Büro-Wahnsinn Meetings - aber richtig

Führungskräfte verbringen drei bis vier Stunden pro Tag in Besprechungen - und könnten sich viel davon ersparen. Denn häufig sind Konferenzen zu lang, bringen keinen messbaren Fortschritt und sorgen mehr für Frust als Motivation. Doch mit guter Struktur und Führung machen Meetings wieder Spaß.

Worauf Sie beim Führen virtueller Teams achten sollten
1. Tipp: Meetings vorbereitenKlingt banal, erfordert aber viel Disziplin: Verschicken Sie Tagesordnung und Präsentationsunterlagen zur Vorbereitung eines Meetings an alle Teilnehmer. Führen Sie das Gespräch nicht auf informeller Ebene fort, wenn es offiziell beendet ist. Quelle: Fotolia
2. Tipp: Erreichbarkeit regelnVirtuelle Zusammenarbeit erfordert mehr Kommunikation. Ermuntern Sie Ihr Team, regelmäßig zu kommunizieren - auf allen Kanälen, auch zu ungewöhnlichen Zeiten. Aber achten Sie auch darauf, dass sich einzelne Teammitglieder nicht in Debatten verlieren. Und setzen Sie klare Grenzen Ihrer eigenen Erreichbarkeit. Quelle: Fotolia
3. Tipp: Kalender teilenRichten Sie einen Online-Kalender ein, in den alle Teammitglieder zuverlässig ihre Termine eintragen. Je detaillierter die Einträge sind, desto besser. So können Kollegen erkennen, wer beispielsweise gerade nicht am Platz ist, aber von unterwegs dennoch Zeit hätte, beispielsweise für eine Konferenzschaltung. Quelle: dpa
4. Tipp: Vertrauen aufbauenIronie oder Sarkasmus führen in E-Mails oder Konferenzschaltungen schnell zu Missverständnissen. Achten Sie auf einen streng sachlichen Ton. Das fördert die Vertrauensbildung, unabdingbar für ein Team, das über Distanz zusammenarbeitet. Quelle: Fotolia
5. Tipp: Real TreffenKeine Web-Konferenz, keine E-Mail, kein Anruf kann auf Dauer Treffen von Angesicht zu Angesicht ersetzten. Besuchen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig vor Ort, berücksichtigen Sie klassische Arbeitsmeetings und gemeinsame Events wie Sport, Kochen, Kino- oder Konzertbesuche frühzeitig in Ihrer Jahresplanung. Quelle: Fotolia
6. Tipp: Beachten Sie unterschiedliche ZeitzonenVirtuelle Meetings haben den Vorteil, dass es Grenzen überwindet und Mitarbeiter weltweit teilnehmen können. Sie sollten die Termine allerdings so legen, dass alle zu "humanen" Zeiten teilnehmen können. Sollte das nicht möglich sein, sollten die Zeiten angepasst werden, so dass nicht immer die gleiche Person im Schlaf gestört wird. Quelle: dpa
7. Tipp: Geben Sie einen Fokus vor!Versuchen Sie es mit einer "Konzentrationsübung" am Anfang des Treffens. So fällt es ihren Mitarbeitern leichter sich auf das Meeting zu konzentrieren und die Aufgabe an der sie gerade arbeiten, zu vergessen. Quelle: Fotolia

Der Angestellte steht vor dem Büroturm und zieht fast im Sekundentakt an seiner Zigarette. Die muss jetzt sein. Schon wieder habe er seit neun Uhr nur in Meetings gesessen, sagt er zu seinem Kollegen im blauen Anzug. "Und nichts ist dabei herumgekommen", schimpft er. Gleich wird er in den Aufzug steigen, hinauf zur nächsten Konferenz.

Diese Szene spielte sich vor wenigen Wochen vor einem Büroturm im Kölner Mediapark ab. Und es ist nur eine von Millionen. Weltweit stecken Büroangestellte Tag für Tag in Konferenzen fest, viele mit dem Gefühl, ihre Zeit zu verschwenden. Meetings, so scheint es, wirken in vielen Unternehmen wie ein Ersatz für die eigentliche Arbeit. Sitzungen sind der Ort, wo viele reingehen, aber wenig rauskommt, lautet ein bekannter Spruch. Und die eigentliche Arbeit bleibt liegen.

