Dienstreisen: Fliegende Jugendherbergen

Die Typologie eines Handlungsreisenden

Die fünf Geschäftsreise-Typen:

1. Der Veteran

Die langjährige Erfahrung macht Veteranen zu alten Hasen bei Geschäftsreisen. Mit 33 Prozent stellen sie die größte Gruppe. Sie genießen es, beruflich unterwegs zu sein und sind sich der Wichtigkeit von persönlichen Meetings bewusst. Wichtig ist ihnen eine angenehme und sichere Reise, während der sie mit ihrer Familie und ihrer Firma in Verbindung bleiben wollen. Sie kennen die Probleme, die sich auf Reisen ergeben können und planen sie deshalb bis ins Detail. Dabei nutzen sie gerne neue, praktische Technologien.

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2. Der Reisemüde

Die mit 25 Prozent zweite große Gruppe sind die Reisemüden. Sie sind zwar häufig unterwegs - meist mit dem Auto - versuchen aber die Anzahl ihrer Geschäftsreisen zu reduzieren. Ihre Reisen machen sie sich so angenehm wie möglich und informieren sich über Sehenswürdigkeiten und neue Restaurants an ihren Zielorten. Sie reisen meist mit wenig Gepäck und sind gerne möglichst flexibel. Der Einsatz neuester Navigationssysteme und Entertainmenttechnologien könnte die Herzen dieser Gruppe höherschlagen lassen und ihnen die Reisezeit vereinfachen.

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3. Der Unentspannte

Die Gruppe der Unentspannten ist eigentlich gerne unterwegs, ihr fehlt aber die nötige Erfahrung für entspanntes Reisen. Daher hat diese mit 21 Prozent relativ große Gruppe der Geschäftsreisenden manchmal Probleme, sich in unbekannten Städten zurechtzufinden. Sie sehen Reisen als Herausforderung, die sie sich durch engen Kontakt zur Familie und ein persönlich gestaltetes Freizeitprogramm in der fremden Stadt möglichst angenehm gestalten.

4. Der High-Tech-Traveller

Diese mit 14 Prozent eher kleinere Gruppe hat das Reisen komplett in ihr Leben integriert und fühlt sich an jedem Ort heimisch. Die High-Tech-Traveller lieben es, für ihre Firma unterwegs zu sein. Auf ihren Geschäftsreisen nutzen sie mehr Technologie als alle anderen Reisetypen. Die Technik hilft Ihnen dabei, produktiver zu arbeiten und auch den einen oder anderen Businesstrip überflüssig zu machen. Außerdem ist es ihnen wichtig, während des Aufenthalts mit ihrer Familie - vor allem über das Internet - in Kontakt zu bleiben.

5. Das Greenhorn

Greenhorns sind die Neulinge in der Zunft der Geschäftsreisen: Diese mit 7 Prozent kleinste Gruppe steht meist am Anfang der Karriere. Sie sind noch unerfahren in der Planung von Geschäftsreisen, aber sehr enthusiastisch und erkunden gerne neue Ziele. Dabei lassen sie gerne ihre Freunde zu Hause über soziale Netzwerke teilhaben. Außerdem ist es ihnen sehr wichtig, vor Ort neue Kontakte zu knüpfen. Sie sind meist mit dem Flugzeug unterwegs, sind sich aber der Auswirkungen auf das Klima sehr bewusst und versuchen, die CO2-Emissionen so gering wie möglich zu halten.

So wie Volkswagen kalkulieren viele Unternehmen in Deutschland – das bestätigt eine Umfrage der WirtschaftsWoche unter Konzernen. Von BASF bis ThyssenKrupp finden sich allein unter den Dax-30-Werten zahlreiche Konzerne, die für Geschäftsreisen ihrer Top-Leute regelmäßig Businessjets einsetzen. Unter anderem der Chemieriese BASF und der baden-württembergische Softwarekonzern SAP gönnen sich eigene Flugzeuge.

