Zu Beginn des rein virtuellen Arbeitens sollte die Führungskraft gemeinsam mit dem Team die entsprechenden Abläufe festlegen. Dadurch entstehen auch neue Aufgaben und Rollen wie zum Beispiel die Moderation der Videokonferenzen, das Erstellen von Ergebnisprotokollen oder eine gemeinsame Ablage von wichtigen Informationen, falls dies zuvor nicht üblich war. Homeoffice heißt also nicht unbedingt mehr Freiheit, sondern erst einmal eine stärkere Formalisierung.
Letztlich gehört es auch zu einer guten Führung aus der Ferne, regelmäßig Bilanz zu ziehen und Arbeitsweisen an den jeweiligen Kontext anzupassen.
Bei der standortübergreifenden Zusammenarbeit über verschiedene Zeitzonen hinweg, ist ein gemeinsamer Arbeitsrhythmus kaum möglich – dennoch sollte es definierte Zeiträume geben, wann Teammitglieder und Führungskräfte sich erreichen können. Gerade für neue Teams sollten Führungskräfte in Krisenzeiten Strukturen schaffen und eine gewisse Routine einrichten - etwa durch gemeinsame Morning-Kick-offs, Evening-Check-outs, tägliche Berichte und mindestens wöchentliche Einzelgespräche, ob nun per Videokonferenz oder am Telefon.
Außerdem empfiehlt es sich, Meetings nicht immer als „Vollversammlung“ anzuberaumen, sondern je nach Agenda und der Frage, wer zu dem besprechenden Projekt etwas beitragen kann, zu besetzen. Der Austausch kann auch unter einzelnen Teammitgliedern oder zu bestimmten Themen und Arbeitsschritten erfolgen. Dafür muss nicht immer das gesamte Team beim Meeting anwesend sein – aber alle, die sich eintragen, sollten auch etwas Substanzielles beitragen.
Einen Kommunikations-Knigge aufstellen
In der Konsequenz bedeutet dies: Führen mit Zielen und Zeitplänen. Das Arbeitsergebnis zählt, weniger die Zahl der Arbeitsstunden. Das setzt natürlich voraus, dass Ziele, Teilergebnisse und Abgaben klar definiert sind. So kann sich – in diesem von der Führungskraft gesteckten Rahmen – jedes Teammitglied selbst strukturieren und seine Arbeit gut einteilen. Das Homeoffice als sich selbst überlassene freie Zeit und Arbeitseinteilung ist ein Mythos – und letztlich auch von den meisten Mitarbeitenden nicht gewünscht.
Auch den Umgang miteinander sollten Führungskräfte insbesondere bei lang anhaltenden Phasen des Homeoffice in Ausnahmesituationen wie dieser im Blick behalten – und mitunter nachjustieren. Bei überwiegend digitaler Kommunikation über verschiedene Kanäle hinweg bilden sich auch Unarten wie immer größere Sammelmails, informelle Whats App-Gruppen oder auch Kundenkommunikation wie im Kumpels-Chat heraus. Hier lohnt es sich, sich die Zeit zu nehmen und eine eigene Team-Netiquette aufzustellen und externe wie interne Kommunikation noch einmal gemäß der Unternehmenskultur zu justieren.
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