Der amerikanische Blogger Jackal beschreibt es in einem wütenden Abriss noch drastischer: Wer die Macht hat, Meetings einzuberufen mache das oft, um seine Macht zu demonstrieren. "Meiner Meinung nach sind 90 Prozent der Meetings in der heutigen Unternehmenswelt ein Machtmissbrauch", schreibt er. Einem schlecht geführten Meeting beizuwohnen, sei wie einen Autounfall in Zeitlupe anzusehen. Mit seinem Frust-Pamphlet spricht Jackal vielen aus der Seele.

Was Meeting-Floskeln wirklich bedeuten

Einfache Regeln, die immer gelten

Kann das nicht besser laufen? Aber sicher doch, wissen Experten - es genügt schon, einige Regeln zu befolgen. Denn Meetings sind wichtig. Sie sind der Ausgangspunkt einer neuen Strategie und die Keimzelle von Produktinnovationen, sie sind notwendig für erfolgreiche Planung. Das alles klappt aber nur, wenn sie auch effizient genutzt werden.

"Da wird in vielen Firmen eine ganze Menge Geld vergeudet", sagt der St. Gallener Management-Coach Jürg Wilhelm.

Meetings scheitern Wilhelm zufolge immer wieder an den gleichen Fehlern:

  • Der Vorsitzende und die Teilnehmer sind allzu oft schlecht vorbereitet.
  • Das liegt auch daran, dass die Ziele undeutlich formuliert sind - bei einem effizienten Meeting muss aber vorher klar sein, worauf man hinaus will.
  • Oft sitzen Leute mit am Tisch, die nicht betroffen sind, nicht die passenden Befugnisse für das besprochene Projekt haben, sie sind oft nicht informiert oder gar überfordert.
  • Das bekannteste Problem: Der Vorsitzende führt die Diskussion nicht effizient, endlose Diskussionen ohne erkennbares Ziel ziehen das Meeting unnötig in die Länge.
  • Unkonkreter Ausgang: Sitzen die Kollegen wieder an ihrem Schreibtisch, ist unklar, was eigentlich definiert worden ist und welches die nächsten Schritte sein sollen. In einem solchen Fall hätte man sich das Meeting auch sparen können.

Gute Vorbereitung spart Zeit und Geld

Meeting-Experte Wilhelm predigt seine Regeln für effiziente Besprechungen immer aufs Neue. Denn die Konferenzen laufen in vielen Abteilungen wieder und wieder gleich ab. "Es ist schwierig, aus festen Meeting-Ritualen auszubrechen. Man braucht den Mut, etwas zu verändern, etwas Neues auszuprobieren", sagt er.

Effiziente Konferenzen beginnen mit guter Vorbereitung. So machte es die heutige Yahoo-Chefin Marissa Mayer während ihrer Zeit als Vizepräsidentin bei Google vor. Sie hatte in jeder Woche mehr als 70 Teambesprechungen auf dem Kalender. Zeit für anderes bleibt dann nur, wenn klar ist, wo es langgeht. So gab es bei Mayer die Regel, dass für jedes Treffen vorab eine klare Struktur feststehen musste. So konnten sich die Kollegen vorbereiten und wussten immer vorab, um welche Punkte es gehen sollte - und die Treffen blieben fokussiert.

Damit am Ende auch jeder weiß, was die nächsten Schritte sein sollen, sollte jemand ein Ergebnisprotokoll schreiben, das er bald nach der Konferenz an die Teilnehmer verschickt mit dem Auftrag, es zu ergänzen. So kann sich jeder überzeugen, dass er die wesentlichen Punkte verstanden hat. Und beim nächsten Meeting zum gleichen Thema sollten die Teilnehmer überprüfen, ob sie ihre Ziele erreicht haben.

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