Produktivität: So arbeiten Sie effektiver – und entspannter

Die überarbeitete Gesellschaft

Die Deutschen haben das Gefühl, sie müssen immer mehr in immer kürzerer Zeit leisten. Das ergab der Digital Work Report von Wrike, einem Anbieter von Projektmanagement-Software. Demnach ist die subjektiv empfundene Arbeitsbelastung 2016 im Vergleich zum Vorjahr sogar deutlich gestiegen. Von den befragten 1000 Büroangestellte fühlten sich entsprechend 66 Prozent gestresst. 61 Prozent haben im Jahr mehr Überstunden und weniger Pausen (40 Prozent) gemacht. Trotzdem sagten nur 18 Prozent, dass sie ihr volles Produktivitätspotential ausnutzen. Heißt: Der Rest arbeitet sich tot, leistet aber nichts. Das lässt sich ändern.  

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Vermeiden Sie Multitasking

„Zu viele Dinge auf einmal erledigen“ wurde von den Befragten des Digital Work Reports mehrheitlich als größter Produktivitätskiller identifiziert. Eine Studie der University of Londonhat gezeigt, dass Multitasking im Büro ähnliche Auswirkungen auf die Konzentration hat, wie Marihuana zu rauchen oder eine Nacht nicht zu schlafen. Besonders bei Männern senkt Multitasking den IQ um bis zu 15 Punkte. Insgesamt kostet es uns bis zu 40 Prozent unserer produktiven Zeit, wenn wir von Aufgabe zu Aufgabe springen, anstatt sie nacheinander anzugehen. Das Problem: Unser Gehirn langweilt sich schnell. Deshalb fühlt es sich gut an, mehrere Dinge „gleichzeitig“ zu erledigen.

Machen Sie sich bewusst, in welchen Situationen Sie sich besonders leicht ablenken lassen und schalten Sie Störfaktoren wie Smartphone, E-Mail Posteingang, Social Media Kanäle etc. ab. Mit etwas Übung machen Sie so die 40 Prozent Verlust auf Dauer wett. Wenn Sie anspruchsvolle Arbeit konsequent fokussiert angehen, können Sie Ihrem Gehirn bei Routineaufgaben auch mal die Freuden des Multitaskings gönnen und ab und an eine E-Mail schreiben.

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Hören Sie auf, E-Mails zu schreiben
Apropos E-Mails: Die zweitgrößte Beeinträchtigung für produktives Arbeiten sind zu viele E-Mails. E-Mails machen einzelne Konversationen zu bestimmten Aufgaben zwar nachvollziehbar, die damit verknüpften Dokumente und Informationen sind aber meist nicht greifbar und müssen zeitaufwändig gesucht und geordnet werden. Im Schnitt verbringen Mitarbeiter zwei Stunden ihres Arbeitstages mit E-Mails, diese Zeit kann deutlich verkürzt werden, wenn die E-Mail-Kommunikation auf externe Partner und Kunden beschränkt wird. Für Interna gibt es spezielle Collaboration-Tools.

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Legen Sie Ihre Ziele schriftlich fest
Auch das genaue Definieren von Zielen führt zu besseren Leistungen. Wer seine Ziele schriftlich festlegt, erreicht diese mit größerer Wahrscheinlichkeit. Dabei ist es wichtig, Ziele in Kategorien oder Dringlichkeitsstufen einzuteilen: Ich will eine bestimmte Kompetenz lernen ist nicht so dringend wie Ich entwerfe sieben Werbeplakate.
Schreiben Sie außerdem die Ziele wenn möglich so auf, dass Sie sie anspornen - oder zumindest nicht demotivieren. Sie müssen nicht zum Social-Media-Marketing-Webinar, sondern Sie wollen, weil Ihre neuen Kenntnisse gut für eine Beförderung sind.

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Nehmen Sie sich Zeit, um Energie zu tanken
Schaffen Sie sich auch im Büro regelmäßige Ruheinseln und Rituale. Sie werden erstaunt sein, wie gestärkt sie aus kleinen Pausen hervorgehen. Selbst die Lust auf einen Snack kann perfekt zum Ritual ausgebaut werden. Genießen Sie ihn ganz bewusst in einer gemütlichen Ecke des Büros. Gesunde Snacks wie Beeren, Nüsse, dunkle Schokolade und Haferflocken haben sogar ernährungsphysiologisch das Zeug zum Stresskiller. Auch das Abschalten des Monitors für nur zehn Minuten bewirkt viel. Dehnen Sie zum Beispiel in dieser Zeit den Nacken oder die Arme.

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Sagen Sie auch mal „Nein“
Viele Menschen können nur schwer Nein sagen, da sie Angst haben, ihr Umfeld zu enttäuschen. Das Resultat: Überstunden ohne Ende, weil die Kollegen ihre Arbeit auf Ihrem Schreibtisch abladen. Nein sagen bewahrt Sie vor unüberwindbaren Arbeitsbergen und verschafft meistens mehr Respekt als ein Ja. Beachten Sie nur Folgendes: Formulieren Sie immer ein klares Nein und kein „Ich schau mal“.

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Reduzieren Sie Meetings
Falls Sie Teamleiter oder eine sonstige Führungskraft sind, überdenken Sie bitte einmal das Konzept des Meetings. Die Teilnehmer des Digital Work Report wählten nämlich „ineffiziente Meetings“ auf Platz drei der größten Produktivitätskiller im Büroalltag. Überlegen Sie daher genau, ob ein Meeting immer die beste Variante ist, um ein Projekt weiter zu bringen. Reine Status-Meetings, in welchen lediglich der aktuelle Projektstand besprochen und Aufgaben verteilt werden, können in digitaler Form stattfinden. Wenn doch ein Meeting notwendig ist, setzen Sie auf Effizienz: Bereiten Sie das Meeting gut vor, indem Sie klar definieren, welche Ergebnisse Sie daraus ziehen wollen und wer was zu diesem Ergebnis beitragen soll.
Wenn Sie zu einem Meeting eingeladen werden, aber das Gefühl haben, nichts beitragen zu können, sagen Sie das ganz offen. Bieten Sie ferner an, Ihren Beitrag, sofern er klein ist, schriftlich einzureichen. Dasselbe sollten Sie auch von Ihren Teammitgliedern verlangen.

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Verteilen Sie Arbeit nicht nach dem Wasserfallprinzip
Prokrastinieren ist eine der meistgenannten Reaktionen auf die gestiegenen Arbeitsbelastung. Und Teamleiter haben ihre Mitschuld daran, wenn das Team prokrastiniert. Vor allem die Projektorganisation nach dem Wasserfallprinzip, bei der Aufgaben delegiert werden, ohne die Auslastung des Mitarbeiters zu berücksichtigen, verstärkt dieses Phänomen. Wer zu viel zu tun hat, schiebt nämlich unbeliebte oder umfangreiche Aufgaben vor sich her. Teamleiter, die die Aufgaben ihrer Mitarbeiter in übersichtliche Häppchen unterteilen und die Priorität der Teilaufgaben erklären, haben schon den wichtigsten Schritt gegen die Aufschieberitis getan.

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