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Cloud-Lösungen für Start-ups So hilft die Wolke deutschen Gründern

Immer mehr Gründer setzen bei der Existenzgründung auf die Cloud. Was die Software aus der Wolke leisten kann, welche Angebote es gibt, und wie Start-ups davon profitieren können.

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Cloud Computing Quelle: dpa, Montage

Die Deutschen haben die Gründernation Nr. 1 - die USA - in Sachen Gründungsmut überholt. Das zeigte erst kürzlich eine Befragung des Axa-Konzerns. Demnach trauen sich 44 Prozent der Deutschen zu, den Schritt in die Selbstständigkeit zu wagen, wohingegen es in den USA nur 42 Prozent sind. Besonders groß ist der Unterschied in der Gruppe der 24- bis 35-Jährigen. Hier zeigen sogar 47 Prozent der Deutschen und nur 41 Prozent der Amerikaner Gründungsmut.

Doch in Gründungsfragen ist aller Anfang schwer. Vor allem finanzielle Barrieren machen vielen Jungunternehmern zu schaffen. Bevor sich jeder Gründer an seiner Unternehmensidee erfreuen kann, muss er erstmal Geld hineinstecken. Es gilt nicht nur für Büroräume, Personal und Produkte zu sorgen. Auch in Softwarelösungen für Webdesign, Buchhaltung und Kundenmanagement muss investiert werden. Betriebsabläufe sollten dabei in der Anfangsphase so einfach und bedienungsfreundlich wie möglich gestaltet werden.

Über den Autor

Viele Gründer entscheiden sich deshalb dazu, beim Aufbau ihres Start-ups auf die Cloud zu setzen.

Als Vorteil erweist sich dabei, dass Cloud-Software nicht direkt gekauft werden muss, sondern je nach Bedarf und Unternehmensgröße angepasst werden kann. Eine Umfrage des Cloud-Anbieters Rackspace ergab, dass 90 Prozent aller Unternehmen den Einstieg mit Cloud-Lösungen als einfacher empfanden. 50 Prozent gaben sogar an, dass sie sich ohne die flexiblen Infrastrukturen aus der Cloud nicht hätten finanzieren können, da eigene Rechenzentren in Wartung und Kosten wesentlich aufwendiger seien.

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    Für den Aufbau einer Infrastruktur bietet die Cloud viele Softwarelösungen, die Unternehmensbereiche wie Buchhaltung, Personal und Sales umfassend abdecken. Die wichtigsten Anwendungsbereiche im Überblick.

     Über die Cloud kommunizieren

    So können Sie Ihre Daten online abspeichern
    DropboxEiner der bekanntesten Cloud-Speicher-Dienste ist Dropbox. Der US-Anbieter gewährt Nutzern vergleichsweise geringe zwei Gigabyte Gratisspeicher – wer die Dropbox anderen empfiehlt kann den Speicher auf bis zu 16 GB erweitern. Entweder über einen Browser oder über die Applikationen von Dropbox lassen sich Daten hoch- und herunterladen. Installiert man die Software, erscheint sowohl beim Windows- als auch beim Apple-Betriebssystem ein Ordner im Explorer, in dem einfach per kopieren und einfügen Daten in die Cloud und aus ihr herausgeholt werden können. Wer mehr Speicher benötigt, kann bis zu einen Terabyte für 9,99 Euro pro Monat erwerben oder für 99 Euro pro Jahr. Quelle: dpa
    Microsoft OneDriveMit einem großen Gratisspeicher lockt Microsoft, das 2015 mit OneDrive den Nachfolger seines Cloud-Speichers SkyDrive präsentierte. 15 Gigabyte winken hier, die auf bis zu 20 Gigabyte erweiterbar sind, indem man etwa neue Kunden wirbt und die automatische Sicherung von Bildern aktiviert. Auch hier können Nutzer entweder über den Browser oder über eine Anwendung auf die Cloud zugreifen. Für 100 GB verlangt Microsoft 70 Cent pro Monat, ein Terabyte ist für günstige sieben Euro monatlich zu haben – inklusive dem Microsoft 365 Office-Paket. Nur die Anbieter Spideroak und Livedrive sind noch günstiger. Quelle: dpa
    Spideroak Quelle: Screenshot
    Google DriveWie auch Microsoft wartet Google Drive mit 15 Gigabyte Gratisspeicher auf. Neben dem Speicher bietet Google einige zusätzliche Cloud-Dienste wie ein Office-Programm, das mehrere Anwender gemeinsam und parallel bearbeiten können; die Versionskontrolle wird über die Cloud-Software synchronisiert. Wer mehr als die 15 Gigabyte Speicher benötigt, kann für 1,99 Dollar pro Monat 100 GB erwerben, ein Terabyte kostet 9,99 Dollar. Der Speicher ist auf bis zu 30 Terabyte erweiterbar – Kostenpunkt: 299,99 Dollar. Quelle: dpa
    Amazon Cloud DriveDas Online-Kaufhaus Amazon bietet mit seinem Dienst „Cloud Drive“ fünf Gigabyte freien Speicherplatz für die ersten zwölf Monate. Bei Amazon erworbene MP3-Dateien werden direkt auf der Online-Festplatte abgelegt. 50 Gigabyte sind ab 20 Euro pro Jahr zu haben, ein Terabyte ab 400 Euro. Quelle: dpa
    Apples iCloudApple-Nutzer erhalten fünf Gigabyte Cloud-Speicher gratis. Sofern ein iPhone-Nutzer keine anderen Einstellungen vornimmt, landen sämtliche Fotos, die er mit seinem Smartphone schießt, in der Cloud. Auch auf Kontakt-Daten, Termine und andere Anwendungen greift die Cloud zu. Solange man ausschließlich Apple-Geräte nutzt, ist die Synchronisation einer der Aspekte, mit denen Apple besonders punktet. Speichererweiterungen sind problemlos möglich: 50 Gigabyte sind für 99 Cent pro Monat erhältlich, ein Terabyte kostet 9,99 Euro – und damit das Doppelte des Dropbox-Preises. Quelle: dpa
    ADrive Quelle: Screenshot

