Externe Fachkräfte, die vorübergehend in einem Unternehmen tätig sind, können maßgeblich zur Wertschöpfung ihrer temporären Auftraggeber beitragen. Dennoch haben knapp 60 Prozent der Befragten unserer Studie „Personalbedarfsplanung und –beschaffung" diese Spezialisten bei ihrer strategischen Planung nicht auf dem Schirm. Für sie gilt: Festanstellungen werden langfristig geplant, externe Fachkräfte dagegen kurzfristig, rekrutiert (82 Prozent). Oder die Externen wandern in einen Pool, der bei spontanem Bedarf angezapft wird. Damit vergeben Unternehmen bei der langfristigen Personalsicherung große Potenziale, die am Markt immer schwieriger zu finden sind.
So steht es um die Personalplanung in deutschen Unternehmen
85 Prozent aller Personaler entwickeln die Strategie zur Personalbeschaffung ausschließlich mit der Geschäftsleitung - und fragen bei den Fachbereichen gar nicht erst nach.
Quelle: Studie "Personalbedarfsplanung und -beschaffung in Unternehmen" der Unternehmensberatung Hays.
82 Prozent berücksichtigen keine Freiberufler bei der strategischen Personalplanung.
81 Prozent aller Personalverantwortlicher sind unzufrieden mit der Deckung ihres Personalbedarfs.
72 Prozent der Fachbereiche sehen sich in der Hauptverantwortung bei der Personalbeschaffung.
58 Prozent legen eine Personalstrategie zur Bindung festangestellter Mitarbeiter an.
Eine konsequente Einbindung dieser „flexiblen Arbeitsform“ würde Unternehmen zum Einen wesentlich flexibler und agiler machen, um so auf sich verändernde Marktanforderungen reagieren zu können. Solange aber nach der Devise, Personalplanung gleich Festanstellung, vorgegangen wird, bleiben Organisationsstrukturen unbeweglich und starr.
Fachbereiche entscheiden im Alleingang
Der Hintergrund für den wenig strategischen Umgang mit externen Fachkräften ist simpel: Ein wesentlicher Mehrwert ihres Einsatzes liegt ja genau darin, kurzfristig auftretende Ressourcen- und Know-how-Engpässe umgehend zu schließen. Hierbei geht es um Verfügbarkeit und Tempo. Deshalb treffen die Fachbereiche häufig autonome Entscheidungen, um schnell den gewünschten Mitarbeiter zu bekommen. Sie sehen davon ab, rechtzeitig Einkauf und HR-Bereich zu involvieren und verbuchen die Kosten des Externen im Projekt. Denn diese Abstimmungsprozesse kosten aus ihrer Sicht nur unnötig Zeit.
Aber genau dieses unkoordinierte Vorgehen der Fachbereiche auf der Suche nach dem nächsten Freiberufler ist einer der wesentlichen Gründe für die mangelnde Berücksichtigung externer Spezialisten bei der strategischen Personalplanung. Die spielt sich – so auch unsere Studie - maßgeblich zwischen HR und Geschäftsführung ab. Die Fachbereiche werden nicht ins Boot geholt. Daher wundert es nicht, dass unsere befragten Fachbereiche in der Mehrheit angeben, selbst ihren Personalbedarf in die Hand zu nehmen. Und sprechen damit indirekt der HR-Abteilung die fachliche Kompetenz ab, dies angemessen zu tun. Ohnehin besteht die Gefahr, dass eine strategische Personalplanung, an der Fachbereiche nicht beteiligt sind, auf der abstrakten Ebene verharrt.
Dieses Geflecht an Silodenken, Angst vor Machtverlust und mangelnder Kommunikation zwischen den Unternehmensbereichen verhindert so eine Personalplanung, bei der externe wie interne Ressourcen gleichermaßen berücksichtigt. Im schlimmsten Fall entstehen echte Wettbewerbsnachteile.
Alle müssen an einen Tisch
Um künftig alle Personal-Ressourcen bei der Planung im Blick zu haben, müssen alle beteiligten Unternehmensbereiche (Einkauf, HR, Fachbereich, Geschäftsleitung, externe Dienstleister) an einen Tisch. Gemeinsam sollten sie erörtern, welche Projekte anstehen, welche Märkte neu erschlossen werden sollen, welche neuen Lösungen oder Services in der Pipeline sind. Und wie diese Themen mit der bestehenden Mannschaft in den nächsten Jahren zu bewerkstelligen sind? Wo benötigt man neue feste Stellen und für welche Projekte macht eine externe Unterstützung Sinn? Daran knüpft dann die Frage an, wie der Bedarf an. externen Mitarbeitern umgesetzt werden soll.
Allerdings gilt: Eine Beteiligung aller Bereich bei der strategischen Personalplanung ist nur die halbe Miete. Sie sollte zudem integrativ aufgesetzt werden. Das heißt, auch externen Fachkräfte unmittelbar miteinbeziehen. Ist die Strategie unternehmensweit integrativ angelegt, wäre das auch eine wesentliche Grundlage für ganzheitliche Prozesse. Zumal die Rekrutierung externer Fachkräfte immer mit viel Aufwand und Personaleinsatz verbunden ist. Erst wenn diese Punkte angegangen werden, entsteht eine systematische Personalplanung.
