Endlich effektive Konferenzen: Meetings kosten die Wirtschaft Milliarden
Haben Sie mal wieder viel geredet und dennoch nichts erreicht? Die Beförderung, die Gehaltserhöhung oder derVertragsabschluss gingen an Ihnen vorbei? Vielleicht lag es an Ihrem Kommunikationsstil. Autorin Ilona Lindenau hat sich in ihrem Buch „Der Kundenflüsterer“ mit den Do’s und Don‘ts des verbalen Werbens befasst. Acht Tipps aus ihrem Werk, wie Sie kommunikative Fettnäpfchen im Büro vermeiden können.
Foto: WirtschaftsWocheDas Gegenüber totreden
Wer gern und viel redet, merkt mitunter nicht, dass er seinem Zuhörer durch die eigene Redeflut weder Aufmerksamkeit noch Einfühlsamkeit schenkt. Eine Quasselstrippe ist vor allem mit sich selbst beschäftigt. Was passiert bei solchen Kommunikationsmustern? Wir sind zu schnell: Wir interpretieren zu schnell, reden zu schnell und – schießen rasant am Ziel vorbei. Wir hören dem anderen nicht zu und nehmen seine Bedürfnisse gar nicht wahr. So erzeugen wir alles andere als Verbundenheit. Ein Killer für unsere Geschäftsbeziehungen.
Foto: FotoliaDie Verkaufswut das Gespräch führen lassen
Emotionen haben, anders als mancher meint, auch am Arbeitsplatz ihre Daseinsberechtigung. Das Stimulieren von Gefühlen hilft enorm dabei, andere für sich zu gewinnen. Dafür braucht es Empathie und Einfühlungsvermögen. Wer das im Gespräch nicht mitbringt, wird den anderen nicht im Inneren erreichen. Das schürt Distanz statt Nähe. Auf diese Weise bauen sich weder Vertrauen noch emotionale Verbundenheit auf. Die bräuchte es aber, um andere für sich und seine Sache einzunehmen. Also Zeit nehmen und Zuhören. Nehmen Sie den anderen wirklich wahr – dann kriegen Sie im Gespräch auch dann noch die Kurve, wenn der Verlauf aus der Bahn zu geraten droht.
Foto: FotoliaSich von Vorurteilen leiten lassen
Wir alle hegen und pflegen unsere inneren Schubladen, in die wir Kollegen und Mitarbeiter einsortieren – und nur selten wieder herausholen. Gerade wenn Sie jemanden zum ersten Mal treffen, sollten Sie sich nicht vom Flurfunk beeinflussen lassen. Was Sie über den anderen gehört haben, beeinträchtigt Ihre Wahrnehmung und damit den Gesprächsverlauf. Wer zu sehr auf die Meinung anderer vertraut, boykottiert die eigene Meinungsbildung. Je besser Sie sich auf die Individualität des anderen einlassen können, desto differenzierter wird Ihr Bild– und damit auch Ihr Spielraum, ihn von sich überzeugen zu können.
Foto: FotoliaZu fokussiert sein
Ein genauer Gesprächsablauf lässt sich nicht hundertprozentig planen. Wer zu sehr auf seine Ziele fokussiert, dem passiert es schnell, dass er sein Gegenüber überredet statt überzeugt. Das erzeugt jedoch keinen nachhaltigen Effekt. Gut und stimmig verkaufen wir unsere Anliegen nur mit echter Überzeugungsarbeit. Machen Sie sich stets bewusst, dass das Werben um Kunden, Anerkennung oder Zustimmung nicht manipulativ sein darf. Wenn Sie nicht überzeugen können, treten Sie einen Schritt zurück anstatt zu überreden. Damit gewinnen Sie das Vertrauen Ihres Gegenübers.
