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Bürosoftware Was uns bei der Arbeit die Zeit stiehlt

Es sind nicht nur Facebook und E-Mails, die uns am Arbeitsplatz ablenken. Selbst wer keine nervigen Mails beantwortet oder die Zeit im Internet totschlägt, vergeudet Zeit - und zwar mit handelsüblicher Bürosoftware.

Zehn Tricks für die Arbeit mit Microsoft Office
In vielen Büros ist Microsoft Office nicht mehr wegzudenken. Es gibt einige Funktionen, die die Arbeit mit Word, Excel und Outlook einfacher machen. Wir stellen sie Ihnen vor und zeigen Ihnen, wo Sie die Funktionen finden. Quelle: REUTERS
Tippfehler automatisch korrigieren lassen (Word)Wenn Sie sich häufig bei den gleichen Wörtern vertippen, sollten Sie von der Autokorrektur Gebrauch machen. Diese lässt sich so einstellen, dass Buchstabendreher automatisch korrigiert werden. Klicken sie auf Datei -> Optionen -> Dokumentenprüfung -> Autokorrektur-Optionen. Im nächsten Fenster können Sie unter „Ersetzen“ das gewünschte Wort eintragen und die korrekte Schreibweise im Feld „Durch“ eingeben. Auf dem gleichen Weg können Sie Standardformulierungen abkürzen, so wird zum Beispiel aus „MfG“ automatisch die Langform „Mit freundlichen Grüßen“. Quelle: Screenshot
Speicherintervall ändernVor allem beim Schreiben von langen Texten sollten Sie diese in regelmäßigen Abständen speichern. Die eingebaute Speicherautomatik von Word ist auf einen Zehn-Minuten-Abstand voreingestellt, dieses Intervall können Sie allerdings verkürzen. In einem geöffneten Dokument auf Datei -> Optionen –> Speichern gehen und dort im Feld „Auto-Wiederherstellen-Informationen speichern“ das entsprechende Wunschintervall eintragen. Quelle: Screenshot
Passwortschutz für Dokumente (Word)Wollen Sie erstellte Dokumente mit einem Passwort sichern, um diese vor unbefugtem Zugriff zu schützen? Dies ist zum Glück sehr einfach. Klicken Sie auf Datei -> Dokument schützen und dann auf „Mit Kennwort verschlüsseln“. Dort geben Sie das gewünschte Passwort ein und klicken auf OK. In einem neuen Fenster müssen Sie das Passwort dann erneut eingeben und auf OK klicken. Danach lässt sich das Dokument nur noch mit Passwort öffnen. Quelle: Screenshot
Kontakte, Kalender und Aufgaben als Einzelfenster (Outlook)Outlook kann viel – genau das sorgt leider dafür, dass der Nutzer manchmal die Übersicht verliert. Wenn Sie oft mit Kalendern, Kontakten und E-Mails jonglieren müssen, können Sie sich alle Funktionen in einzelnen Fenstern aufrufen. Im Navigationsfeld unten links mit der rechten Maustaste die gewünschte Funktion anklicken und im Aufklappmenü den Eintrag "Im neuen Fenster öffnen" auswählen. Quelle: Screenshot
Dokumente zusammenfügen (Word)Wenn Sie aus mehreren Word-Dokumenten ein einziges machen möchten, geht dies direkt über eine Word-Funktion. Zuerst erstellen Sie ein leeres Dokument. Danach klicken Sie in der Menüleiste auf Einfügen, im Bereich Text auf den Pfeil neben „Objekt“ und auf "Text aus Datei". Im sich öffnenden Fenster können die gewünschten Dateien mit gehaltener Strg-Taste ausgewählt werden. Die Dateien werden dann mittels „Einfügen“ in die Textdatei importiert und können abgespeichert werden. Quelle: Screenshot
Sprungrichtung ändern (Excel)Gibt man in Excel Daten in eine Zelle ein und bestätigt die Eingabe mit Eingabetaste oder Enter, springt der Cursor üblicherweise in die Zelle darunter. Wenn es Ihnen lieber ist, dass die Zelle daneben angewählt wird, geht dies mit einer einfachen Änderung. Gehen Sie auf Datei -> Optionen ->Erweitert. Im folgenden Fenster können Sie mit Hilfe der Auswahlbox die Richtung angeben, in der Excel eine Zelle weiterspringen soll. Quelle: Screenshot

Konferenzen, Telefonate, E-Mails, SMS –Angestellte werden ständig abgelenkt und verzetteln sich. Das schadet letztlich auch der Produktivität des Unternehmens. Doch selbst wenn die Mitarbeiter hoch konzentriert am Rechner sitzen und arbeiten, vertrödeln sie Arbeitszeit - und das ohne es zu merken. Eine repräsentative Umfrage der GfK im Auftrag des Softwareherstellers Made in Office GmbH zeigt nämlich, dass ein Großteil der Zeit, in der Angestellte mit Bürosoftware arbeiten, eingespart werden könnte.

Größter Zeitaufwand ist die Formatierung

"Unternehmen können ihre Produktivität in allen Bereichen, egal ob Finance, HR, Marketing, Vertrieb oder Management, um 25 Prozent steigern", heißt es in der Studie. Ein Großteil der täglichen Arbeit werde mit den klassischen Microsoft Office-Anwendungen erledigt. Im Schnitt 72 Prozent der Arbeitszeit verbringt der durchschnittliche Büromensch mit Powerpoint-Präsentationen, Excel-Tabellen oder Word-Dokumenten. Das Problem: Die Aufgaben sind immer die gleichen. 35 Prozent der Zeit, während der die Befragten mit Office arbeiten, bestehen aus wiederkehrenden Tätigkeiten, heißt es in der Studie.

