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Interview mit Arbeitsrechtler E-Mails dürfen nicht einfach gelöscht werden

Wenn sie es IT-Leuten überlassen, zu entscheiden, welche Mails wann gelöscht werden, riskieren sie Schadenersatzforderungen der eigenen Mitarbeiter und hohe Kartellstrafen. Interview mit Arbeitsrechtler Boris Dzida, Partner bei der Kanzlei Freshfields.

Wann sich Top-Manager frei fühlen
Klaus Engel, Vorstandsvorsitzender der Evonik:"Als im Terminkalender für das neue Jahr noch kein einziger Termin stand." Quelle: dpa
Peter Bauer, Aufsichtsratschef Osram:"Vieles, was mir meine Disziplin zuvor verboten hatte: mitten in der Woche auf einen Berg zu gehen oder die kompletten Sommerferien mit der Familie zu verbringen, ohne dauernd erreichbar sein zu müssen." Quelle: dpa
Thomas Hegel, Vorstandsvorsitzender der LEG Immobilien AG:"Bei einem Strandspaziergang an der Nordsee in einem der letzten Strandkörbe an der Seite meiner Frau einfach mal so einschlafen zu können." Quelle: dpa
Stefan Hartung, Geschäftsführer Robert Bosch:"Als ich das erste Mal eine Cessna C150 allein gesteuert habe." Quelle: PR
Eun-Kyung Park, Geschäftsführerin Sixx:"Ein spontaner Kanu-Urlaub im kanadischen Nationalpark fernab der Zivilisation mit meinem Mann und guten Freunden mitten im Indian Summer. Paddeln, Zeltauf- und -abbau, Feuerholz sammeln und eine Begegnung mit einem Braunbären – glücklicherweise saßen wir gerade im Kanu." Quelle: PR
Stephan Zoll, Geschäftsführer Ebay Deutschland:"Ich war 15 Jahre alt und saß an einem Mittwochvormittag im Flieger nach San Francisco. Es war der Start zu meinem Schuljahr in den USA – ohne Eltern, in eine aufregende Stadt." Quelle: dpa
Rüdiger Grube, Chef der Deutschen Bahn:"Ich musste mir den Zugang zur Hochschule erst mühsam über den zweiten Bildungsweg erarbeiten. Als ich dann 1972 endlich das Studium des Fahrzeug- und Flugzeugbaus an der FH in Hamburg aufnehmen konnte, hatte ich das Gefühl: Jetzt stehen dir alle Türen offen!" Quelle: dpa

Herr Dzida, IT-Fachleute raten Arbeitnehmern ernsthaft, ihrer Überforderung durch viele Mails Herr zu werden, indem man sie am besten kurzerhand löscht. Würden Sie beipflichten oder welches Risiko geht derjenige ein, der solchem Tipp folgt?

Dzida: Arbeitnehmer, die dienstliche Mails einfach ungelesen löschen, riskieren im schlimmsten Fall eine fristlose Kündigung. Stellen Sie sich vor, beim Vertriebsleiter geht per E-Mail ein Großauftrag ein, der nur innerhalb weniger Tage angenommen werden kann. Wenn der Vertriebsleiter die Mail ungelesen löscht und der Auftrag geht an die Konkurrenz, dann ist das ein fristloser Kündigungsgrund. Die tägliche Mail-Flut aber einfach mit der Delete-Taste zu lösen klingt einfach, ist brandgefährlich.

Arbeitsrechtler Boris Dzida, Partner bei der Kanzlei Freshfields. Quelle: Presse


Und wer keine Aufträge bekommt und vielleicht im Sekretariat, als Sachbearbeiter oder Abteilungsleiter Marketing arbeitet. Welche Risiken haben die?
Dzida: Auch bei anderen Arbeitnehmern kann es eine Pflichtverletzung sein, dienstliche Mails ungelesen zu löschen. Allerdings darf der Arbeitgeber ihn deshalb nicht automatisch fristlos kündigen, sondern muss erst abmahnen. Denn es kommt auch darauf an, ob tatsächlich `etwas passiert`. Angenommen, der Chef ist auf Reisen und mailt der Sekretärin, dass sie ihn auf einen früheren Rückflug buchen soll. Wenn sie das einfach löscht, kann man sie abmahnen. Es gibt aber auch viele dienstliche Mails, die so belanglos sind, dass noch nicht mal abgemahnt werden kann. Wer aber beispielsweise nach dem Urlaub einfach alles löscht, was während des Urlaubs so eingegangen ist, fährt ein hohes Risiko, dass eben doch etwas Wichtiges dabei ist.