Foto: FotoliaZu viel Schauspiel, zu wenig Authentizität
Wer andere beeindrucken will, überlässt nichts dem Zufall: Die Wahl des Anzugs, die Körpersprache, Formulierungen – alles ist wohlüberlegt. Doch dabei geht die Persönlichkeit unter, das Auftreten wirkt nicht authentisch. Und das macht Sie wenig glaubwürdig. Ihr Gegenüber empfindet instinktiv, dass da etwas nicht stimmt. Bewahren Sie sich trotz Gesprächsleitfäden eine persönliche Note. Versuchen Sie nie, etwas darzustellen, was Sie nicht wirklich sind.
Foto: FotoliaZu viel Humor
Es gibt Menschen, denen zu jedem Stichwort ein Witz einfällt, der den Tiefgang eines Kinderplanschbeckens hat. Oft dient der Witz dann als Einleitung für eine eigene Geschichte, frei nach dem Motto: „Wo wir gerade darüber sprechen…“ Aus dem Dialog wird ein Monolog, dessen Inhalte schlimmstenfalls völlig vom eigentlichen Thema des Gesprächs wegführen. Humor ist zwar ein probates Mittel, um Gespräche aufzulockern, Spannungen abzubauen oder Verbundenheit zu erzeugen. Er sollte jedoch nicht zur puren Selbstdarstellung missbraucht werden, die beim anderen alles Mögliche hinterlässt – nur keinen guten Eindruck.
Foto: FotoliaInformationsoverkill
Statt auf die Körpersprache, Mimik und Gestik seines Gegenübers zu achten oder gar den Blickkontakt zu suchen und zu halten, bombardiert der Experte seine Zuhörer mit Informationen. Experten haben die Weisheit schon mit der Muttermilch aufgesogen und geben diese unaufhörlich zum Besten. So bleibt fürs Gegenüber weder die Chance, einmal anderer Meinung zu sein noch in einen echten Dialog zu treten. Das Resultat: Kollegen ergreifen reflexartig die Flucht, wenn ein ungebetener Vortrag beginnt und suchen die Nähe des Experten nur im Notfall auf.
Foto: FotoliaNegative Gefühle einbringen
Ihr Chef macht Ihnen Druck? Sich haben sich über einen Kollegen geärgert? Ihr Kunde ist sauer? Stellen Sie sich eine Frage: Was kann nun Ihr aktueller Gesprächspartner dafür? Die Antwort ist immer dieselbe: Nichts! Lassen Sie deshalb Ihren Frust auf keinen Fall an Ihrem nächsten Gesprächspartner aus, er hat mit Ihrem Frust nichts zu tun. Hängen Sie nicht dem Ärgernis nach, sondern konzentrieren Sie sich aufs Hier und Jetzt – das ist das Einzige, was Sie noch beeinflussen können, der Rest ist geschehen.
Foto: FotoliaMontagmorgen, 9.05 Uhr im Konferenzraum. Während der Abteilungsleiter die Quartalszahlen vorträgt, huschen schnell noch drei Kollegen durch die Tür. Der Raum ist voll. Die Zuspätkommer lehnen sich hinten an die Wand. Ein Blick durch die Runde verrät: Vorn spielt ein Kollege Candy Crush, ein anderer schreibt eine Mail. Eine Kollegin weiter rechts malt geduldig Käsekästchen. Der Minutenzeiger der Uhr bewegt sich nur schleppend.
Nach einer Stunde beendet der Redner endlich seinen Monolog. "Noch Fragen?" Lautes Schweigen: Kollegen klappen ihre Timer zusammen, packen ihre Laptops in die Taschen, scharren mit den Füßen. Eine Mitarbeiterin meldet sich „Was ich nicht ganz verstanden habe…“, ein Raunen geht durch den Raum.
