Endlich effektive Konferenzen: Viele Unternehmen sind von guter Meetingkultur weit entfernt

"Nicht viele von uns können große Ideen entwickeln, wenn sie im Dickicht von Meetings und Bürokratie gefangen sind", heißt es in dem Buch "Time Talent Energy", das erst kürzlich veröffentlich wurde. Was gute Führung in der Zukunft ausmache, sei demnach die Fähigkeit, das Humankapital in die richtigen Bahnen zu lenken.

"Diejenigen Unternehmen, die Zeit, Talent und Energie ihrer Mitarbeiter am besten managen, sind 40 Prozent produktiver als der Rest und erzielen dadurch Gewinnmargen, die 30 bis 50 Prozent über dem jeweiligen Branchendurchschnitt liegen."

Doch wie kann man gerade Meetings effektiver gestalten? Nils Seger hat für sich und seine Firma eine Lösung gefunden. "Die produktiven Meetings sind die, bei denen in kleiner Runde Dinge besprochen werden und die im Vorfeld gut vorbereitet wurden", erklärt der Geschäftsführer von RCKT, der PR-Agentur des Berliner Internet-Inkubators Rocket Internet.

Wie Sie tote Zeit effektiv nutzen

Tipp 1: In kürzeren Einheiten denken

Wer kleiner denkt, schafft oft mehr. Experten raten daher, sich den Tag in 96 kleine 15-Minuten Blöcke aufzuteilen. Das heißt nicht, dass alle Tätigkeiten nur eine Viertelstunde dauern sollen, hilft aber dabei, den Tag besser zu planen. Große Aufgaben, die vorher noch erschlagend wirkten, erscheinen so auf einmal lösbar und weniger aufwendig als noch zuvor. Und plötzlich ergeben sich plötzlich kleine 15-minütige Pausen zwischen zwei Terminen, die dann effektiv genutzt werden können.

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Erledigte Aufgaben abhaken

Dieser Trick stammt aus dem Bereich des Zeitmanagements und der Selbstorganisation. Selbst kleine und scheinbar ganz banale Aufgaben können Spaß machen, wenn Sie diese auf einer To-Do-Liste aufschreiben und dann Stück für Stück abhaken. Das geht am besten ganz altmodisch mit Stift und Papier. Bereits der Vorgang des Aufschreibens und dann das Gefühl beim Durchstreichen oder abhaken einer Aufgabe kann Ihre Stimmung enorm steigern.

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Tipp 3: Wartezeit als Pause willkommen heißen

Auch locker lassen schadet nicht. Nicht jede 15-minütige Pause muss aktiv genutzt werden. Im Gegenteil: Oft ist es effektiver, 15 Minuten lang einfach mal nichts zu tun, aus dem Fenster zu schauen oder einen Tee zu trinken. Denn genau diese Pausen brauchen wir als notwendige Regenerationsphasen.

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Tipp 4: Zeitmanagement

Bevor Sie einen Termin ansetzen, eine Konferenz oder ein Meeting, sollten Sie sich genau überlegen, wie viel Zeit Sie dafür einplanen wollen. Jede Einladung bei Outlook ist für eine Stunde, auch wenn viele Themen oft in 20 Minuten bei einem Kaffee hätten besprochen werden können. Natürlich braucht es Koordination, sobald externe Personen oder mehr als zwei bis drei Personen beteiligt sind. Aber wenn nicht jeder Teilnehmer 80 Prozent seiner Woche mit einstündigen Meetings blockiert hat, finden sich auch einfacher kurze Zeitfenster.

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Tipp 5: Bus- und Bahnfahrten effektiv nutzen

Schon auf dem Weg ins Büro lässt sich Zeit sinnvoll nutzen. Viele Leute sind auf dem Bahnsteig, in Bussen oder Bahnen permanent mit ihrem Handy beschäftigt. Der Grund: Wer unterwegs E-Mails und Social-Media Kanäle checkt und kurz beantwortet, muss das im Laufe des Tages nicht mehr machen. Auch im Zug geht das prima, dort gibt es oft sogar Laptop-Arbeitsplätz und Steckdosen. Auch während der Wartezeiten, bis der Zug kommt, können Sie Dinge auf ihrer To-Do Liste abhaken.

