#4 Urlaub ankündigen
Der Urlaub sollte den Hauptansprechpartnern in und außerhalb der Firma mit einigem Vorlauf angekündigt werden. Auf diese Weise haben Sie genügend Zeit, Fragen vorab zu klären beziehungsweise wissen, ab wann man wieder ansprechbar ist. Bei dieser Gelegenheit kann gleich schon die Vertretung vorgestellt werden. Die übernimmt im besten Fall bereits vor dem Urlaub Anliegen, die absehbar länger dauern werden.
#5 Sie haben keine neuen Nachrichten
Es gibt einen ziemlich guten Grund für das regelmäßige Abarbeiten von E-Mails während des Urlaubs. Wer einige Wochen offline war, darf am ersten Arbeitstag erst einmal Hunderte von ungelesenen Nachrichten lesen und löschen. Diese Aussicht beeinträchtigt die Erholung und führt zum Einknicken. Es gibt aber eine dritte Möglichkeit. E-Mails, die während der Urlaubszeit eintreffen, werden automatisch gelöscht. Der Absender erhält eine Abwesenheitsnotiz mit den Kontaktdaten des Stellvertreters, der die Anfrage beantworten kann.
Das klingt radikal, hat sich aber bei der Daimler AG bewährt. Dort wurde das Programm „Mail on Holiday“ 2014 nach einer Testphase eingeführt. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollen sich im Urlaub erholen und keine geschäftlichen E-Mails lesen. Mit 'Mail on Holiday' starten sie nach den Ferien mit einem sauberen Schreibtisch“, hieß es damals. „Es entsteht kein Stau im elektronischen Postfach. Das ist eine emotionale Entlastung.“ Bei Kunden und Lieferanten kam das Löschprogramm den Angaben zufolge gut an. Denn wichtige Aufgaben hätten dank des Kontakts zur Vertretung rasch erledigt werden können.
Fünf Jahre später scheint sich das Angebot durchgesetzt zu haben. „Theoretisch kann jeder unserer rund 100.000 Mitarbeiter in Deutschland mit einem E-Mail-Postfach 'Mail on Holiday' nutzen“, heißt es beim Konzern. Damit stünde die Löschfunktion auch leitenden Angestellten offen. Jeder Mitarbeiter darf laut Daimler selbst entscheiden, ob er das Angebot in Anspruch nehmen möchte. Die Teilnahme wird demnach nicht erfasst.
#6 Erreichbarkeit für Selbstständige
Viele Selbstständige können es sich nicht leisten, wochenlang offline zu gehen. Aber gerade sie sind oft ständig erreichbar und müssen deshalb dringend mal abschalten. Hier kann es helfen, für sich selbst strenge Urlaubsregeln aufzustellen. Das kann so aussehen, dass der Abruf neuer geschäftlicher E-Mails auf dem Handy von „automatisch“ auf „manuell“ gestellt oder die Benachrichtigung abgeschaltet wird. E-Mails werden zu festen Zeiten gelesen (täglich vor dem Schlafengehen oder an bestimmten Wochentagen). Kunden, die unbedingt schnell Antwort bekommen müssen, erhalten gegebenenfalls die private E-Mail-Adresse oder eine Adresse, die auf das private Postfach weitergeleitet wird. Auf diese Weise behält man beruflich den Überblick und darf während der restlichen Zeit rein gar nicht an die Arbeit denken.
#7 Rückkehr planen
Die Erholung soll möglichst lange nachwirken. Umso wichtiger ist es, den ersten Tag zurück im Büro nicht zu unterschätzen. Wer mit einer Aufholjagd startet, ist schnell wieder urlaubsreif. Am besten ist das Meeting mit der Vertretung bereits für den Vormittag geplant, um Sie auf den neuesten Stand zu bringen. Auf diese Weise ist klar, welche ungelesenen E-Mails getrost ignoriert werden dürfen. Packen Sie sich trotzdem den ersten Tag nicht zu voll. Nach einer längeren Jobpause kann es etwas dauern, ehe man wieder zu hundert Prozent im Betriebsmodus ist. Was vorher automatisch erledigt wurde, fühlt sich plötzlich etwas fremd an. Ein Glück. Denn das ist der beste Beweis dafür, dass Sie im Urlaub wirklich abgeschaltet haben.
