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Urlaubsplanung 2016 Jahresurlaub einreichen – aber richtig

Städtetrip nach London, Wandern auf Fuerteventura, Badeurlaub in Hurghada: Jedes Jahr gibt es Streit, wer wann auf der faulen Haut liegen darf. Trotzdem kann der Chef den Urlaub nicht einfach ablehnen. Ein Interview.

Reisende bringen am 19.07.2013 auf dem Flughafen in Düsseldorf (Nordrhein-Westfalen) ihr Gepäck zu den Flugschaltern. Quelle: dpa

Damit es nicht in den klassischen Urlaubsmonaten zum großen Hauen und Stechen kommt, müssen die meisten Angestellten schon im Januar ihren Jahresurlaub planen: Drei Tage Städtetrip nach London im Mai, zwei Wochen Fuerteventura in den großen Sommerferien und nochmal zehn Tage Badeurlaub und Schnorcheln in Hurghada im November. Aber auch im Januar gibt es Streit darum, wer wann wie lange auf der faulen Haut liegen darf: Wenn Frau Müller im Juli drei Wochen fehlt, muss Herr Meier in der Zeit im Büro bleiben.

WirtschaftsWoche: Der erste Montag dieses Jahres war der 4. Januar. Ist es okay, wenn sich ein Mitarbeiter direkt im Januar für vier Wochen in die Karibik verabschiedet?

Katrin Scheicht: Das geht dann, wenn der Mitarbeiter noch einen Urlaubsanspruch aus dem vergangenen Jahr hat oder wenn der Arbeitgeber einverstanden ist.

Thomas Wahlig: Der Chef kann den Wunsch eines Arbeitnehmers, den Urlaub bereits zu Beginn des Kalenderjahres zu nehmen, daher nur ablehnen, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dem Urlaubswunsch entgegenstehen.

Katrin Scheicht, Fachanwältin für Arbeitsrecht und Partnerin in der der Kanzlei Norton Rose Fulbright LLP in München

Aus welchen Gründen darf ein Arbeitgeber den Urlaubsantrag ablehnen?

Thomas Wahlig: Das Gesetz schreibt vor, dass die Urlaubswünsche der Arbeitnehmer zu berücksichtigen sind. Die Äußerung des Urlaubswunsches erfolgt üblicherweise durch Eintragung in eine zu Beginn des Jahres umlaufende Urlaubsliste oder durch das Stellen von Urlaubsanträgen. Der Arbeitgeber darf die Urlaubswünsche seiner Arbeitnehmer nur dann zurückweisen, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies erfordern.

Das sagt das Arbeitsrecht zum Thema Urlaubsanspruch

Katrin Scheicht: Dringende betriebliche Belange können zum Beispiel personelle Engpässe in Saisonzeiten, beispielsweise das Weihnachtsgeschäft im Einzelhandel, plötzlich auftretende Produktionsnachfragen oder Abschluss- und Inventurarbeiten sein. Außerdem können Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die den Vorrang verdienen, dazu führen, dass Urlaub abgelehnt werden kann.

Thomas Wahlig: Die Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer rechtfertigen die Ablehnung nur, wenn aus betrieblichen Gründen nicht alle Urlaubswünsche erfüllt werden können. Allein die Tatsache, dass zu einem bestimmten Zeitpunkt mehrere Urlaubsanträge eingegangen sind, rechtfertigt die Ablehnung dagegen nicht. Muss der Arbeitgeber bei zwei oder mehr Urlaubsanträgen aus betrieblichen Gründen einen Urlaubswunsch zurückweisen, hat er dabei abzuwägen, wessen Wunsch unter sozialen Gesichtspunkten den Vorzug verdient.

Anwalt Thomas Wahlig Quelle: PR

Heißt: Wenn Herr Meier schulpflichtige Kinder hat, darf er in den Sommerferien in den Urlaub und Frau Müller ohne Kinder muss dafür zurückstecken?

Katrin Scheicht: Dies richtet sich immer nach dem Einzelfall. Dabei sind insbesondere Alter der Mitarbeiter, die Dauer der Betriebszugehörigkeit, Alter und Zahl der Kinder und gegebenenfalls deren Schulpflichtigkeit, die Gesundheit, Urlaub anderer Familienangehöriger, ein bestehendes Erholungsbedürfnis und die Urlaubsregelung in den vergangenen Jahren zu beachten.

