Meetings werden im Berufsalltag oft zur Zeitverschwendung. Häufig sorgen kurzfristige Einladungen, damit verbundene Terminumstellungen und unzureichende Informationen zur Tagesordnung schon vorab für Stress. Dann verzögert sich der Sitzungsbeginn, weil wichtige Entscheidungsträger auf sich warten lassen. Letztendlich erscheinen sie nicht und das Meeting beginnt mit Beschwerden über Lappalien, bevor es sich schließlich in einer hitzigen Debatte oder einem eintönigen Monolog verliert.
Dabei sind Meetings für den abteilungsübergreifenden Informations- und Gedankenaustausch essenziell. „Durch die richtige Kommunikation kann man als Moderator dafür sorgen, dass alles effizient läuft“, sagt Marietta Gädeke. Die Expertin und Trainerin für Kommunikation und strategische Empathie wurde 2007 Deutsche Meisterin im Debattieren und ist Autorin des Buchs „Pro und Kontra – die Debating-Methode“. Im Interview erklärt sie, wie man ein Meeting mit einfachen rhetorischen Tricks zu einer effizienten und zielführenden Veranstaltung macht.
Was sind die häufigsten Rhetorik-Fehler bei der Leitung von Meetings?
Keinen Plan zu haben. Wenn man ins Meeting geht und selbst nicht gut vorbereitet ist, kann man das zwar bis zu einem gewissen Grad überspielen, aber die Leute merken das. Nonverbale Kommunikation ist als Moderator sehr wichtig. Und wenn man nicht weiß, wohin die Diskussion führen soll, dann führt sie auch zu nichts. Ein weiterer Fehler ist ein zu nachsichtiger Moderationsstil. Wenn man alle immer sprechen lässt, solange sie wollen, beeinflusst jemand, der sich die meiste Redezeit nimmt, das Ergebnis der Diskussion am stärksten. Aber man sollte auch nicht zu streng sein: Wenn man eine offene Diskussion will, kann man das Meeting nicht durchdiktieren.
Worauf sollte ich als Moderator bei der Vorbereitung eines Meetings achten?
Als Erstes sollte man sich klar machen, welche Ziele man erreichen will und die Länge der Sitzung festlegen. Dann entwirft man eine Tagesordnung. Die wichtigsten Punkte sollten zuerst besprochen werden, da die Produktivität zu Beginn einer Sitzung am höchsten ist. Weitere Themen sollten dann nach absteigender Relevanz geordnet werden, bis zu Punkten, die man eventuell noch verschieben kann. Außerdem sollte man einen Zeitplan für die einzelnen Punkte festlegen. Ist das erledigt, hat man eine Agenda und dadurch auch eine Strategie und Ausrichtung für das Meeting. Die Tagesordnung sollte man allen Teilnehmern mindestens zwei Tage vor der Sitzung schicken. Falls dann Hinweise oder Änderungswünsche aufkommen, kann man das nochmal ändern und die Veranstaltung besser auf die Bedürfnisse der Teilnehmer abstimmen.
Gibt es noch weitere Tricks, um Teilnehmer zu motivieren?
Die Grundbedürfnisse der Teilnehmer sollte man ebenfalls beachten. Niemand kann durstig, hungrig und müde gut arbeiten. Auch die Uhrzeit spielt eine Rolle: Wenn nachmittags ein Tief in der Abteilung herrscht, dann sollte ich das Meeting nicht zu dieser Zeit abhalten, sonst sehen die Teilnehmer das als Pause. Die ideale Zeit für produktive Meetings ist zwischen 9 und 11 Uhr morgens. Danach bekommen einige Hunger, vorher sind einige noch müde.
Wie setze ich durch meine Redeleitung zu Beginn des Meetings die richtigen Akzente?
Man muss sich bewusst sein, dass ein Meeting schon mit dem Non-Verbalen und Persönlichen beginnt. Für ein erfolgreiches Treffen müssen sich die Teilnehmer öffnen und bereit sein, einen kritischen Diskurs zu führen. Wenn man beispielsweise gerade dabei ist, die Technik für eine Präsentation vorzubereiten und die ersten Kollegen schon in den Raum kommen, sollte man Interesse an ihnen zeigen. Zum Beispiel kann man ihnen erklären, was man gerade macht, oder etwas zu trinken anbieten. Dabei sollte man einen freundlichen Ton anschlagen, auch ein Handschlag zur Begrüßung der Teilnehmer ist hilfreich, um Hemmungen abzubauen. So kann man sich später auf sachlicher Ebene besser auseinandersetzen.
Worauf achten die Mitarbeiter in Meetings besonders?
Die Teilnehmer achten stark auf paraverbale Aspekte wie Körpersprache oder Stimme. Man sollte einen wertschätzenden Ton anschlagen, Blickkontakte halten und nicht zu scharf in Diskussionen einsteigen. Sobald sich jemand persönlich angegriffen fühlt, ist oft nicht der Sachinhalt das Problem, sondern die Art und Weise, wie es gesagt wird. Andererseits darf man das Meeting auch nicht zu locker führen oder beispielsweise gähnen. Das kann dazu führen, dass die Veranstaltung einschläft und die Leute sich nicht mehr beteiligen.
