Besprechungen im Büroalltag sind unbeliebt, beanspruchen viel Zeit und sind dabei häufig ineffizient: Teilnehmer kommen zu spät, träumen dann statt aktiv zu diskutieren vor sich hin, spielen auf dem Handy oder bestellen etwas im Internet. Hochgerechnet gehen für Meetings Abermillionen Stunden Arbeitszeit drauf, Unternehmen geben Millionen von Euro für unproduktives Zusammensitzen aus. Wie lässt sich das verbessern? Die Zeitmanagement-Beraterin und Autorin Cordula Nussbaum aus Sauerlach bei München sowie der Bielefelder Unternehmer Lasse Rheingans, der in seinem Unternehmen den Fünf-Stunden-Tag eingeführt hat, geben Tipps.
1. Pünktlichkeit
Das Elend eines schlechten Meetings beginnt mit dem häufig verzögerten Start. „Oft sind Mitarbeiter und leider auch Führungskräfte nicht pünktlich“, sagt Cordula Nussbaum. „Ist ein Meeting auf zehn Uhr angesetzt, kann aber erst um 10.10 Uhr beginnen, summiert sich das je nach Anzahl der Teilnehmer auf mehrere Stunden Arbeitszeit.“ Gegensteuern könne man mit gemeinsam vereinbarten „Strafen“ für Zuspätkommer. „Solange es keine Konsequenzen hat, dass Teilnehmer zu spät kommen, geht für alle wertvolle Arbeitszeit verloren.“
2. Vorbereitung
Wenn schließlich alle da sind, zeigt sich häufig: Ein Großteil der Teilnehmer ist nicht vorbereitet. Das muss nicht einmal deren Schuld sein: Haben sie keine Agenda erhalten, konnten sie sich auch nicht vorbereiten. Die Motivation, sich auf die Meetings vorzubereiten, hängt außerdem direkt mit deren Qualität zusammen. Der Kreis lässt sich also nur durchbrechen, indem sich die Meetingkultur und -struktur verbessert. Dazu unten mehr.
3. Teilnehmer
An einem Meeting sollte nur teilnehmen, wer vom Inhalt betroffen ist und deshalb Interesse hat. An einer ganztägigen Sitzung, wo es um die Marschroute eines Unternehmens für die folgenden Monate geht, müssen nicht sämtliche Fachabteilungen in voller Mannschaftsstärke teilnehmen. Ist ein Zeitplan vorhanden und zuverlässig, können Teilnehmer auch gezielt zu den für sie relevanten Tagesordnungspunkten hinzustoßen. Amazon-Gründer Jeff Bezos prägte den häufig zitierten Satz, in ein Meeting dürften nur so viele Teilnehmer kommen, dass sie von zwei Pizzen satt werden. Sonst entsteht wieder die Situation, dass wenige reden und der Rest träumt.
4. Moderation
Sind die richtigen Teilnehmer eingeladen, ist es Aufgabe am besten einer Person, Pünktlichkeit und Vorbereitung einzufordern. Diese Person setzt auch die Agenda, verschickt diese rechtzeitig, definiert Ziele für das Meeting und erstellt einen möglichst verbindlichen Zeitplan. Als Maßnahme gegen ausschweifende, selbstverliebte Redebeiträge erfolgreich erprobt ist die Position eines Zeitmanagers im Meeting. Das kann immer dieselbe Person sein, kann aber auch reihum im Team wechseln. „Allerdings sollte die Person sich dann auch trauen, Führungskräfte zu unterbrechen und Kollegen zu bremsen. Wer den Zeithut aufhat, darf unterbrechen“, erklärt Cordula Nussbaum.
5. Zeitplan
Wer sich auf den angekündigten Rahmen einer Sitzung verlassen kann, geht mit einem besseren Gefühl hinein. „Kein Meeting ohne Agenda!“, sagt Cordula Nussbaum. Die Agenda müsse so aufgebaut sein, dass die Teilnehmer wüssten, wann ungefähr der für sie relevante Tagesordnungspunkt dran ist. „Gerade bei längeren Meetings oder Konferenzen ist das supereffizient und produktiv – erfordert aber sehr präzise Planung.“ Verlässlichkeit hilft den Teilnehmern, ihre sonstigen Aufgaben für die Dauer der Sitzung loszulassen und sich auf das Meeting-Thema zu fokussieren. „Entscheidend ist, dass die Teilnehmer sich während des Meetings nicht darüber ärgern, was sie jetzt alles wichtiges erledigen könnten“, sagt Nussbaum.
Für Lasse Rheingans, der in seinem Unternehmen den Fünf-Stunden-Tag eingeführt hat, zählt jede Minute in diesem verdichteten Arbeitsalltag. Er schlägt vor, von den für Besprechungen üblichen 30- oder 60-Minuten-Blöcken abzuweichen. „In vielen Fällen reichen zehn Minuten“, sagt Rheingans.
6. Geräte aus
Die klarste Agenda und der straffste Zeitplan können in Gefahr geraten, wenn die mächtigste Ablenkung unserer Zeit mit im Raum ist: Smartphones und andere digitale Gadgets. Für Lasse Rheingans sind sie einer der größten Effizienzkiller. „Man sieht es häufig: Meeting-Teilnehmer mit Handys in der Hand oder Laptops auf dem Schoß. Die müssen sofort ausgemacht und weggelegt werden. Zum Solitairespielen muss man nicht im Meeting sitzen“, sagt der Geschäftsführer. Nur ein Protokollant dürfe einen Laptop haben.
Rheingans hält dabei Meetings, wenn sie kurz und mit klarem Fokus abgehalten werden, für deutlich produktiver als beispielsweise Chatprogramme. Gerade bei vermeintlich kleineren Fragen sind Arbeitende versucht, sich über Chattools zu verständigen. Rheingans meint: „Das lenkt ab. Meetings können da viel Zeit sparen – aber dann muss klar sein, wer dabei ist und worum es geht.“ Dann fällt auch die Dauerunterbrechung während der Arbeit am eigenen Platz durch das Chatten weg.
7. Locker bleiben
Immer nur starre Regeln, Effizienzzwang und keine Minute Zeit für persönliche Worte sind auf Dauer nicht zielfördernd. Austausch zwischen Kollegen, Ideen entwickeln und kreativ sein funktioniert besser, wenn der Rahmen lockerer ist. Wenn es darum geht, Ideen zu generieren, sollte die Zeitvorgabe wegfallen. Wie ein Meeting abläuft, hängt deshalb immer vom Ziel ab. Ist das Ziel genau das, nämlich sich austauschen und brainstormen, sollte die Zeitvorgabe fallen. Gut möglich, dass es trotzdem schnell und supereffizient endet.
Mehr zum Thema: Zu häufig, zu lang, zu gering der Ertrag, zu viel Geschwätz: Nichts nervt mehr im Büroalltag als Besprechungen. Dabei wissen manche Firmen längst, wie sich Sitzungen zu einer Bühne der Effizienz umgestalten lassen.