Meetings wie diese sind Alltag in Unternehmen weltweit - und oft genauso überflüssig wie sie sich anfühlen. Dies zeigt die aktuelle Studie "Time Talent Energy" von Bain & Company. Die Managementberatung hat 300 Führungskräfte aus Konzernen in zwölf Branchen über den Zusammenhang von Humankapital und Produktivität befragt. Das Ergebnis: 40 Prozent aller Meetings sind ineffektiv, kosten die Unternehmen dafür aber sehr viel Geld.
"Mitarbeiter verbringen in der Woche bis zu anderthalb Tage in Meetings“, erklärt Imeyen Ebong, Leiter der Praxisgruppe Organisation bei Bain & Company Deutschland. Bei Führungskräften steigere sich das Ganze sogar soweit, dass ihnen teilweise nur sieben Stunden für ihre eigentliche Arbeit bleiben - mit betriebswirtschaftlich verheerenden Folgen. "Schätzungen gehen davon aus, dass solche Ineffizienzen in den USA fast 20 Prozent der Wirtschaftsleistung kosten. Auf Deutschland übertragen wären das 700 bis 800 Milliarden Euro pro Jahr“, so Ebong.
Ob HR, IT, Produktmanagement oder Verkauf: Das Meetingproblem zieht sich durch viele Abteilungen. "Da gibt es oft ein bis drei Meetings am Tag. Und häufig Termine, die über drei Stunden gehen", sagt Laura Kirchhoff, die ihren richtigen Namen lieber nicht online lesen will.
Die Beraterin aus München sieht viele große, vornehmlich deutsche Unternehmen wie Versicherer und Autobauer von innen - und beobachtet dabei immer wieder die gleichen Fehler: Zuspätkommer, Power-Point-Schlachten, Wiederholungen von Wiederholungen, psychisch abwesende Teilnehmer. "Und der Entscheider ist mal wieder an den wichtigen Stellen nicht da, weil er wichtigere Termine hat. Er oder sie kommt dann in den letzten zehn Minuten des Meetings rein, schaut kurz auf das Konzept - um dann schließlich alles umzuwerfen."
Ineffektive Meetings, übermäßig komplexe Strukturen und unnötig aufwendige Arbeitsweisen, die Berater von Bain fassen diese Faktoren unter dem Begriff "organisatorische Bremse“ zusammen, denn sie verlangsamen Prozesse und behindern damit die Produktivität der Mitarbeiter. In Zeiten von schnellem und billigem Kapital sei aber gerade das Humankapital eines Unternehmens der Gradmesser für seinen Erfolg. Wer seine Mitarbeiter also in Bürokratie und Meetings erstickt, bremst damit das ganze Unternehmen.
Tipp 1: In kürzeren Einheiten denken
Wer kleiner denkt, schafft oft mehr. Experten raten daher, sich den Tag in 96 kleine 15-Minuten Blöcke aufzuteilen. Das heißt nicht, dass alle Tätigkeiten nur eine Viertelstunde dauern sollen, hilft aber dabei, den Tag besser zu planen. Große Aufgaben, die vorher noch erschlagend wirkten, erscheinen so auf einmal lösbar und weniger aufwendig als noch zuvor. Und plötzlich ergeben sich plötzlich kleine 15-minütige Pausen zwischen zwei Terminen, die dann effektiv genutzt werden können.
Foto: dpaErledigte Aufgaben abhaken
Dieser Trick stammt aus dem Bereich des Zeitmanagements und der Selbstorganisation. Selbst kleine und scheinbar ganz banale Aufgaben können Spaß machen, wenn Sie diese auf einer To-Do-Liste aufschreiben und dann Stück für Stück abhaken. Das geht am besten ganz altmodisch mit Stift und Papier. Bereits der Vorgang des Aufschreibens und dann das Gefühl beim Durchstreichen oder abhaken einer Aufgabe kann Ihre Stimmung enorm steigern.
Foto: FotoliaTipp 3: Wartezeit als Pause willkommen heißen
Auch locker lassen schadet nicht. Nicht jede 15-minütige Pause muss aktiv genutzt werden. Im Gegenteil: Oft ist es effektiver, 15 Minuten lang einfach mal nichts zu tun, aus dem Fenster zu schauen oder einen Tee zu trinken. Denn genau diese Pausen brauchen wir als notwendige Regenerationsphasen.
