Produktivität Zeitfresser E-Mail

Dutzende E-Mails, die Sie nicht interessieren? Stundenlange Konferenzen, bei denen nichts herauskommt? Zeitverschwendung im Arbeitsalltag ist ärgerlich. Was Unternehmen und Mitarbeiter dagegen tun können.

Zehn Tipps für mehr Produktivität
1. Tierfotos aufhängen…Klingt skurril, funktioniert aber tatsächlich. Davon ist zumindest Hiroshi Nittono von der Universität Hiroshima überzeugt. Für seine Studie im vergangenen Jahr teilte er 132 Freiwillige in zwei Gruppen. Gruppe A blickte zunächst auf Fotos verschiedener Kleintiere, darunter Hundewelpen und Katzenbabys. Gruppe B sah zwar ebenfalls Bilder von Tieren, allerdings von ausgewachsenen. Nun absolvierten alle Probanden unterschiedliche Geschicklichkeitsspiele. Und siehe da: In allen drei Experimenten schnitten jene am besten ab, die zuvor die Tierbabys angeschaut hatten. Nittono glaubt: Beim Anblick niedlicher Tiere wird uns sprichwörtlich warm ums Herz. Und dieses Gefühl kann offenbar auch unsere geistigen Fähigkeiten steigern – zumindest kurzfristig. Quelle: REUTERS
2… oder einen echten Hund anschaffenVorausgesetzt natürlich, der Arbeitgeber stimmt zu. Doch mit ziemlicher Sicherheit werden es ihm die Angestellten mit mehr Leistung danken. Zu diesem Ergebnis kam auch eine Studie, über den der britische „Economist” vor einigen Jahren berichtete. Darin sollten sich die Freiwilligen zum Beispiel Ideen für einen Werbespot ausdenken. Bei manchen hatte es sich unter dem Konferenztisch ein Hund gemütlich gemacht – und genau jene Probanden waren am kreativsten. Außerdem fühlten sie sich auch am wohlsten. Quelle: dpa
Geschenke verteilenHöhere Löhne? Boni für besondere Leistungen? Alles schön und gut – aber kleine Geschenke helfen viel mehr. Das glaubt etwa Sebastian Kube, Verhaltensökonom an der Universität Bonn. In seiner Studie sollten im Jahr 2011 48 Studenten drei Stunden lang die Bücher einer Bibliothek katalogisieren – für zwölf Euro Stundenlohn. Doch Gruppe A gestattete Kube im Verlauf des Experiments eine Gehaltserhöhung von 20 Prozent. Gruppe B schenkte er einen Gutschein für eine Thermoskanne im Wert von sieben Euro. Kaum zu glauben: Die Lohnerhöhung brachte gar nichts. Wirksam war hingegen der Gutschein: Er steigerte die Produktivität im Schnitt um 30 Prozent. Kube erklärt sich dieses Ergebnis mit dem so genannten Reziprozitäts-Effekt. Vereinfacht gesagt: Wer uns etwas schenkt, dem fühlen wir uns anschließend verpflichtet. Wer von seinem Unternehmen also ein Geschenk erhält, erhöht im Anschluss sein Engagement. Quelle: Fotolia
4. Im Internet surfenNoch immer soll es Unternehmen geben, die ihren Angestellten verbieten, während der Arbeit privat im Netz herumzusurfen – ein großer Fehler. Das zumindest legt eine Studie aus dem Jahr 2011 nahe. Don Chen und Vivien Lim von der Nationaluniversität von Singapur reichten 96 Studenten einen Text mit einer Länge von 3500 Wörtern. Darin sollten sie 20 Minuten lang jedes „E“ markieren – eine zugegebenermaßen stupide Aufgabe. Dann teilten die Wissenschaftler die Probanden in drei Gruppen. Die einen mussten eine zehnminütige Zusatzaufgabe lösen, die anderen konnten entspannen, wieder andere durften im Internet herumsurfen. Jetzt bekamen alle einen 2000 Wörter langen Text, in dem sie jedes „A“ kennzeichnen sollten. Wer sich am besten schlug? Jene Gruppe, die zuvor im Netz herumgesurft war. Offenbar sorgte Surfen für Entspannung und lud den geistigen Akku am besten auf. Quelle: Reuters
5. Mit Kollegen tratschenDie Psychologin Kathryn Waddington von der Universität von London befragte für ihre Studie im Jahr 2005 knapp 100 Krankenschwestern und –pfleger. Ergebnis: Ein kurzer Plausch in der Kaffeeküche oder in der Raucherecke war für die meisten eine gute Gelegenheit, um Frust und Freude zu teilen – und sich letztendlich wieder besser auf die Arbeit zu konzentrieren. Quelle: Fotolia
6. Musik hörenMusik hat durchaus magische Kräfte. Das konnte 2008 auch Costas Karageorghis von der Brunel-Universität in London nachweisen. 30 Freiwillige strampelten sich auf einem Laufband ab und lauschten währenddessen unterschiedlicher Musik. Und siehe da: Liefen die Freiwilligen zu einem Rhythmus von 120 bis 150 Pulsschlägen pro Minute, brachten sie bis zu 15 Prozent mehr Leistung – und fanden das Training außerdem weniger anstrengend. Quelle: dpa
7. Pflanzen mitbringenEin norwegisch-amerikanisches Forscherteam um Ruth Raanaas ließ für eine Studie im Jahr 2011 34 Studenten verschiedene Aufgaben lösen. Die eine Hälfte war derweil von Blumen und Pflanzen umgeben, die andere nicht. Mehrmals testete Raanaas die Aufnahmefähigkeit und Konzentration der Probanden – und stellte fest: Die Blumen-Gruppe schnitt jedes Mal besser ab. Offenbar steigerte die Flora die geistigen Fähigkeiten. Quelle: dpa
8. Selbstgespräche führenAuch dieser Tipp klingt mindestens skurril, ist aber auch wissenschaftlich untermauert. Und zwar von Ryan Hamilton von der kanadischen Universität von New Brunswick. Er gewann für seine Studie 2007 neun Fahrradfahrer, die mehrere Wochen regelmäßig auf einem Ergometer trainierten. Fazit: Bei allen führten Selbstgespräche zu Leistungssteigerungen, egal ob der Inhalt der Unterredungen positiv oder negativ war – aber jene, die sich selbst Mut machten, erzielten die größten Fortschritte. Quelle: Fotolia
9. Kaugummi kauenZu diesem Ergebnis kam erst kürzlich der japanische Forscher Yoshiyuki Hirano in einer Studie. Er reichte einem Teil seiner Probanden einen Kaugummi – und wer diesen in den anschließenden Übungen kaute, war aufmerksamer und konzentrierter. Offenbar regt Kaugummikauen nicht nur die Backenmuskeln, sondern auch die grauen Zellen an. Aber bitte mit geschlossenem Mund. Quelle: Fotolia
10. Sport machenDem alten Sprichwort zufolge wohnt in einem gesunden Körper ein gesunder Geist. Wie wahr der Spruch ist, untermauerte im Jahr 2011 eine Studie der schwedischen Forscherinnen Ulrica von Thiele Schwarz und Henna Hasson. 177 Angestellte eines Schweizer Unternehmens durften pro Woche zweieinhalb Stunden frei nehmen – mit Genehmigung des Arbeitgebers, versteht sich. Doch die eine Hälfte musste in dieser Zeit Sport treiben, die andere konnte die Zeit frei nutzen. Und das zeigte Wirkung: Noch sechs bis zwölf Monate später war die Sport-Gruppe während der Arbeit effizienter und produktiver – und außerdem seltener krank. Quelle: dpa