    Vollkommen gleich ob intern oder extern – einfache und schnelle Kommunikation ist die notwendige Voraussetzung dafür, dass Betriebsabläufe geregelt ablaufen. Eine Dokumentenverwaltung, auf die jeder Mitarbeiter überall Zugriff hat, ist für den richtigen Workflow unabdingbar. Auch preiswerte aber ebenso stabile Software-Tools zum Durchführen von Konferenzen und Meetings mit Kunden, Mitarbeitern und Geschäftspartnern gehört in das Grundgerüst einer jeden betrieblichen Infrastruktur.

    Mit Cloud-Lösungen wie „Go ToMeeting“ können Chats und Webkonferenzen problemlos von überall abgewickelt werden. Software wie der „Teamviewer“ bietet außerdem auch die Fernwartung und das gemeinschaftliche Bearbeiten von Dateien an. Anwendungen für Mails bietet neben „Microsoft Exchange“ außerdem „MrMail“.

    Für ausreichend Sicherheit und eine zuverlässige Verschlüsselung sorgen derweil Tools wie „Panda Cloud Office Protection“ und „intelliPrevent E-Mail-AntiSpam & AntiVirus“.

    Mit der richtigen Software immer alle Kosten im Blick haben

    Buchhaltung und Finanzen gehören zu den Grundpfeilern eines jeden Unternehmens. Hat man hier nicht alles im Blick, kann ein noch so innovatives und erfolgreiches Geschäftsmodell schnell den Bach runtergehen. Denn neben steuerrechtlichen Verpflichtungen und einem alljährlichen Überblick über alle notwendigen Finanzen will man natürlich auch alle Rechnungen so organisieren, dass sie schnell gezahlt und eingetragen werden können.

    Doch gerade Start-ups haben oftmals nicht die Kapazitäten, um ausgebildete Buchhalter einzustellen und das Outsourcing der Buchhaltung ist ebenso teuer. So werden die Finanzen selten von echten Experten organisiert.

