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Produktivitätskiller Warum wir uns von der E-Mail verabschieden sollten

"Die E-Mail ist tot", heißt es stets, sobald ein neues Kommunikationstool verfügbar ist. Doch kein Messenger hat es bisher geschafft, die E-Mail zu verdrängen. Woran liegt das?

So werden die Mails nicht mehr zum Nervfaktor
Aktionen priorisieren Quelle: dpa
Werbung abbestellen Quelle: Blumenbüro Holland/dpa/gms
Benachrichtigungen ausstellen Quelle: dpa
Länge der E-Mails begrenzen Quelle: dpa
E-Mail Einstellungen nutzen Quelle: dpa
E-Mail-Zeiten festlegen Quelle: dpa/dpaweb
Postfächer leeren Quelle: dpa

Die E-Mail hat keinen guten Ruf: Je nachdem, welcher Studie man glauben mag, bekommt der normale Büromensch pro Tag zwischen 18 und 37 E-Mails, die tatsächlich auch an ihn gerichtet sind. 60 Prozent der Menschen sind davon genervt und lesen sie oft gar nicht mehr. Zumindest nicht gründlich. Laut einer Umfrage wird nur jeder dritte E-Mail-Anhang vom Empfänger geöffnet.

Die größten Fehler beim Einsatz von E-Mails

Laut einer Umfrage des Personaldienstleisters Robert Half unter 250 Personalmanagern beklagen die Mitarbeiter zu viele irrelevante Informationen und die ständige Unterbrechung ihrer Arbeit. Außerdem würde ihnen der persönliche Kontakt fehlen. Auch ihre Produktivität leidet.

So werden Sie der E-Mail-Flut Herr

Letzteres bestätigt ein Bericht des McKinsey Global Instituts, laut dem die Produktivität von Angestellten und Führungskräften um 25 Prozent steigt, wenn die Unternehmen statt E-Mails andere Kommunikationstools verwenden. Beispielsweise firmeninterne Messenger oder Facebook. Laut dem Bericht haben das auch 85 Prozent der größten US-Konzerne begriffen und lassen wahlweise die Nutzung von Social Media zur innerbetrieblichen Kommunikation zu, oder installieren eigene Systeme.

Die E-Mail gibt es aber weiterhin und wer keine Lust hat, andere Kanäle zu nutzen, muss es nicht. Das ist in etwa so, als würde der Kollege aus der Buchhaltung noch Telegramme schicken, während der nächste lieber faxt und der Dritte mailt. Nur 17 Prozent der Fortune Global 500, also der 500 umsatzstärksten Unternehmen der Welt, haben überhaupt Erfahrungen mit anderen Kommunikationsdiensten neben E-Mail und Telefon, wie ein Bericht des Massachusetts Institute of Technologies zeigt.

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Die Frage ist nur, warum so an der E-Mail festgehalten wird, wenn sie alle nervt und nachweisbar die Produktivität schwächt. Eine Studie von TNS Research unter 1100 Briten zeigt, dass gut die Hälfte eine E-Mail binnen einer Stunde nach Erhalt liest, bearbeitet, beantwortet und archiviert. Und zwar unabhängig davon, was sie getan haben, als die E-Mail ankam.

Für die Konzentration sei diese Dauerablenkung in etwa so förderlich, wie bei der Arbeit zu kiffen, so das Urteil von Forschern des Londoner King's College.

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