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Tipp 6: Selbstbeobachtung

Achten Sie auf sich und Ihre Art zu arbeiten. Denn jeder Mensch ist anders. Während der eine ein Morgenmensch ist, der schon nach dem Frühstück viel erledigen kann, dann stehen sie früh auf und reservieren Sie sich eine störungsfreie Zeit, in der Sie in Ruhe arbeiten. Sind Sie ein Morgenmuffel und erst ab mittags so richtig warmgelaufen, dann starten Sie lieber gemütlich in den Tag. Teilen Sie sich Ihren Tag ein, so wie es Ihnen am effektivsten erscheint.

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Tipp 7: Zeitinseln schaffen

Wenn Sie Ihren Tag in 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt haben und feststellen, dass Sie komplett ausgebucht sind, schaffen Sie sich bewusst kleine Zeitinseln. Regenerationsphasen fördern die Konzentration und ein kleiner Power-Nap oder ein fünfminütiger Spaziergang fördern die Leistungsfähigkeit.

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Kommunikation und damit auch Meetings spielen bei RCKT eine große Rolle. Dennoch, sagt Seger, sollte man deren Sinn ständig hinterfragen: „Mich stören Meetings, bei denen man denkt: 'Das hatten wir doch schon, das wurde doch schon längst final besprochen’. Heutzutage haben alle so furchtbar viel zu tun, da sollte man sorgsam mit der Zeit der anderen umgehen.“

Von einer Meetingkultur wie bei RCKT sind viele Unternehmen noch weit entfernt. Manch eine Führung hält sich bereits für innovativ, wenn sie ihre Meetings im Stehen abhält. Ein bisschen radikaler sollte es aber sein. „Das heißt zum einen, Mitarbeiter von unnötigen Tätigkeiten befreien“, erklärt Ebong von Bain & Company Deutschland. „Statt in unnötigen Meetings zu sitzen oder eine Flut überflüssiger E-Mails zu bearbeiten, sollten sie in ihrer knappen Zeit produktiv sein können.“

Für Meetings heißt das konkret: Weniger ist mehr. Für jedes neue Meeting sollte ein altes gestrichen werden. Jeder Teilnehmer sollte sich disziplinieren, sein Smartphone beiseite legen und sich an Agenda und Zeitlimits halten. Apropos Teilnehmer: Ein gutes Meeting, so die Berater, hat nie mehr als sieben. Jede darüber hinaus anwesende Person senkt die Chance, eine Entscheidung zu treffen, um ganze zehn Prozent.

Wird ein Meeting ineffektiv, weil man sich verrennt oder die Mitarbeiter schlecht vorbereitet sind, sollte das Treffen beendet werden. Was schroff wirkt, spart letztlich Zeit und Geld. "Ein Kunde sagte mir einmal, dass er die effektivsten Meetings am Samstagmorgen habe“, erzählt Michael Mankins, Co-Autor der Bain-Studie. Treffen am Wochenende seien verpönt, daher minimiere sich die Teilnehmerzahl so auf den harten Kern und das wiederum steigere die Effektivität des Treffens.

Zum wichtigsten Meeting bei RCKT, der "Pitch Hour", kommen regelmäßig alle vierzig Mitarbeiter zusammen. Gemeinsam reflektieren sie die Woche, feiern Erfolge oder erörtern Kritik. Terminiert ist das Meeting auf Donnerstagabend, 18 Uhr. Danach entschwinden die Mitarbeiter in alle Richtungen der Republik, denn am Freitag ist Home-Office-Tag und mit ihm der erste von drei Tagen ganz ohne Meeting.