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Dauerhafte Erreichbarkeit So reduzieren Sie die Belastung Ihrer Mitarbeiter

Ständige Erreichbarkeit, E-Mail-Fluten und fehlende Pausen gehören für viele zum Alltag. Das wirkt sich negativ aus - auf Gesundheit und Produktivität. Wie Sie dem digitalen Arbeitsstress Ihrer Mitarbeiter beikommen.

Was im Büro am meisten stresst
Der-Chef Quelle: dpa
Arbeitskollegen Quelle: dpa
Hohe Arbeitsbelastung Quelle: dpa
Die-Arbeitszeit Quelle: dpa
Fehlende-Entscheidungsfreiheit Quelle: dpa
Lärm und Beleuchtung Quelle: Fotolia
Fairness Quelle: dpa

Immer mehr Menschen klagen über arbeitsbedingten Stress: Sie müssen immer mehr in immer kürzerer Zeit leisten und haben das Gefühl, für Kollegen, Kunden und Vorgesetzte immer und überall erreichbar sein zu müssen. Außerdem können sie nicht konzentriert arbeiten, weil sie entweder durch Mails, Telefonate oder Kollegen im Großraumbüro unterbrochen und abgelenkt werden.

E-Mails abschalten hilft nichts

Um die Belastung zu reduzieren, schalten manche Unternehmen inzwischen die Mailserver am Feierabend aus oder lassen eingehende E-Mails während des Urlaubs ihrer Mitarbeiter löschen. Fraglich ist, ob die so tatsächlich Stress abbauen. Schließlich nutzen Mitarbeiter zunehmend ihre privaten E-Mail-Accounts für dienstliche Angelegenheiten, wenn der Unternehmensserver abends nicht mehr erreichbar ist.
Außerdem sind die Gründe für Stress durch Dauererreichbarkeit in der Regel komplex und vielschichtig. Deshalb bietet es sich an, mit einem systematischen Erreichbarkeitscheck aufzudecken, wer überhaupt von der Problematik betroffen ist und warum. Nur so lässt sich die Ursache erkennen – und verändern. Das Abschalten des Servers dagegen ist nur ein oberflächliches Behandeln der Symptome.

Zur Person

Um herauszufinden, wer überhaupt betroffen ist, starten Manager am besten in einem ausgewählten Pilotbereich des Unternehmens. Fragen Sie nach: Wie viele Mitarbeiter in der IT, im Marketing oder der Personalabteilung haben das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen? Warum ist das so? Und wie sehr belastet sie das? Denn das Mitarbeiter auch außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar sind, ist nicht grundsätzlich ein Problem. In vielen Bereichen kann darauf auch nicht verzichtet werden.

Kritisch ist in den meisten Unternehmen nur die fehlende klare Regelung dazu. So kann es vorkommen, dass Mitarbeiter dauerhaft in Alarmbereitschaft sind, ohne dass es von ihnen erwartet wird.

Die größten Fehler beim Einsatz von E-Mails

Klären Sie deshalb grundsätzlich, ob es notwendig ist, dass Mitarbeiter und Führungskräfte außerhalb der Arbeitszeiten erreichbar sind. Welche Formen dieser Erreichbarkeit sind wichtig für die Wertschöpfung des Unternehmens? Erstellen Sie ein Konzept, aus dem für jeden ersichtlich wird, ob und wann er erreichbar sein sollte. Planen Sie für Mitarbeiter, die häufig verfügbar sein müssen, Vertretungsregelungen und klare Auszeiten.

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