    Wie Big Data Ihr Leben verändert
    Dicht an dicht: Wenn die Autos auf der Straße stehen, lässt sich das mit moderner Technologie leicht nachvollziehen. Zum einen gibt es Sensoren am Straßenrand, zum anderen liefern die Autos und die Smartphones der Insassen inzwischen Informationen über den Verkehrsfluss. Diese Daten lassen sich in Echtzeit auswerten und mit Erfahrungswerten abgleichen – so wird klar, wo gerade ungewöhnlich viel los ist und beispielsweise eine Umleitung Sinn ergeben würde. Ein Pilotprojekt dazu lief in der Rhein-Main-Region, allerdings nur mit rund 120 Autos. Langfristig ist sogar das vollautomatische Autofahren denkbar – der Computer übernimmt das Steuer. Eines ist aber klar: Alle Big-Data-Technologien helfen nichts, wenn zu viele Autos auf zu kleinen Straßen unterwegs sind. Quelle: dpa
    Fundgrube für Forscher: Google Books ist nicht nur eine riesige digitale Bibliothek. Die abertausenden eingescannten Texte lassen sich auch bestens analysieren. So kann nachvollzogen werden, welche Namen und Begriffe in welchen Epochen besonders häufig verwendet wurden – ein Einblick in die Denkweise der Menschen. Der Internet-Konzern nutzt den Fundus außerdem, um seinen Übersetzungsdienst Translate zu verbessern. Quelle: dpa Picture-Alliance
    Schnupfen, Kopfschmerz, Müdigkeit: Das sind die typischen Symptome der Grippe. Aber wann erreicht die Krankheit eine Region? Bislang konnte man das erst feststellen, wenn es zu spät war. Der Internet-Riese Google hat ein Werkzeug entwickelt, mit dem sich Grippewellen voraussagen lassen: Flu Trends. Bei der Entwicklung hielten die Datenspezialisten nicht nach bestimmten Suchbegriffen Ausschau, sondern nach Korrelationen. Wonach also suchten die Menschen in einer Region, in der sich das Virus ausbreitete? Sie filterten 45 Begriffe heraus, die auf eine unmittelbar anrollende Grippewelle hindeuten – ohne dass irgendein Arzt Proben sammeln müsste. Quelle: dpa Picture-Alliance
    Aufwärts oder abwärts? Die Millionen von Kurznachrichten, die jeden Tag über Twitter in die Welt gezwitschert werden, können Aufschluss über die Entwicklung der Börsen geben. Denn aus den 140 Zeichen kurzen Texten lassen sich Stimmungen ablesen – das hat ein Experiment des renommierten Massachusetts Institute of Technology (MIT) gezeigt. Je intensiver die Emotionen, desto stärker die Ausschläge. Marktreife Investitionsmodelle, die auf Tweets setzen, gibt es indes noch nicht. Quelle: dpa
    Lotterie am Himmel: Die Preise von Flugtickets lassen sich für Laien kaum nachvollziehen. Auch eine frühe Buchung garantiert kein günstiges Ticket, weil die Fluggesellschaften ständig an der Schraube drehen. Das wollte sich der Informatiker Oren Etzioni nicht gefallen lassen: Er sammelte mit seiner Firma Farecast Millionen von Preisdaten, um künftige Preisbewegungen zu prognostizieren. 2008 kaufte Microsoft das Start-up, die Funktion ist jetzt in die Suchmaschine Bing integriert. Quelle: dpa Picture-Alliance
    Jeder Meter kostet Zeit und Geld. Daher wollen Logistikunternehmen ihre Fahrer auf kürzestem Wege zum Kunden lotsen. Der weltgrößte Lieferdienst UPS führt dafür in einem neuen Navigationssystem Daten von Kunden, Fahrern und Transportern zusammen. „Wir nutzen Big Data, um schlauer zu fahren“, sagte der IT-Chef David Barnes der Nachrichtenagentur Bloomberg. Im Hintergrund läuft ein komplexes mathematisches Modell, das auch die von den Kunden gewünschten Lieferzeiten berücksichtigt. Quelle: dpa Picture-Alliance
    Es waren nicht nur gute Wünsche, die US-Präsident Barack Obama 2012 zur Wiederwahl verhalfen: Das Wahlkampf-Team des Demokraten wertete Informationen über die Wähler aus, um gerade Unentschlossene zu überzeugen. Dabei griffen die Helfer auch auf Daten aus Registern und Sozialen Netzwerke zurück. So ließen sich die Bürger gezielt ansprechen. Quelle: dpa

    Quereinsteiger kennen sich mit der fachspezifischen Installier-Software oft nicht aus, da die Benutzeroberfläche kompliziert und die Funktionen gerade für die Basis-Anwendungen zu komplex sind. Die richtige Software im Baukasten-Prinzip kann hier Abhilfe schaffen.

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      Besonders Cloud-Software bietet dabei die ideale Möglichkeit, um Buchhaltung, Finanzen, Rechnungen und Controlling unter einen Hut zu bringen und je nach Bedarf zu kombinieren. So können Datenbanken synchronisiert werden, wenn eine Zahlung ein- oder eine Rechnung rausgegangen ist. Infos können auch via App abgerufen werden. Und regelmäßige Updates bezüglich neuer Steuer-Regeln und Fristen werden automatisch durchgeführt.

      Geeignete Software-Lösungen für die Finanzbuchhaltung und die Erstellung von Jahresabschlüssen und Reporting bieten zum Beispiel die Unternehmen Diamant und SCOPEVISIO an. Für Management und Abrechnung von Reisekosten stellen außerdem Concur und HANSALOG die passenden Cloud-Lösungen bereit. Eurodata bietet speziell Lösungen für die Lohnkostenabrechnung an.