Was ist mit dem umgekehrten Fall: Dürfen Arbeitgeber rigoros alle Mails, die sich auf Accounts der Angestellten befinden, löschen? Ohne einzelne Vorwarnung?
Dzida: Damit kann sich der Arbeitgeber schadensersatzpflichtig machen. Wenn der Arbeitnehmer das dienstliche Mail-System auch privat nutzen durfte, dann darf der Arbeitgeber das Account nicht einfach löschen, zum Beispiel nach einer Kündigung. Denn es kann ja sein, dass der Arbeitnehmer auf diesem Account private Mails hat, die er noch braucht. Deshalb hat das Oberlandesgericht Dresden es für möglich gehalten, dass ein freier Mitarbeiter Schadensersatz beanspruchen kann, wenn sein Account am letzten Arbeitstag sofort gelöscht wird. Das Gericht entschied: Bei erlaubter Privatnutzung darf ein dienstliches Account solange nicht gelöscht werden, bis feststeht, dass der Mitarbeiter für seine privaten Daten keine Verwendung mehr hat.

Einfach löschen, geht nicht

So tanken Sie nach dem Job neue Kraft
Machen Sie viele kurze UrlaubeBevor Sie sich einmal im Jahr für vier Wochen an den Strand legen, verteilen Sie Ihren Urlaub lieber über das Jahr. So haben Sie immer wieder viele kleine Erholungspausen, anstatt einer großen, auf die Sie das ganze Jahr warten müssen. Quelle: dpa
Langsam in den Arbeitsalltag startenSie kommen frisch und erholt aus dem zweiwöchigen Badeurlaub oder der Rucksacktour durch Thailand zurück und nach zwei Stunden im Büro ist alles wieder wie zuvor? Lassen Sie es lieber langsam angehen. Wer erst Sonntagabends aus dem Urlaub kommt und montags um sieben wieder volle Leistung bringen muss, riskiert, schnell wieder so gestresst zu sein wie vor dem Urlaub. Legen Sie Ihren ersten Arbeitstag also besser auf einen Dienstag oder Mittwoch. Quelle: Fotolia
Erholung zum festen Termin machenTrotzdem ist der Alltag voller Termine: früh aufstehen, die Kinder wecken, anziehen und in die Kita oder Schule bringen, zur Arbeit, die Kinder aus der Nachmittagsbetreuung abholen, einkaufen, Haushalt managen, Kinder ins Bett bringen, Rechnungen bezahlen, Keller aufräumen. Wenn alles erledigt ist, ist es 23 Uhr und Sie fallen tot ins Bett. Deshalb will auch Freizeit geplant sein. Organisieren Sie sich einen Babysitter, planen Sie den Mittwochnachmittag für Sport ein, den Donnerstag für den Besuch in der Sauna oder den Montag für einen Kinoabend. Quelle: Fotolia
Machen Sie SportApropos Sport: Auch wenn Sport anstrengend ist, trägt er doch zur Erholung bei: Sie bekommen den Kopf frei und Ihre Nervenzellen belohnen Sie mit Endorphinen. Eine halbe Stunde moderates Joggen genügt, um glücklich zu sein. Und gesund ist es auch noch. Quelle: dpa
Gehen Sie SpazierenWenn Sie sich schon nicht zum Joggen oder Tanzen aufraffen können, gehen Sie wenigstens im Park spazieren. Die Natur wirkt beruhigend auf Menschen, ein Spaziergang im Grünen kann den Blutdruck senken und steigert das Wohlbefinden. Quelle: obs
Treffen Sie FreundeFür den Stressabbau ist es auch hilfreich, wenn Sie sich mit Menschen treffen, die Sie mögen. Sie können Ihren Tag besprechen und kommen so auf andere Gedanken. Quelle: Fotolia
Ergreifen Sie ein EhrenamtWenn es möglich ist, engagieren Sie sich ehrenamtlich. Paradoxerweise entspannt uns Arbeit nämlich - wenn wir sie freiwillig tun. Das haben Psychologen der Universitäten Mainz und Konstanz herausgefunden. Allerdings funktioniert der Trick nur, wenn Sie in Ihrem Ehrenamt etwas anderes tun, als in Ihrem Job. Die Krankenschwester, die nebenbei noch im Altenheim hilft, wird dort kaum Stress abbauen. Kümmert sie sich ehrenamtlich um Hunde im Tierheim, sieht es schon wieder anders aus. Quelle: AP