Aber auch größere Mittelständler, nicht selten in der Provinz angesiedelt, schätzen die Vorzüge individueller Mobilität über den Wolken, die ihnen die kleinen Flieger bieten: Heizungsbauer Viessmann etwa fliegt seine Manager regelmäßig vom Firmenstammsitz im nordhessischen Allendorf zu Kunden in aller Welt. Und Reinhold Würth, Patriarch des gleichnamigen Schraubenherstellers, der sich auch mit seinen 78 Jahren immer noch gern selbst hinter den Steuerknüppel seiner dreistrahligen Falcon 900 setzt, nennt nicht nur mehrere Jets, sondern gar eine Werkslandebahn sein Eigen. Wegen der abgelegenen Lage des Firmensitzes sei der eigene Airport in Schwäbisch Hall von essenzieller Bedeutung. „Wir sind mit unserer kleinen Flugzeugflotte zeitlich und örtlich sehr flexibel“, heißt es bei Würth. So könne man gerade auch kleine Flughäfen in Kundennähe anfliegen.

Steuerliche Fakten zu Flügen mit dem Firmenjet

Wie Wochenendheimflüge abgerechnet werden

Manager können sich die Nutzung des Firmenjets für Wochenendheimflüge vertraglich zusagen lassen. „Die Kosten müssen Manager als Lohnbestandteil versteuern“, sagt Arbeitsrechtler Jobst-Hubertus Bauer von der Kanzlei Gleiss. Das Unternehmen wiederum muss die Lohnsteuern für diesen geldwerten Vorteil ans Finanzamt abführen.

Urlaub mit dem Firmenjet

Räumt der Arbeitgeber dem Manager dieses Privileg ein, achten Betriebsprüfer darauf, ob das Unternehmen die Betriebsausgaben korrekt angegeben und angesetzt hat. Und ob die Firma die für den Manager darauf entfallende Lohnsteuer korrekt angemeldet und abgeführt hat.

Im Falle der privaten Nutzung des Firmenjets ohne Erlaubnis

Klarer Fall von Untreue und Steuerhinterziehung – „damit riskiert man die fristlose Kündigung“, sagt Steueranwalt Peter Fabry von der Kanzlei Luther. Außerdem muss der Aufsichtsrat Schadensersatz fordern. „Verzichtet er darauf, sind Lohnsteuern fällig“, sagt Steuerrechtsexperte Rolf Leuner von Rödel & Partner. Genehmigen sich Gesellschafter solche Privatflüge, gilt die Flugreise als verdeckte Gewinnausschüttung, und der Gesellschafter muss sie bei der Einkommensteuer angeben.

Wie Manager Privatflüge im Firmenjet versteuern müssen

Ist das Flugzeug Firmeneigentum, richtet sich der geldwerte Vorteil des Managers nach den Kosten, die auf die Privatnutzung entfallen – inklusive der sonstigen anteiligen Kosten des Unternehmens für die Jetnutzung. Maßstab ist das Verhältnis zwischen privat und dienstlich bedingten Flugminuten laut Dokumentation im Bordbuch. Die Summe gilt außerdem als Nutzungsentnahme, für die Umsatzsteuer fällig wird.

Wenn die Familie zum Geschäftstermin mitfliegt

Nimmt ein Entscheider auf einem Flug im Firmenjet zu eindeutig geschäftlich bedingten Terminen seine Familie mit und übernimmt das Unternehmen deren Kosten, muss der Manager diese genauso versteuern wie seinen Arbeitslohn. Ausnahme: „Übernimmt die mitfliegende Ehefrau auf der Reise Arbeiten für das Unternehmen wie Dolmetscheraufgaben“, sagt Steuerexperte Fabry, „fallen keine Lohnsteuern an.“

Wie angehängte Urlaube abgerechnet werden

Fliegt der Manager an einem Freitag zu einem Geschäftstermin auf die Malediven und hängt zwei Wochen Ferien dran, müssen die Flugkosten aufgeteilt werden: 1/15 zahlt die Firma als normale Betriebsausgabe, 14/15 sind Privatnutzung, und für die sind Lohnsteuern fällig. Anders ist es nur dann, wenn der Manager in seinem Anstellungsvertrag eine sogenannte Nettolohnvereinbarung getroffen hat: Dann spendiert die Firma ihm die Lohnsteuern auch für den Urlaubstrip.

