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Jahresgespräche Gut, dass wir darüber geredet haben

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Allerdings sorgen die Jahresgespräche in vielen Unternehmen auch für allerlei rhetorisches Geklingel – „Jahresgespräch“ oder „Feedback-Gespräch“ klingt den meisten Personalern offenbar zu profan. Bei Adidas heißen die Unterredungen PEPs (Performance Evaluation and Planning), beim Chemiekonzern Bayer gelten sie als „zentraler Bestandteil des Performance-Management-Prozesses“ und damit als „wichtiger Aspekt des Development Cycles“. Automatisch besser werden sie davon nicht.

So unterschiedlich die Bezeichnungen sind, so variabel ist auch die Zeit, die sich Vorgesetzte für den jährlichen Austausch mit ihren Mitarbeitern nehmen: Üblich sind eine bis zweieinhalb Stunden. Mal werden sie aber, wie bei der Beteiligungsgesellschaft TAG Immobilien, im 30-Minuten-Stakkato durchgezogen. Mal, wie bei Infineon, kommt ein einstündiges Vorgespräch dazu, bevor man eine weitere Stunde lang in die Vollen geht. Oder die Kollegen tagen, wie beim Bergbau-Unternehmen K+S, „so lange wie notwendig“.

Hinzu kommt: Immer öfter können sich Mitarbeiter wie Vorgesetzte mithilfe eines Leitfadens, der oft per Mausklick abrufbar ist, auf den Termin vorbereiten.

Beim Textileinzelhändler Gerry Weber bekommt jeder Mitarbeiter rund zwei Wochen vorher eine offizielle Einladung per Outlook, die neben dem Termin einen vorab auszufüllenden Fragebogen sowie Details zur Gesprächsstruktur enthält. Die Deutsche Post wiederum bietet ein spezielles Computerprogramm an, über das jeder Mitarbeiter vorab seine Kompetenzen einschätzen lassen kann – als Argumentationshilfe. Parallel dazu bewertet der Vorgesetzte die Leistungen des Mitarbeiters. Beide Perspektiven werden dann gemeinsam diskutiert, und daraus wird ein Entwicklungsplan abgeleitet.

Qualität der Gespräche

Auch die Deutsche Bank setzt auf eine elektronische Variante im Intranet. Dort können zunächst Mitarbeiter ihre eigene und Vorgesetzte die Leistung der Mitarbeiter bewerten. Die im anschließenden Gespräch vereinbarten Ziele werden ebenfalls dort gespeichert und sind für beide Seiten jederzeit einsehbar.

Und beim Rückversicherer Munich Re werden die Ergebnisse der Jahres- sowie späterer Kontrollgespräche von der Führungskraft schriftlich per SAP-Modul festgehalten und zur elektronischen Weiterverarbeitung freigeschaltet.

„Jahresgespräche formal zu beherrschen, reicht nicht“, warnt Kienbaum-Berater Eberhard Hübbe. „Entscheidender ist die Qualität der Gespräche.“

Und die stimmt viel zu selten, wie eine Studie des Management Institute SECS belegt: 84 Prozent der Befragten waren der Meinung, dass der Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern generell „mangelhaft und dürftig“ sei. In einer Umfrage der Akademie für Führungskräfte der Wirtschaft unter rund 400 deutschen Managern bescheinigten gerade mal 16,5 Prozent der Befragten ihrem Chef, gut zuhören zu können. Nur zwölf Prozent sagen, ihr Vorgesetzter könne sehr gut Feedback geben. Emotionen zu akzeptieren und Kritikgespräche zu führen gehört laut Studie dagegen nicht zu den Stärken deutscher Chefs.

Dasselbe Bild in der WirtschaftsWoche-Umfrage: Beim Baustoffhersteller HeidelbergCement etwa beschweren sich 15 Prozent der Mitarbeiter, weil Vorgesetzte das Treffen ausfallen ließen oder einfach nur über die Bühne bringen wollten.

Abmahnung für Chefs

Diese lasche Haltung erlauben sich allerdings immer weniger Personalverantwortliche – denn wer Jahresgespräche nicht ernst nimmt, spürt das neuerdings zunehmend am eigenen Geldbeutel:

Geben sich etwa die Führungskräfte beim Medien-Unternehmen ProSiebenSat.1 dabei wiederholt keine Mühe, riskieren sie eine Abmahnung. Auch bei Siemens haben Nachlässigkeiten „Konsequenzen auf Anerkennung, Förderung und Bezahlung“. Vorgesetzte, die beim Handelskonzern Metro Mitarbeitergespräche schwänzen, bekommen gar einen Eintrag in die Personalakte. Und wer sich beim mittelständischen Telekommunikationsdienstleister QSC dem Instrument verweigert, dem wird die Personalverantwortung entzogen.

Aber auch Mitarbeiter sollten sich auf den turnusmäßigen Dialog so gut vorbereiten wie auf ein Vorstellungsgespräch – eine Chance für Konto und Karriere:

Bei der Postbank etwa hängt die Höhe von Bonuszahlungen davon ab, wie gut erfolgsabhängige Ziele im zurückliegenden Jahr erreicht und im Jahresgespräch einvernehmlich bestätigt wurden.

Bei Adidas geht es für den einen oder anderen Mitarbeiter beim Jahresgespräch gar um alles oder nichts: Auf den Achsen eines Quadrats werden Leistung und Potenzial jedes Mitarbeiters gemessen. Oben rechts stehen die Champions – etwa jeder zehnte Mitarbeiter mit Aussicht auf eine steile Karriere bis hin zum Vorstand. Unten links stehen die „Player under review“ – die Spieler unter Beobachtung. Die sogenannten Spectators dagegen kauern bei der Doppelnull. Wer beim Jahresgespräch dort landet, also wenig geschafft hat und auch nicht den Eindruck macht, dass sich daran etwas ändert, muss das Unternehmen verlassen.

Damit Ihnen so etwas nicht passiert, haben wir mithilfe zahlreicher Personalexperten auf den nächsten Seiten einen Leitfaden für Jahresgespräche entwickelt – aus zwei Perspektiven: Wie sollten sich Mitarbeiter, wie Vorgesetzte optimal auf ein solches Gespräch vorbereiten, es führen und nachbereiten?

Und wer weiß, vielleicht geht es Ihnen bei Ihrer nächsten Unterredung ja wie Fred Schmidt: „Jahresgespräche sind ein bisschen wie Weihnachten“, sagt der Personalmanagement-Leiter bei QSC. „Erst ärgert man sich über den Aufwand, aber hinterher geben sie einem Kraft fürs neue Jahr.“

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