Darf der Arbeitgeber den Account des Arbeitnehmers löschen, wenn die Privatnutzung verboten war?
Dzida: Wenn die Privatnutzung verboten war, hat der Arbeitnehmer keinen Anspruch auf Schadensersatz. Wenn er den dienstlichen Account für Privatmails genutzt hat, ist es sein Problem, wenn er an diese Mails nicht mehr herankommt.

Und wenn Unternehmen - wie bei vielen offenbar üblich und nicht entsprechend kommuniziert, sondern versteckt in einer seitenlangen Betriebsvereinbarung oder an ähnlicher Stelle - automatisch alle Mails löschen, die älter als sechs Jahre sind - ist das zulässig?
Dzida: Der Arbeitgeber darf nicht einfach alles löschen. Denn Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte geschäftsrelevante Mails bis zu sechs oder sogar bis zu zehn Jahre lang aufzubewahren. Das betrifft zum Beispiel alles, was mit dem Abschluss von Verträgen zu tun hat oder für die Besteuerung des Unternehmens relevant ist. Wer diese Aufbewahrungspflichten verletzt, handelt ordnungswidrig oder macht sich sogar strafbar.

Geschäfts-Mails können auch noch später erst wichtig werden, etwa im Zusammenhang mit Kartellverfahren. Wenn etwa jemand nach Jahren beweisen will, dass es keine Kartellabsprache gab. Oder sich für sonstwas entlasten muss.
Dzida: Ja, das ist ein gutes Beispiel. Oder auch, wenn ein Unternehmen in einen Prozess in den USA verwickelt wird. Dort kann das Gericht anordnen, dass alle Mails herausgegeben werden, die mit dem Streit zu tun haben. Wer das nicht mehr kann, weil er die Mails gelöscht hat, kann den Prozess allein deshalb verlieren. Dann kann es passieren, dass eine Firma für die Löschwut seiner IT-Abteilung mehrere Millionen an Kartellstrafe bezahlen muss - einfach weil er verteidigungsunfähig wurde.
Wer alle seine Mails vernichtet, hat sie eben auch nicht mehr, wenn er sie braucht, um sich zu entlasten. Und in der Tat bekommen manchmal Mails erst im Nachhinein eine Relevanz.


Können auch deutsche Gerichte die Herausgabe von E-Mails verlangen?
Dzida: Deutsche Zivilgerichte haben anders als die US-Gerichte keine Möglichkeit, die Herausgabe aller prozessrelevanten Mails anzuordnen. Aber auch hier kann man als Prozesspartei in Schwierigkeiten kommen, wenn man die Beweismittel, die man braucht, gelöscht hat. Ich hatte neulich einen Fall, in dem es Streit über eine 1974 erteilte Pensionszusage gab. Natürlich konnte sich niemand mehr an den Vorgang erinnern, Akten aus der Zeit gab es nicht mehr und ein wichtiges Dokument fehlte. Wahrscheinlich hätten wir den Prozess wegen Beweisschwierigkeiten verloren. Da waren alle froh, dass der frühere Personalleiter noch Kisten mit Unterlagen im Keller hatte.

Einsehen trotz Hausverbot?

