Produktivität: Wie Mitarbeiter Zeit verschwenden

Eine aktuelle Studie zeigt, wie Angestellte ihre Zeit vergeuden - und was Chefs dagegen tun können.

Wie Sie tote Zeit effektiv nutzen

Tipp 1: In kürzeren Einheiten denken

Wer kleiner denkt, schafft oft mehr. Experten raten daher, sich den Tag in 96 kleine 15-Minuten Blöcke aufzuteilen. Das heißt nicht, dass alle Tätigkeiten nur eine Viertelstunde dauern sollen, hilft aber dabei, den Tag besser zu planen. Große Aufgaben, die vorher noch erschlagend wirkten, erscheinen so auf einmal lösbar und weniger aufwendig als noch zuvor. Und plötzlich ergeben sich plötzlich kleine 15-minütige Pausen zwischen zwei Terminen, die dann effektiv genutzt werden können.

Bild: dpa

Erledigte Aufgaben abhaken

Dieser Trick stammt aus dem Bereich des Zeitmanagements und der Selbstorganisation. Selbst kleine und scheinbar ganz banale Aufgaben können Spaß machen, wenn Sie diese auf einer To-Do-Liste aufschreiben und dann Stück für Stück abhaken. Das geht am besten ganz altmodisch mit Stift und Papier. Bereits der Vorgang des Aufschreibens und dann das Gefühl beim Durchstreichen oder abhaken einer Aufgabe kann Ihre Stimmung enorm steigern.

Bild: Fotolia

Tipp 3: Wartezeit als Pause willkommen heißen

Auch locker lassen schadet nicht. Nicht jede 15-minütige Pause muss aktiv genutzt werden. Im Gegenteil: Oft ist es effektiver, 15 Minuten lang einfach mal nichts zu tun, aus dem Fenster zu schauen oder einen Tee zu trinken. Denn genau diese Pausen brauchen wir als notwendige Regenerationsphasen.

Bild: dpa

Tipp 4: Zeitmanagement

Bevor Sie einen Termin ansetzen, eine Konferenz oder ein Meeting, sollten Sie sich genau überlegen, wie viel Zeit Sie dafür einplanen wollen. Jede Einladung bei Outlook ist für eine Stunde, auch wenn viele Themen oft in 20 Minuten bei einem Kaffee hätten besprochen werden können. Natürlich braucht es Koordination, sobald externe Personen oder mehr als zwei bis drei Personen beteiligt sind. Aber wenn nicht jeder Teilnehmer 80 Prozent seiner Woche mit einstündigen Meetings blockiert hat, finden sich auch einfacher kurze Zeitfenster.

Bild: AP

Tipp 5: Bus- und Bahnfahrten effektiv nutzen

Schon auf dem Weg ins Büro lässt sich Zeit sinnvoll nutzen. Viele Leute sind auf dem Bahnsteig, in Bussen oder Bahnen permanent mit ihrem Handy beschäftigt. Der Grund: Wer unterwegs E-Mails und Social-Media Kanäle checkt und kurz beantwortet, muss das im Laufe des Tages nicht mehr machen. Auch im Zug geht das prima, dort gibt es oft sogar Laptop-Arbeitsplätz und Steckdosen. Auch während der Wartezeiten, bis der Zug kommt, können Sie Dinge auf ihrer To-Do Liste abhaken.

Bild: REUTERS

Tipp 6: Selbstbeobachtung

Achten Sie auf sich und Ihre Art zu arbeiten. Denn jeder Mensch ist anders. Während der eine ein Morgenmensch ist, der schon nach dem Frühstück viel erledigen kann, dann stehen sie früh auf und reservieren Sie sich eine störungsfreie Zeit, in der Sie in Ruhe arbeiten. Sind Sie ein Morgenmuffel und erst ab mittags so richtig warmgelaufen, dann starten Sie lieber gemütlich in den Tag. Teilen Sie sich Ihren Tag ein, so wie es Ihnen am effektivsten erscheint.

