Produktivität im Job So massiv lenken uns E-Mails ab

Im Schnitt dauert es 15 Minuten, bis man sich nach einer eingegangenen Mail oder einem Anruf wieder auf die ursprüngliche Aufgabe konzentrieren kann. Mit simplen Tricks lässt sich gegensteuern.

Der E-Mail-Knigge
Korrekte SignaturName, Firma, Position, Adresse und Telefonnummer sind ein absolutes Muss in der digitalen Signatur. So weiß der Empfänger stets mit wem er es zu tun hat und wie er ihn erreichen kann. Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur auch mitgeschickt wird, wenn Sie auf Emails antworten oder die elektronische Post weiterleiten. Diese Einstellungen werden oftmals übersehen. Da eine berufliche Email seit 2007 als Geschäftsbrief gilt, müssen die erforderlichen Angaben des Unternehmens mitgesandt werden: Name der Firma, Handelsregisternummer, Rechtsform etc. Das passiert in den meisten Unternehmen automatisch. Quelle: Fotolia
Keine WerbungVermeiden Sie es unbedingt in die Signatur Werbebotschaften einzubauen. Ein einfacher Link zu einem bestimmten Angebot ist erlaubt, mehrzeilige Werbesprüche lenken vom eigentlichen Inhalt ab und wirken oftmals unübersichtlich. Außerdem sollte die Signatur auch bei kurzen Emails im richtigen Größenverhältnis zum restlichen Text stehen. Quelle: Fotolia
Individuelle Grußformeln  Legen Sie auf keinen Fall eine bestimmte Abschiedsformel in der Signatur fest. So können Sie je nach Verhältnis zum Email-Empfänger variieren. „Mit freundlichen Grüßen“ ist zwar die Standardverabschiedung, sie wirkt allerdings schräg, wenn sie an jemanden gerichtet wird, den man besser kennt, zum Beispiel einen Kollegen oder einen langjährigen Kunden, zu dem man ein gutes Verhältnis hat.  Quelle: Fotolia
Große Verteiler meidenJeder kennt es, jeden nervt es. Emails werden über einen Verteiler geschickt, obwohl nur ein oder zwei bestimmte Empfänger die Nachricht bekommen sollen. Machen Sie sich die Mühe und suchen Sie die persönlichen Email-Adressen raus. Die anderen auf der Verteilerliste sind sonst schnell genervt. Auch die Option „Allen antworten“ sollte nur genutzt werden, wenn Ihre Antwort wirklich für alle relevant ist. Quelle: Fotolia
Postfach pflegenAchten Sie darauf, dass Ihr digitales Postfach nicht überquillt. Ist nur noch wenig Platz im Posteingang, bekommen Geschäftspartner und Kollegen Fehlermeldungen, wenn sie versuchen Ihnen größere Anhänge zu schicken. Die Email kommt nicht an und der Absender hat mehr Arbeit, weil er Sie anrufen und auf das Problem hinweisen muss. Quelle: Fotolia
Abwesenheitsnotiz überprüfenVor allem während der Sommerferien und an Weihnachten sind viele Büros nur notbesetzt. In diesen Zeiten ist es besonders wichtig, darauf zu achten, dass in der Abwesenheitsnotiz ein Ersatzansprechpartner angegeben wird, der während des kompletten Urlaubs als Vertretung erreichbar ist. Eine Abwesenheitsnotiz von der Vertretung mit Verweis auf deren Vertretung ist inakzeptable. Quelle: Fotolia
Aussagekräftiger BetreffBei der täglichen Flut an Emails ist es wichtig den Überblick zu behalten. Hierbei helfen die Betreffzeilen. Emails ohne Betreff oder mit schwammiger Zeile wie „Frage“ oder „Pressemitteilung“ gehen unter oder werden spät beantwortet, weil der Inhalt nicht auf den ersten Blick erkennbar ist und damit auch nicht die Relevanz der Email. Quelle: Screenshot

Eigentlich sollte man meinen, dass Kommunikationstechnologien wie E-Mails und Online-Tools wie Wikis Angestellte viel effizienter arbeiten lassen als früher. Doch eine Umfrage des amerikanischen Coaching-Unternehmens Apex Performance zeigt, dass sich viele Arbeitnehmer durch die zahlreichen Unterbrechungen am Arbeitsplatz von ihren anderen Aufgaben ablenken lassen.

So werden Sie der E-Mail-Flut Herr

Gut 70 Prozent der 300 Befragten erhalten mindestens 21 E-Mails am Tag. Mehr als die Hälfte der Befragten kontrolliert ihren Posteingang mehr als elf Mal täglich, jeder Dritte prüft das Postfach sofort nach einer Benachrichtigung über neue Mails. Oft sind es deutlich mehr als 21 Mails. Laut einer Umfrage des Data-Governance-Anbieters Varonis bekommt jeder dritte Top-Entscheider 100 bis 300 neue Nachrichten am Tag.

Was bei der Arbeit stresst

21 neue Mitteilungen täglich – das klingt auf den ersten Blick nach wenig. Doch wer bei jeder dieser Mails seine Arbeit liegen lässt und die neue Nachricht liest, unterbricht 21 Mal am Tag seine Arbeit. Zwei Drittel der Umfrageteilnehmer gaben an, dass sie mindestens alle 20 Minuten unterbrochen werden.

Diese ständigen Pausen wirken sich massiv auf die Produktivität von Arbeitnehmern aus, wie die Ergebnisse einer anderen Umfrage zeigen. Eric Horvitz hat bei Microsoft untersucht, wie lange Angestellte brauchen, bis sie sich nach einer Mail, einem Anruf oder einer Chat-Nachricht wieder auf ihre ursprüngliche Aufgabe konzentrieren können. Im Durchschnitt dauert das 15 Minuten. Wer also mehrere E-Mails, Anrufe, Chat-Nachrichten pro Stunde liest, ist zeitraubenden Ablenkungen ausgesetzt.

Stress vermeiden mit wenigen Klicks

Bei diesen Ablenkungen ist noch nicht eingerechnet, dass die Angestellten die E-Mail bereits beantwortet haben, wenn dies notwendig ist. Die meisten männlichen Umfrageteilnehmer beantworten berufliche E-Mails nach ein bis vier Stunden. Die Mehrheit der weiblichen Befragten reagiert innerhalb einer Stunde, so die Umfrage-Ergebnisse von Apex Performance.

In Arbeit
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Die ständigen Mails lenken nicht nur ab, sie verursachen auch Stress. Forscher der University of California und der US-Armee haben Angestellte von ihrem Mail-Account abgeschnitten. Sie arbeiteten in dieser Zeit fokussierter und produktiver und ihre Herzfrequenz war natürlicher.

Bereits mit einfachen Tricks lässt sich die Produktivität am PC steigern. Dazu zählt zum Beispiel, die Benachrichtigung über neue Mails zu deaktivieren oder mit speziellen Tools wie JediConcentrate nachzuhelfen.

An der Umfrage des amerikanischen Coaching-Unternehmens Apex Performance haben 300 Angestellte aus den USA teilgenommen. Die Ergebnisse wurden unter dem Titel „Attention in the 21st Century“ veröffentlicht.

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