Die größten Zeitkiller bei der Arbeit
Platz 10: Bürokratie Die App Officetime hat weltweit 600 Unternehmer und Selbstständige befragt, was ihre größten Zeitfresser sind. Ergebnis: Ungefähr acht Prozent der Befragten verbringen ein bis zwei Stunden täglich mit dem Ausfüllen von Formularen und anderen administrativen Arbeiten. (Quelle: Officetime.net) Quelle: Fotolia
Platz 2: SMS schreibenNach wie vor eine beliebte Kommunikationsart - und ein fürchterlicher Zeitfresser. Zehn Prozent der Befragten verbringen zwischen ein und zwei Stunden mit dem Schreiben von SMS. Quelle: dpa
Platz 8: Die Sozialen NetzwerkeWürde man die gleiche Zeit mit Freunden in einer Kneipe verbringen, wie man in bei Facebook & Co Dinge kommentiert, würde man von einem sehr ausgeprägten Sozialverhalten sprechen. Elf Prozent der Befragten verbringen ein bis zwei Stunden in sozialen Netzwerken, und 75 Prozent mehr als zwei Stunden am Tag. Quelle: dpa
Platz 7: PendelnFür viele eine tägliche Routine: 13 Prozent der Befragten verbringen ein bis zwei Stunden im Pendelverkehr. Quelle: dpa
Platz 6: Gespräch, die nichts mit der Arbeit zu tun haben"Hast Du gestern Abend Champions League gesehen?" "Nein, ich habe gelesen" - diese Gespräch rauben ebenfalls Zeit. 16 Prozent gaben an, dass sie zwischen einer und zwei Stunden mit Smalltalk bei der Arbeit verlieren. Quelle: Fotolia
Platz 5: MeetingsEiner der wenigen Gründe, die mal nichts mit dem digitalen Wandel zu tun haben. Viele Arbeitnehmer klagen über die Meetingdichte. 18 Prozent gaben an, dass sie bis zu zwei Stunden in Meetings sitzen; sieben von zehn verbringen sogar mehr Zeit mit Kollegen am runden Tisch. Quelle: Fotolia
Platz 4: ProkrastinationWas du heute kannst besorgen, das verschiebe nicht auf morgen. 19 Prozent der Befragten halten sich aber nicht an diesen Grundsatz. Und weil sie immer wieder Dinge auf den nächsten Tag schieben, frisst das Aufarbeiten bis zu zwei Stunden am Tag, die für aktuelle Dinge reserviert waren. Quelle: Fotolia

Da wird formatiert, Tabellen gestaltet und die immer gleiche Bestellung an den Kaffeelieferanten geschrieben - mit wechselndem Datum versteht sich. Um beispielsweise eine Powerpoint-Präsentation zu erstellen, benötigt ein durchschnittlicher Office-Nutzer 38 Prozent der Gesamtzeit nur für die Formatierung. Dazu gehört die Formatierung von neu erstellten Folien, Tabellen und Diagrammen ebenso wie die Überführung von alten Folien in neue Designs. Ähnliches gilt auch für die Textverarbeitung und Tabellenkalkulation: auch hier beansprucht die Formatierung gut ein Drittel der Arbeitszeit. Bei E-Mail-Programmen sind die Zeitfresser hingegen in der Organisation zu finden: Für das Auffinden von E-Mails, das Aufräumen des Posteingangs und das mehrmalige Verfassen von wiederkehrenden Textbausteinen geht viel Zeit verloren.

In Arbeit
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Wie groß das Einsparpotenzial in diesem Bereich tatsächlich ist, zeigt eine einfache Rechnung: 1.760 Stunden arbeitet im Schnitt ein Mitarbeiter pro Jahr. 1.267 Stunden arbeitet ein Mitarbeiter pro Jahr mit Office-Software. 443 Stunden lassen sich bei der Arbeit mit Office durch entsprechende Makros und Add-ins automatisieren. Die Powerpoint-Präsentation müsste beispielsweise nicht mehr von Hand formatiert werden. Diese 443 Stunden entsprächen einem Produktivitätsgewinn von 25 Prozent. Je nach Unternehmen liegt im täglichen Einsatz von Office-Software ein Optimierungspotenzial zwischen 20 und 50 Prozent.

Und der Aufwand lohnt sich noch nicht einmal immer: Pro Jahr erstellt allein ein Mitarbeiter durchschnittlich 240 Word-Dokumente, 180 Excel-Arbeitsmappen, 48 PowerPoint-Präsentationen und mehr als 7.000 E-Mails. Doch in 70 bis 87 Prozent der Fälle entsprechen die Dokumente nicht dem korrekten Corporate Design – obwohl die Mitarbeiter sehr viel Zeit mit der Formatierung verbringen.

Für Arbeitgeber gibt es zwei Ansatzpunkte das Problem zu lösen: Sie investieren in Software, die die klassische Bürosoftware optimiert und wo möglich automatisiert und schulen ihre Mitarbeiter im Umgang mit Microsoft Office. Die Studie zeigt nämlich auch: Ein Viertel der Befragten verfügt gerade einmal über Grundkenntnisse in den Office-Programmen, mit denen sie täglich mehrere Stunden arbeiten. Sogar knapp die Hälfte gibt an, wenig oder gar kein Training in der Anwendung von Office-Software zu erhalten.

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