Foto: dpaTipp 4: Zeitmanagement
Bevor Sie einen Termin ansetzen, eine Konferenz oder ein Meeting, sollten Sie sich genau überlegen, wie viel Zeit Sie dafür einplanen wollen. Jede Einladung bei Outlook ist für eine Stunde, auch wenn viele Themen oft in 20 Minuten bei einem Kaffee hätten besprochen werden können. Natürlich braucht es Koordination, sobald externe Personen oder mehr als zwei bis drei Personen beteiligt sind. Aber wenn nicht jeder Teilnehmer 80 Prozent seiner Woche mit einstündigen Meetings blockiert hat, finden sich auch einfacher kurze Zeitfenster.
Foto: APTipp 5: Bus- und Bahnfahrten effektiv nutzen
Schon auf dem Weg ins Büro lässt sich Zeit sinnvoll nutzen. Viele Leute sind auf dem Bahnsteig, in Bussen oder Bahnen permanent mit ihrem Handy beschäftigt. Der Grund: Wer unterwegs E-Mails und Social-Media Kanäle checkt und kurz beantwortet, muss das im Laufe des Tages nicht mehr machen. Auch im Zug geht das prima, dort gibt es oft sogar Laptop-Arbeitsplätz und Steckdosen. Auch während der Wartezeiten, bis der Zug kommt, können Sie Dinge auf ihrer To-Do Liste abhaken.
Foto: REUTERSTipp 6: Selbstbeobachtung
Achten Sie auf sich und Ihre Art zu arbeiten. Denn jeder Mensch ist anders. Während der eine ein Morgenmensch ist, der schon nach dem Frühstück viel erledigen kann, dann stehen sie früh auf und reservieren Sie sich eine störungsfreie Zeit, in der Sie in Ruhe arbeiten. Sind Sie ein Morgenmuffel und erst ab mittags so richtig warmgelaufen, dann starten Sie lieber gemütlich in den Tag. Teilen Sie sich Ihren Tag ein, so wie es Ihnen am effektivsten erscheint.
Foto: dpa/dpawebTipp 7: Zeitinseln schaffen
Wenn Sie Ihren Tag in 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt haben und feststellen, dass Sie komplett ausgebucht sind, schaffen Sie sich bewusst kleine Zeitinseln. Regenerationsphasen fördern die Konzentration und ein kleiner Power-Nap oder ein fünfminütiger Spaziergang fördern die Leistungsfähigkeit.
Foto: dpaTipp 8: Wartezeit nutzen
Auch Wartezeiten, an der Supermarktkasse oder beim Bäcker, können effektiv genutzt werden. Viele telefonieren in der Warteschlange oder verschicken schonmal eine SMS. So können kleine Aufgaben erledigt werden, die sonst im Laufe des Tages auf Sie zukämen.
Foto: APTipp 9: Die kleinen Dinge zuerst
Häufig sind es die kleinen Dinge, die wir lange vor uns herschieben. Ein Brief, eine E-Mail oder ein unangenehmes Telefonat. Das führt dazu, dass wir den Kopf nicht richtig frei haben. Freie Zeitblöcke am Vormittag sollten Sie daher nutzen, um die kleinen Dinge zu erledigen. Dann haben Sie den Kopf frei und können sich größeren Aufgaben widmen.
Foto: dpaTipp 10: Prioritäten setzen
Wer sich zu viel vornimmt, ist leicht überfordert. Ein Fünf-Punkte-Plan kann dabei helfen, alles zu schaffen, was Sie im Laufe des Tages erledigen wollen. Die Idee: Schreiben Sie sich abends oder früh am Morgen fünf konkrete Punkte in den Kalender, die Sie erledigen wollen. Sobald Sie eine Aufgabe erledigt haben, können Sie einen Haken auf der To-Do Liste setzen. Das fühlt sich gut an und strukturiert außerdem Ihren Tag.