Wenn ein Geschäftspartner im Firmenjet mitfliegt

Solange der Flug fürs Unternehmen von Vorteil ist werden keine Steuern fällig. Etwa, wenn es für Unternehmen billiger ist, seinen Anwalt mit 1000 Euro Stundenhonorar im Firmenjet zu einem Verhandlungstermin nach New York fliegen zu lassen. „Nimmt der Jurist nämlich das Linienflugzeug und ist damit sechs Stunden länger unterwegs, die er der Firma berechnet, ist der Einsatz des Firmenjets preiswerter, und diese Kosten sind eine normale Betriebsausgabe“, sagt Rödel-Anwalt Leuner.

Wenn ein Manager den Firmenjet anderen überlässt

Ex-Thyssen-Aufsichtsratschef Gerhard Cromme hatte Berthold Beitz den Flieger für Flüge nach Sylt und Österreich überlassen. Die Staatsanwaltschaft Essen ermittelt nun wegen Steuerhinterziehung – zwar nicht mehr gegen Beitz selbst, aber gegen das Unternehmen, ob es Lohnsteuern entrichtet hatte.

Der Flug zur Aufsichtsratssitzung eines anderen Unternehmens

Zahlen muss den Flug das Unternehmen, das die Aufsichtsratssitzung veranstaltet – sie setzt ihn als Betriebsausgabe ab. Der Arbeitgeber des Managers rechnet in dessen Namen mit dem anderen Unternehmen ab. „Lohnsteuern fallen für den Manager da nicht an“, sagt Steuerberater Christoph Ackermann von Ernst & Young.

„Unternehmen mit schlecht angebundenen Produktionsstätten, die mit Linienflugzeugen nicht mal eben erreichbar sind, etwa in abgelegenen Orten in Rumänien oder Mexiko“, sagt Raoul Nacke, Deutschland-Geschäftsführer der Personalberatung Eric Salmon & Partners, „stellen sich vermehrt die Frage, ob ein Firmenjet, sich nicht lohnen könne.“ Denn ein Direktflug im eigenen oder gecharterten Businessflieger könne kostengünstiger sein als eine logistisch hochkomplexe und zeitaufwendige Reise.

Doch wer sich die Jets der Top-Manager wie fliegende Luxushotels mit goldenen Wasserhähnen und pompösen Interieur vorstellt, wird enttäuscht. „Das sind eher fliegende Jugendherbergen“, sagt der Hamburger Luftfahrtexperte Heinrich Großbongardt. Nur die ganz großen Maschinen wie der Airbus A319 hätten Platz für ein Bett und ein separates Büro. „Meistens fliegt man in der First Class deutlich bequemer – vertrauliche Gespräche führen kann man dann aber nicht.“

Um seiner Führungsriege genau das zu ermöglichen, setzt SAP auf konzerneigene Flugzeuge. Der IT-Konzern aus dem Örtchen Walldorf besitzt drei Jets – einen Learjet 45XR mit Platz für bis zu acht Passagiere und zwei Challenger 300 vom Flugzeugbauer Bombardier. Einer der Flieger ist dauerhaft in den USA stationiert, die beiden anderen stehen am Flughafen in Mannheim. In den USA verfügt auch Bayer über zwei Learjets. Der Grund: Die 50 Standorte des Chemiekonzerns in den Vereinigten Staaten seien durch den Linienflugverkehr zum Teil schlecht miteinander verbunden.