      Vor- und Nachteile des Cloud Computing

       Personaldaten sicher und einfach organisieren

      Personalmanagement (neudeutsch: Human Ressources, kurz: HR) gehört zu den wohl komplexesten und wichtigsten Bereichen eines jeden Unternehmens. Kein Wunder also, dass es gerade bei kleinen Unternehmen anfangs schwierig ist, hier Grundlagen für ein zukünftiges (Personal-)Wachstum zu legen. Wer nicht früh mit einer gut organisierten und strukturierten Personalverwaltung anfängt, muss diese später mühsam aus unzähligen losen Datensätzen und Personalakten zusammenfügen.

      Zudem - und das ignorieren besonders kleine und mittelständische Unternehmen bei der Personalverwaltung häufig - gilt es auch, gute Mitarbeiter anzuwerben (Recruiting) und bei sich zu halten. Dabei helfen fortbildende Maßnahmen, Talent-Management, Feedback-Gespräche und Hierarchien, die es zulassen, Mitarbeiter-Input produktiv zu nutzen und wertzuschätzen.

      Kunden und Mitarbeiter in der Cloud

      Auch für die bessere Organisation des Personals bieten sich Cloud-Lösungen an. Über unterschiedliche Zugänge und mobile Versionen können verschiedene Personen mit unterschiedlichen Zugangseinschränkungen die Online-Personalplanung bedienen.

      Personalmanager können etwa alle Daten einsehen und bearbeiten, während Mitarbeiter nur ihre eigenen Daten einsehen und editieren können, wenn dies gewünscht ist. Für die Verwaltung und Beschaffung von Personaldaten bieten rexx Systems mit „rexx HR“, Eurodata mit „edlohn“ oder auch coveto mit „coveto Bewerbermanagement“ umfassende Lösungen an.

      Gründer



       Kundenstamm pflegen dank richtiger Datenorganisation

      Ein effizientes Kundenmanagement gehört ebenfalls zum A und O eines erfolgreichen Start-ups. Doch in Zeiten von Social Media werden diese Prozesse immer komplexer. Der Kunde kann direkt Kontakt zu Unternehmen aufnehmen und sich in öffentlichen (Internet-)Foren kritisch zu den Angeboten und dem Service äußern.

      Das Etablieren von Kundenbeziehungen, das Verwalten von Kundendaten und das Optimieren von Prozessen, in die der Kunde eingebunden ist, muss den vielen Kanälen angepasst werden, auf die ein Kunde mittlerweile auf ein Produkt aufmerksam wird, es kommentieren und auch ignorieren kann.

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        Daten spielen eine immer größere Rolle. Je persönlicher sie einen Kunden ansprechen, desto eher wird er zuhören. Dazu braucht es klar definierte Zielgruppen und sogenannte „Personas“, die bis ins kleinste Detail (vom Hobby bis zum Lieblingsessen) ausgearbeitet werden können, je nachdem, wie man seine Kunden ansprechen will. Diese Daten müssen freiwillig und mithilfe des Kunden übermittelt werden.

        Kundenmanager müssen dafür Sorge tragen, dass Kundendaten in Bezug auf Privatsphäre sorgfältig geschützt werden. Ein dezentrales Lagern der Daten in der Cloud sorgt dafür, dass diese auch vor internen Serverausfällen geschützt sind und im Backup schnell abgerufen werden können. Der Umgang mit den Kundendaten wird zudem durch webbasierte Analytics-Software erleichtert.

        Die Daten unterschiedlicher Kanäle können zusammengeführt und übergreifend ausgewertet werden, sodass der Kundenmanager auf einen Blick sieht, wo welche Kunden wie reagieren. Cloud-Lösungen für CRM bietet beispielsweise „Busymouse“, hier findet man die passende Infrastruktur für effektives Kundenbeziehungsmanagement. „Zoho CRM“ bietet zudem Tools für die Erstellung von Analysen gesammelter Kundendaten.

        Datenschutz in der Cloud

        Egal ob bei Kundendaten, Mitarbeiterinformationen oder Dokumenten: Wer seine Daten in die Cloud verlagert, sollte sich die „Privacy Policy“ oder auch „Datenschutzrichtlinien“ durchlesen. Bei jedem vertrauensvollen Anbieter sind Informationen darüber gelistet, was mit den Daten geschieht, wer Zugang zu ihnen haben wird und welche Daten genau verwendet werden dürfen.

        Möchte man seine Daten nicht an den Cloud-Anbieter geben, gibt es mittlerweile diverse Möglichkeiten, um Sicherheitsstandards anhand von Zertifikaten, Siegeln et cetera zu überprüfen. Gerade im europäischen Raum zählen Standards wie vom „EuroCloud-Verband“, den „ISO/ IEC-Normen“ oder auch dem „TÜV“ zu denen, die man berücksichtigen sollte.

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