Foto: dpa-tmn"Nicht viele von uns können große Ideen entwickeln, wenn sie im Dickicht von Meetings und Bürokratie gefangen sind", heißt es in dem Buch "Time Talent Energy", das erst kürzlich veröffentlich wurde. Was gute Führung in der Zukunft ausmache, sei demnach die Fähigkeit, das Humankapital in die richtigen Bahnen zu lenken.
"Diejenigen Unternehmen, die Zeit, Talent und Energie ihrer Mitarbeiter am besten managen, sind 40 Prozent produktiver als der Rest und erzielen dadurch Gewinnmargen, die 30 bis 50 Prozent über dem jeweiligen Branchendurchschnitt liegen."
Doch wie kann man gerade Meetings effektiver gestalten? Nils Seger hat für sich und seine Firma eine Lösung gefunden. "Die produktiven Meetings sind die, bei denen in kleiner Runde Dinge besprochen werden und die im Vorfeld gut vorbereitet wurden", erklärt der Geschäftsführer von RCKT, der PR-Agentur des Berliner Internet-Inkubators Rocket Internet.
Kommunikation und damit auch Meetings spielen bei RCKT eine große Rolle. Dennoch, sagt Seger, sollte man deren Sinn ständig hinterfragen: „Mich stören Meetings, bei denen man denkt: 'Das hatten wir doch schon, das wurde doch schon längst final besprochen’. Heutzutage haben alle so furchtbar viel zu tun, da sollte man sorgsam mit der Zeit der anderen umgehen.“
Von einer Meetingkultur wie bei RCKT sind viele Unternehmen noch weit entfernt. Manch eine Führung hält sich bereits für innovativ, wenn sie ihre Meetings im Stehen abhält. Ein bisschen radikaler sollte es aber sein. „Das heißt zum einen, Mitarbeiter von unnötigen Tätigkeiten befreien“, erklärt Ebong von Bain & Company Deutschland. „Statt in unnötigen Meetings zu sitzen oder eine Flut überflüssiger E-Mails zu bearbeiten, sollten sie in ihrer knappen Zeit produktiv sein können.“
Für Meetings heißt das konkret: Weniger ist mehr. Für jedes neue Meeting sollte ein altes gestrichen werden. Jeder Teilnehmer sollte sich disziplinieren, sein Smartphone beiseite legen und sich an Agenda und Zeitlimits halten. Apropos Teilnehmer: Ein gutes Meeting, so die Berater, hat nie mehr als sieben. Jede darüber hinaus anwesende Person senkt die Chance, eine Entscheidung zu treffen, um ganze zehn Prozent.
Wird ein Meeting ineffektiv, weil man sich verrennt oder die Mitarbeiter schlecht vorbereitet sind, sollte das Treffen beendet werden. Was schroff wirkt, spart letztlich Zeit und Geld. "Ein Kunde sagte mir einmal, dass er die effektivsten Meetings am Samstagmorgen habe“, erzählt Michael Mankins, Co-Autor der Bain-Studie. Treffen am Wochenende seien verpönt, daher minimiere sich die Teilnehmerzahl so auf den harten Kern und das wiederum steigere die Effektivität des Treffens.
Zum wichtigsten Meeting bei RCKT, der "Pitch Hour", kommen regelmäßig alle vierzig Mitarbeiter zusammen. Gemeinsam reflektieren sie die Woche, feiern Erfolge oder erörtern Kritik. Terminiert ist das Meeting auf Donnerstagabend, 18 Uhr. Danach entschwinden die Mitarbeiter in alle Richtungen der Republik, denn am Freitag ist Home-Office-Tag und mit ihm der erste von drei Tagen ganz ohne Meeting.