Bild: dpa/dpaweb

Tipp 7: Zeitinseln schaffen

Wenn Sie Ihren Tag in 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt haben und feststellen, dass Sie komplett ausgebucht sind, schaffen Sie sich bewusst kleine Zeitinseln. Regenerationsphasen fördern die Konzentration und ein kleiner Power-Nap oder ein fünfminütiger Spaziergang fördern die Leistungsfähigkeit.

Bild: dpa

Sie warten auf eine Anweisung vom Chef, ohne die Sie nicht weiterkommen. Der Drucker braucht neues Papier, doch wo liegt das eigentlich? Und die E-Mail des Kollegen? Unverständlich. Erst nach mehrmaligem Nachfragen wird Ihnen klar, was er meinte.

Solche Situationen ereignen sich in deutschen Büros und Fabrikhallen täglich tausendfach. Zeit wird vergeudet - für Aufgaben, die weder Ihnen noch Ihrem Arbeitgeber etwas bringen.

Laut der Managementberatung Factor P verbringen Mitarbeiter mehr als 40 Prozent ihrer Arbeitszeit mit solchen nicht-wertschöpfenden Aufgaben. Dies ist das Ergebnis einer Studie unter 110 mittelständischen Produktionsunternehmen. Dafür analysierten die Berater 300 Arbeitsprozesse auf unterschiedlichen Hierarchieebenen, insgesamt wurden dabei 2.400 Arbeitsstunden betrachtet.

Immerhin: Gewerbliche Mitarbeiter arbeiten 60 Prozent ihrer Schicht wertschöpfend. Bei Angestellten, die administrativ arbeiten, war es gerademal etwas mehr als die Hälfte. Bei beiden Gruppen geht vor allem durch Informationsbeschaffung Arbeitszeit verloren. Das macht bei zu 30 Prozent der nicht-wertschöpfenden Arbeitszeit aus. Bei den gewerblichen Arbeitern folgen dann: 24 Prozent für Wege und Transport, 23 Prozent Mehrarbeit an Anlagen und dem Produkt wegen mangelnder Standards und Qualitätsprobleme. 12 Prozent sind die Arbeiter mit Warten beschäftigt, weil zum Beispiel Anweisungen fehlen.

Bei den Angestellten im Büro geht ein Viertel der nicht-wertschöpfenden Arbeitszeit für Mehrarbeit drauf, die durch unzureichende Definitionen von Rollen und Verantwortlichkeiten entstehen. 14 Prozent brauchen sie für Fehleranalyse und Fehlerkorrektur. Unnötige Dokumentation nimmt acht Prozent in Anspruch.

Und auch auf der Führungsebene kommt es zu fragwürdiger Zeitverteilung. Laut Studie führen Vorgesetzte nur 13 Prozent ihrer Arbeitszeit. Etwa ein Viertel ihres Tages verbringen sie mit Planung und Verwaltung. 22 Prozent investieren sie in operative Arbeit, wenn an der Linie etwa eine Störung behoben werden muss, der Arbeiter dazu aber nicht ausgebildet ist. 11 Prozent entfällt auf passives Steuern, indem sie auf ungeplante Vorkommnisse reagieren.

Natürlich ist es unmöglich, ausschließlich Arbeiten zu erledigen, die direkt auf die Wertschöpfung einzahlen. Allerdings besteht Optimierungsbedarf. Gerade Mittelständler seien häufig schnell gewachsen, heißt es in der Studie. Die Anpassung von Prozessen sei dabei der Befriedung der steigenden Nachfrage zum Opfer gefallen. Daraus können Probleme entstehen. Zum Beispiel beförderte Kollegen, die nicht zur Führungskraft taugen oder Prozesse, die sich nicht ändern - weil man es schon immer so gemacht hat.

Das Aufbrechen genau solcher Denkmuster ist Voraussetzung, um effizienter zu arbeiten. Prozesse müssen neu strukturiert und standardisiert werden, Verantwortlichkeiten eindeutig verteilt, Mitarbeiter wie auch Führungskräfte weiterqualifiziert werden. "Seine Ziele erreicht man nicht, in dem man auf Vorgänge reagiert, sagt Factor P-Geschäftsführer Alexander Maier, "sondern proaktiv agiert".