Irgendwann sind Sie auf diesem Verteiler gelandet. Doch 90 Prozent der E-Mails betreffen Sie überhaupt nicht. Das Postfach läuft voll, das am Bildschirmrand auftauchende Kästchen zeigt eine neue E-Mail an, Sie werden zwangsläufig aus Ihrem Arbeitsfluss gerissen. Diese Probleme kennen viele Angestellte und thematisieren sie auch zunehmend.

Das zeigt eine aktuelle Umfrage des Personaldienstleisters Robert Half unter 250 Personalmanagern aus Deutschland und der Schweiz. In der Bundesrepublik waren schon fast ein Drittel der Befragten mit Bedenken der Mitarbeiter in Bezug auf die zahlreichen E-Mails konfrontiert. Am häufigsten beklagten die Mitarbeiter zu viele irrelevante Informationen und die ständige Unterbrechung der Arbeit. Außerdem würde ihnen der persönliche Kontakt fehlen, sowie ihre Produktivität sinken.

Ähnlich zeitraubend können Besprechungen sein. Von den befragten Personalberatern aus Deutschland halten 20 Prozent jedes vierte bis zweite Meeting für unnötig. Vor allem wenn daraus keine Ergebnisse resultieren, seien die Treffen überflüssig. Desweitern mangele es häufig an eindeutigen Zielsetzungen und die Teilnehmer seien schlecht vorbereitet.

Um beide Zeitfresser auszuschalten, können sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter ihren Beitrag leisten.

In Arbeit
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Zum Beispiel sollten die Angestellten feste Zeiträume zum Bearbeiten von E-Mails reservieren. Dafür sei besonders der Nachmittag geeignet, sagen Experten, da man den leistungsfähigen Vormittag für andere Aufgaben nutzen sollte. Außerdem hilft es, die E-Mails nicht permanent zu aktualisieren. Bei vielen Jobs reicht es absolut, alle zwei Stunden die neusten Mails zu checken. Und selbst dann können unwichtige E-Mails erst einmal bei Seite gelassen werden. Vorausgesetzt die Betreffzeile ist so präzise formuliert, dass der Inhalt deutlich daraus hervorgeht.

Um Besprechungen knapp und erfolgsversprechend zu gestalten, sollte der Kreis der Teilnehmer klein gehalten werden. Die Initiatoren sollten laut Robert Half eine Agenda vorbereiten und an die Beteiligten verschicken. Smartphones und Tablets sollten grundsätzlich verbannt werden, damit die Teilnehmer nicht abgelenkt werden.

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