Überwachungs-Software Zehn E-Mail-Todsünden, die Sie kennen sollten

"Ich sollte das, was jetzt kommt, wirklich nicht schreiben" - einer dieser Zusätze, mit denen man brisante Mails entkräften möchte. Das Vorhaben geht häufig nach hinten los. Im schlimmsten Fall kommt es zur Kündigung.

Der E-Mail-Knigge
Korrekte SignaturName, Firma, Position, Adresse und Telefonnummer sind ein absolutes Muss in der digitalen Signatur. So weiß der Empfänger stets mit wem er es zu tun hat und wie er ihn erreichen kann. Achten Sie darauf, dass Ihre Signatur auch mitgeschickt wird, wenn Sie auf Emails antworten oder die elektronische Post weiterleiten. Diese Einstellungen werden oftmals übersehen. Da eine berufliche Email seit 2007 als Geschäftsbrief gilt, müssen die erforderlichen Angaben des Unternehmens mitgesandt werden: Name der Firma, Handelsregisternummer, Rechtsform etc. Das passiert in den meisten Unternehmen automatisch. Quelle: Fotolia
Keine WerbungVermeiden Sie es unbedingt in die Signatur Werbebotschaften einzubauen. Ein einfacher Link zu einem bestimmten Angebot ist erlaubt, mehrzeilige Werbesprüche lenken vom eigentlichen Inhalt ab und wirken oftmals unübersichtlich. Außerdem sollte die Signatur auch bei kurzen Emails im richtigen Größenverhältnis zum restlichen Text stehen. Quelle: Fotolia
Individuelle Grußformeln  Legen Sie auf keinen Fall eine bestimmte Abschiedsformel in der Signatur fest. So können Sie je nach Verhältnis zum Email-Empfänger variieren. „Mit freundlichen Grüßen“ ist zwar die Standardverabschiedung, sie wirkt allerdings schräg, wenn sie an jemanden gerichtet wird, den man besser kennt, zum Beispiel einen Kollegen oder einen langjährigen Kunden, zu dem man ein gutes Verhältnis hat.  Quelle: Fotolia
Große Verteiler meidenJeder kennt es, jeden nervt es. Emails werden über einen Verteiler geschickt, obwohl nur ein oder zwei bestimmte Empfänger die Nachricht bekommen sollen. Machen Sie sich die Mühe und suchen Sie die persönlichen Email-Adressen raus. Die anderen auf der Verteilerliste sind sonst schnell genervt. Auch die Option „Allen antworten“ sollte nur genutzt werden, wenn Ihre Antwort wirklich für alle relevant ist. Quelle: Fotolia
Postfach pflegenAchten Sie darauf, dass Ihr digitales Postfach nicht überquillt. Ist nur noch wenig Platz im Posteingang, bekommen Geschäftspartner und Kollegen Fehlermeldungen, wenn sie versuchen Ihnen größere Anhänge zu schicken. Die Email kommt nicht an und der Absender hat mehr Arbeit, weil er Sie anrufen und auf das Problem hinweisen muss. Quelle: Fotolia
Abwesenheitsnotiz überprüfenVor allem während der Sommerferien und an Weihnachten sind viele Büros nur notbesetzt. In diesen Zeiten ist es besonders wichtig, darauf zu achten, dass in der Abwesenheitsnotiz ein Ersatzansprechpartner angegeben wird, der während des kompletten Urlaubs als Vertretung erreichbar ist. Eine Abwesenheitsnotiz von der Vertretung mit Verweis auf deren Vertretung ist inakzeptable. Quelle: Fotolia
Aussagekräftiger BetreffBei der täglichen Flut an Emails ist es wichtig den Überblick zu behalten. Hierbei helfen die Betreffzeilen. Emails ohne Betreff oder mit schwammiger Zeile wie „Frage“ oder „Pressemitteilung“ gehen unter oder werden spät beantwortet, weil der Inhalt nicht auf den ersten Blick erkennbar ist und damit auch nicht die Relevanz der Email. Quelle: Screenshot

Düsseldorf Wir haben das alle schon mal getan: Eine E-Mail oder eine Instant Message abgeschickt, in der wir einem Kollegen Geheim-Infos über eine Kündigung oder schlechte Zahlen geschickt haben. Viele haben bestimmt auch schon über den Chef oder seltsame Management-Entscheidungen hergezogen.
Versenden wir nun also E-Mails mit Inhalten, die wir lieber für uns behalten sollten, dann versehen wir sie häufig mit Zusätzen. Worte, mit denen wir unsere Sensibilität unterstreichen und mit denen wir buchstäblich unsere Haut retten wollen. Wir haben zehn dieser Zusätze zusammengestellt.

Die größten Fehler beim Einsatz von E-Mails

1. "Ich könnte in Schwierigkeiten geraten, wenn ich dir das jetzt schreibe, aber…"

2. "Lösch diese E-Mail bitte sofort."

3. "Ich sollte das, was jetzt kommt, wirklich nicht aufschreiben."

4. "Sag das aber bitte nicht dem und dem", oder "Leite das bitte nicht dem und dem weiter."

5. "Sie/Er werden das niemals herausfinden."

6. "Wir machen das diesmal anders als normalerweise."

7. "Ich glaube ich dürfte das gar nicht wissen, aber…"

8. "Ich möchte dieses Thema nicht per E-Mail diskutieren. Ruf mich doch bitte an."

9. "Frag nicht. Du willst das nicht wissen."

10. "Ist das denn eigentlich legal?"

All diese Sätze bewirken häufig genau das Gegenteil von dem, was sie eigentlich bezwecken sollen. E-Mails mit solchen Zusätzen erregen noch mehr Aufmerksamkeit als blanke Nachrichten.

Können einen solche Mails in Schwierigkeiten bringen? Ja, und zwar in große. Dass Sie vertrauliche Informationen via Mail verbreiten, kann im schlimmsten Fall ein Kündigungsgrund sein. Oder wenn Sie per Mail ein bisschen Dampf abgelassen haben - auch das kann zur Entlassung führen. Wenn sich jemand über Sie beschwert, kann eine solche Mail schnell gegen Sie verwendet werden.

Wie Sie die Zahl der E-Mails reduzieren können

Die amerikanische PNC-Bank etwa entließ 2004 zwei Frauen, die vermeintlich harmlose Joke-Mails weitergeleitet hatten. Genau wie diese beiden Mitarbeiterinnen denken viele: Was habe ich denn verbrochen?

Zahlreiche Unternehmen überwachen den Mail-Verkehr ihrer Mitarbeiter mit einer speziellen Software und/oder archivieren ihn. Jeder sollte sich darüber im Klaren sein, dass E-Mails nicht wie ein gesprochenes Wort verhallen, sondern auf Abruf bereitstehen. Und gegen einen verwendet werden können. Wie sich die elektronische Kommunikation verbessern lässt, lesen Sie in unserem E-Mail-Knigge.

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