Zeitmanagement : Wie Sie tote Zeit effektiv nutzen

Tipp 1: In kürzeren Einheiten denken

Wer kleiner denkt, schafft oft mehr. Experten raten daher, sich den Tag in 96 kleine 15-Minuten Blöcke aufzuteilen. Das heißt nicht, dass alle Tätigkeiten nur eine Viertelstunde dauern sollen, hilft aber dabei, den Tag besser zu planen. Große Aufgaben, die vorher noch erschlagend wirkten, erscheinen so auf einmal lösbar und weniger aufwendig als noch zuvor. Und plötzlich ergeben sich plötzlich kleine 15-minütige Pausen zwischen zwei Terminen, die dann effektiv genutzt werden können.

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Erledigte Aufgaben abhaken

Dieser Trick stammt aus dem Bereich des Zeitmanagements und der Selbstorganisation. Selbst kleine und scheinbar ganz banale Aufgaben können Spaß machen, wenn Sie diese auf einer To-Do-Liste aufschreiben und dann Stück für Stück abhaken. Das geht am besten ganz altmodisch mit Stift und Papier. Bereits der Vorgang des Aufschreibens und dann das Gefühl beim Durchstreichen oder abhaken einer Aufgabe kann Ihre Stimmung enorm steigern.

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Tipp 3: Wartezeit als Pause willkommen heißen

Auch locker lassen schadet nicht. Nicht jede 15-minütige Pause muss aktiv genutzt werden. Im Gegenteil: Oft ist es effektiver, 15 Minuten lang einfach mal nichts zu tun, aus dem Fenster zu schauen oder einen Tee zu trinken. Denn genau diese Pausen brauchen wir als notwendige Regenerationsphasen.

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Tipp 4: Zeitmanagement

Bevor Sie einen Termin ansetzen, eine Konferenz oder ein Meeting, sollten Sie sich genau überlegen, wie viel Zeit Sie dafür einplanen wollen. Jede Einladung bei Outlook ist für eine Stunde, auch wenn viele Themen oft in 20 Minuten bei einem Kaffee hätten besprochen werden können. Natürlich braucht es Koordination, sobald externe Personen oder mehr als zwei bis drei Personen beteiligt sind. Aber wenn nicht jeder Teilnehmer 80 Prozent seiner Woche mit einstündigen Meetings blockiert hat, finden sich auch einfacher kurze Zeitfenster.

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Tipp 5: Bus- und Bahnfahrten effektiv nutzen

Schon auf dem Weg ins Büro lässt sich Zeit sinnvoll nutzen. Viele Leute sind auf dem Bahnsteig, in Bussen oder Bahnen permanent mit ihrem Handy beschäftigt. Der Grund: Wer unterwegs E-Mails und Social-Media Kanäle checkt und kurz beantwortet, muss das im Laufe des Tages nicht mehr machen. Auch im Zug geht das prima, dort gibt es oft sogar Laptop-Arbeitsplätz und Steckdosen. Auch während der Wartezeiten, bis der Zug kommt, können Sie Dinge auf ihrer To-Do Liste abhaken.

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Tipp 6: Selbstbeobachtung

Achten Sie auf sich und Ihre Art zu arbeiten. Denn jeder Mensch ist anders. Während der eine ein Morgenmensch ist, der schon nach dem Frühstück viel erledigen kann, dann stehen sie früh auf und reservieren Sie sich eine störungsfreie Zeit, in der Sie in Ruhe arbeiten. Sind Sie ein Morgenmuffel und erst ab mittags so richtig warmgelaufen, dann starten Sie lieber gemütlich in den Tag. Teilen Sie sich Ihren Tag ein, so wie es Ihnen am effektivsten erscheint.

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Tipp 7: Zeitinseln schaffen

Wenn Sie Ihren Tag in 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt haben und feststellen, dass Sie komplett ausgebucht sind, schaffen Sie sich bewusst kleine Zeitinseln. Regenerationsphasen fördern die Konzentration und ein kleiner Power-Nap oder ein fünfminütiger Spaziergang fördern die Leistungsfähigkeit.

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Tipp 8: Wartezeit nutzen

Auch Wartezeiten, an der Supermarktkasse oder beim Bäcker, können effektiv genutzt werden. Viele telefonieren in der Warteschlange oder verschicken schonmal eine SMS. So können kleine Aufgaben erledigt werden, die sonst im Laufe des Tages auf Sie zukämen.

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Tipp 9: Die kleinen Dinge zuerst

Häufig sind es die kleinen Dinge, die wir lange vor uns herschieben. Ein Brief, eine E-Mail oder ein unangenehmes Telefonat. Das führt dazu, dass wir den Kopf nicht richtig frei haben. Freie Zeitblöcke am Vormittag sollten Sie daher nutzen, um die kleinen Dinge zu erledigen. Dann haben Sie den Kopf frei und können sich größeren Aufgaben widmen.  

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Tipp 10: Prioritäten setzen

Wer sich zu viel vornimmt, ist leicht überfordert. Ein Fünf-Punkte-Plan kann dabei helfen, alles zu schaffen, was Sie im Laufe des Tages erledigen wollen. Die Idee: Schreiben Sie sich abends oder früh am Morgen fünf konkrete Punkte in den Kalender, die Sie erledigen wollen. Sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, können Sie einen Haken auf der To-Do Liste setzen. Das fühlt sich gut an und strukturiert außerdem Ihren Tag.   

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