zufriedenzustellen, müsse man sich allerdings verabschieden, sagte Marcus Mornhart, Managing Director bei Savills in Frankfurt. "Aber ein Großteil sollte sich mit der neuen Arbeitsumgebung identifizieren. Das ist allein schon wichtig, weil hinter einer solchen Veränderung immense Investitionen stecken."
Wenn sich MAN also ein Beispiel an Adidas nimmt und das Feedback seiner Mitarbeiter ernst nimmt und entsprechend umsetzt, steht einer neuen Arbeitsweise in Zukunft nichts im Wege. Zumindest für die Mitarbeiter, deren Arbeit am Schreibtisch gemacht wird. Für die Produktion tut sich zunächst nicht so viel, wie Personalvorstand Schelchshorn sagt: „Das klassische Zusammenbauen von Produkten ändert sich natürlich nicht. Ein LKW muss nach wie vor montiert werden. Hier ändert sich nur die Art, wie das passiert.“