Buchhaltung und Finanzen gehören zu den Grundpfeilern eines jeden Unternehmens. Hat man hier nicht alles im Blick, kann ein noch so innovatives und erfolgreiches Geschäftsmodell schnell den Bach runtergehen. Denn neben steuerrechtlichen Verpflichtungen und einem alljährlichen Überblick über alle notwendigen Finanzen will man natürlich auch alle Rechnungen so organisieren, dass sie schnell gezahlt und eingetragen werden können.
Doch gerade Start-ups haben oftmals nicht die Kapazitäten, um ausgebildete Buchhalter einzustellen und das Outsourcing der Buchhaltung ist ebenso teuer. So werden die Finanzen selten von echten Experten organisiert.
Quereinsteiger kennen sich mit der fachspezifischen Installier-Software oft nicht aus, da die Benutzeroberfläche kompliziert und die Funktionen gerade für die Basis-Anwendungen zu komplex sind. Die richtige Software im Baukasten-Prinzip kann hier Abhilfe schaffen.
Besonders Cloud-Software bietet dabei die ideale Möglichkeit, um Buchhaltung, Finanzen, Rechnungen und Controlling unter einen Hut zu bringen und je nach Bedarf zu kombinieren. So können Datenbanken synchronisiert werden, wenn eine Zahlung ein- oder eine Rechnung rausgegangen ist. Infos können auch via App abgerufen werden. Und regelmäßige Updates bezüglich neuer Steuer-Regeln und Fristen werden automatisch durchgeführt.
Geeignete Software-Lösungen für die Finanzbuchhaltung und die Erstellung von Jahresabschlüssen und Reporting bieten zum Beispiel die Unternehmen Diamant und SCOPEVISIO an. Für Management und Abrechnung von Reisekosten stellen außerdem Concur und HANSALOG die passenden Cloud-Lösungen bereit. Eurodata bietet speziell Lösungen für die Lohnkostenabrechnung an.
Vor- und Nachteile des Cloud Computing
Wenn ein Unternehmen seine Kundendatenbank nicht im eigenen Rechenzentrum pflegt, sondern einen Online-Dienst wie Salesforce.com nutzt, spart es sich Investitionen in die Infrastruktur. Die Abrechnung erfolgt außerdem zumeist gestaffelt, zum Beispiel nach Nutzerzahl oder Speicherverbrauch. Geschäftskunden erhoffen sich dadurch deutliche Kosteneinsparungen.
Wer Speicherplatz im Netz mietet, kann flexibel auf die Nachfrage reagieren und den Bedarf unkompliziert und schnell erhöhen oder versenken. Wenn beispielsweise ein Startup rasant wächst, fährt es einfach die Kapazitäten hoch. Somit fallen auch niedrige Fixkosten an.
Die Installation auf den eigenen Rechnern entfällt. Damit lässt sich ein neues System äußerst schnell einführen. Auch die Updates bereiten keine Probleme mehr, somit sinkt der Administrationsaufwand. Allerdings lassen sich die Cloud-Dienste in der Regel auch nicht so individuell konfigurieren.
Zur Nutzung der Cloud-Dienste benötigen Mitarbeiter lediglich einen Internetanschluss – unabhängig von ihrem Aufenthaltsort und dem Gerät, das sie nutzen.
Die Daten-Dienstleister werben damit, dass sie sich intensiver mit der IT-Sicherheit beschäftigen als einzelne Nutzer oder Unternehmen. Allerdings sind die Rechenzentren der Cloud-Anbieter aufgrund der großen Datenmenge auch ein attraktives Ziel für Angriffe von Hackern. Zudem ist von außen schwer nachzuvollziehen, ob der Anbieter die Daten ausreichend vor den eigenen Mitarbeitern schützt. Die Auslagerung bedeutet somit einen Kontrollverlust.
Viele Unternehmen sind von ihrem Dienstleister abhängig, weil sie nicht ohne weiteres zu einem anderen Anbieter wechseln können. Das liegt etwa daran, dass sie ihre Systeme aufwendig an die Schnittstellen anpassen müssen. Auch Nutzer haben oft Schwierigkeit, wenn sie mit ihren Daten den Anbieter wechseln wollen. Eine weitere Frage: Was ist, wenn der Betreiber eines Dienstes pleite geht? Erst wenn es Standards gibt, die den Wechsel von einem zum anderen Dienstleister ermöglichen, sinkt die Abhängigkeit.
Personaldaten sicher und einfach organisieren
Personalmanagement (neudeutsch: Human Ressources, kurz: HR) gehört zu den wohl komplexesten und wichtigsten Bereichen eines jeden Unternehmens. Kein Wunder also, dass es gerade bei kleinen Unternehmen anfangs schwierig ist, hier Grundlagen für ein zukünftiges (Personal-)Wachstum zu legen. Wer nicht früh mit einer gut organisierten und strukturierten Personalverwaltung anfängt, muss diese später mühsam aus unzähligen losen Datensätzen und Personalakten zusammenfügen.
Zudem - und das ignorieren besonders kleine und mittelständische Unternehmen bei der Personalverwaltung häufig - gilt es auch, gute Mitarbeiter anzuwerben (Recruiting) und bei sich zu halten. Dabei helfen fortbildende Maßnahmen, Talent-Management, Feedback-Gespräche und Hierarchien, die es zulassen, Mitarbeiter-Input produktiv zu nutzen und wertzuschätzen.