Und wie steht es um die Dauer des Urlaubs? Darf der Arbeitgeber ablehnen, wenn ein Mitarbeiter sechs Wochen am Stück Urlaub machen möchte?

Katrin Scheicht: Nein, eine Ablehnung aus diesem Grund ist nicht möglich. Grundsätzlich ist Urlaub zusammenhängend zu gewähren. Etwas anders gilt, wenn eine Teilung des Urlaubs aus dringenden betrieblichen Belangen erforderlich ist. Allerdings gilt auch dann, dass mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage zusammenhängend gewährt werden müssen.

Thomas Wahlig: Die Vorschrift wird in der Praxis häufig nicht angewandt und der Urlaub häufig auf einzelne Tage verteilt. Dies hat zur Folge, dass der Arbeitnehmer die Urlaubstage noch einmal verlangen kann.

Wie verhält es sich, wenn jemand neu im Betrieb ist? Darf ein Mitarbeiter, der am 1.2. angefangen hat, im März schon vier Wochen Urlaub nehmen?

Katrin Scheicht: Nein, wenn ein Mitarbeiter neu im Betrieb ist, entsteht der volle Urlaubsanspruch erst nachdem das Arbeitsverhältnis sechs Monate besteht. Vorher hat der Mitarbeiter Anspruch auf 1/12 des Jahresurlaubs für jeden Monat, den das Arbeitsverhältnis besteht.

Tomas Wahlig: Ein Beispiel: Der Arbeitnehmer nimmt zum 1. März 2016 eine Tätigkeit bei seinem neuen Arbeitgeber auf. Vertraglich wird ihm ein Jahresurlaub in Höhe von 24 Urlaubstagen zugesichert. Bis zum Ablauf der sechsmonatigen Wartezeit hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Urlaubsgewährung. Ab dem 1. September 2016 steht dem Arbeitnehmer dann der volle Jahresurlaub in Höhe von 24 Tagen zu. Nimmt der Arbeitnehmer dagegen zum 1. Oktober eine unbefristete Tätigkeit bei seinem neuen Arbeitgeber auf und will im Dezember Urlaub nehmen, kann er pro vollen Beschäftigungsmonat zwei Urlaubstage (24 : 12) als Teilurlaub verlangen. Da das Arbeitsverhältnis drei volle Monate (Oktober, November, Dezember) besteht, stehen dem Arbeitnehmer somit sechs Urlaubstage zu.

In Arbeit
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Was ist, wenn ein Mitarbeiter zum 31. März gekündigt hat – kann er dann noch im Februar vier Wochen Urlaub nehmen?

Katrin Scheicht: Das geht nur, wenn ein Mitarbeiter aus dem Vorjahr noch Urlaub hat. Wenn ein Mitarbeiter in der ersten Hälfte eines Jahres ausscheidet, hat er einen anteiligen Anspruch auf den Jahresurlaub; bei Ausscheiden zum 31. März besteht ein Urlaubsanspruch von einem Viertel des Jahresurlaubs. Geht ein Mitarbeiter in der zweiten Jahreshälfte, hat er seinen vollen Urlaubsanspruch. Allerdings kann im Arbeitsvertrag geregelt sein, dass Urlaub, der den gesetzlichen Mindesturlaub überschreitet bei Ausscheiden in der zweiten Jahreshälfte nur anteilig gewährt wird.

Thomas Wahlig: Der Arbeitnehmer kann die Kürzung des Urlaubsanspruch aber umgehen, in dem er den vollen Jahresurlaub zu Beginn des Kalenderjahres vor Ausspruch der Kündigung nimmt. Ist die Wartezeit erfüllt, steht dem Arbeitnehmer im ungekündigten Arbeitsverhältnis zunächst der volle Urlaubsanspruch zu. Stimmt der Arbeitgeber dem Urlaub zu und verbraucht der Arbeitnehmer daraufhin seinen gesamten Jahresurlaub, kann der Arbeitgeber den Arbeitnehmer später nicht in Regress nehmen und Rückzahlung des zu viel gezahlten Urlaubsentgelt verlangen. Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer bei Beantragung des Urlaubs bereits weiß, dass er die Firma verlassen will, es seinem Vorgesetzten aber nicht sagt.

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