Zehn Tipps für mehr Produktivität
1. Tierfotos aufhängen…Klingt skurril, funktioniert aber tatsächlich. Davon ist zumindest Hiroshi Nittono von der Universität Hiroshima überzeugt. Für seine Studie im vergangenen Jahr teilte er 132 Freiwillige in zwei Gruppen. Gruppe A blickte zunächst auf Fotos verschiedener Kleintiere, darunter Hundewelpen und Katzenbabys. Gruppe B sah zwar ebenfalls Bilder von Tieren, allerdings von ausgewachsenen. Nun absolvierten alle Probanden unterschiedliche Geschicklichkeitsspiele. Und siehe da: In allen drei Experimenten schnitten jene am besten ab, die zuvor die Tierbabys angeschaut hatten. Nittono glaubt: Beim Anblick niedlicher Tiere wird uns sprichwörtlich warm ums Herz. Und dieses Gefühl kann offenbar auch unsere geistigen Fähigkeiten steigern – zumindest kurzfristig. Quelle: REUTERS
2… oder einen echten Hund anschaffenVorausgesetzt natürlich, der Arbeitgeber stimmt zu. Doch mit ziemlicher Sicherheit werden es ihm die Angestellten mit mehr Leistung danken. Zu diesem Ergebnis kam auch eine Studie, über den der britische „Economist” vor einigen Jahren berichtete. Darin sollten sich die Freiwilligen zum Beispiel Ideen für einen Werbespot ausdenken. Bei manchen hatte es sich unter dem Konferenztisch ein Hund gemütlich gemacht – und genau jene Probanden waren am kreativsten. Außerdem fühlten sie sich auch am wohlsten. Quelle: dpa
Geschenke verteilenHöhere Löhne? Boni für besondere Leistungen? Alles schön und gut – aber kleine Geschenke helfen viel mehr. Das glaubt etwa Sebastian Kube, Verhaltensökonom an der Universität Bonn. In seiner Studie sollten im Jahr 2011 48 Studenten drei Stunden lang die Bücher einer Bibliothek katalogisieren – für zwölf Euro Stundenlohn. Doch Gruppe A gestattete Kube im Verlauf des Experiments eine Gehaltserhöhung von 20 Prozent. Gruppe B schenkte er einen Gutschein für eine Thermoskanne im Wert von sieben Euro. Kaum zu glauben: Die Lohnerhöhung brachte gar nichts. Wirksam war hingegen der Gutschein: Er steigerte die Produktivität im Schnitt um 30 Prozent. Kube erklärt sich dieses Ergebnis mit dem so genannten Reziprozitäts-Effekt. Vereinfacht gesagt: Wer uns etwas schenkt, dem fühlen wir uns anschließend verpflichtet. Wer von seinem Unternehmen also ein Geschenk erhält, erhöht im Anschluss sein Engagement. Quelle: Fotolia
4. Im Internet surfenNoch immer soll es Unternehmen geben, die ihren Angestellten verbieten, während der Arbeit privat im Netz herumzusurfen – ein großer Fehler. Das zumindest legt eine Studie aus dem Jahr 2011 nahe. Don Chen und Vivien Lim von der Nationaluniversität von Singapur reichten 96 Studenten einen Text mit einer Länge von 3500 Wörtern. Darin sollten sie 20 Minuten lang jedes „E“ markieren – eine zugegebenermaßen stupide Aufgabe. Dann teilten die Wissenschaftler die Probanden in drei Gruppen. Die einen mussten eine zehnminütige Zusatzaufgabe lösen, die anderen konnten entspannen, wieder andere durften im Internet herumsurfen. Jetzt bekamen alle einen 2000 Wörter langen Text, in dem sie jedes „A“ kennzeichnen sollten. Wer sich am besten schlug? Jene Gruppe, die zuvor im Netz herumgesurft war. Offenbar sorgte Surfen für Entspannung und lud den geistigen Akku am besten auf. Quelle: Reuters
5. Mit Kollegen tratschenDie Psychologin Kathryn Waddington von der Universität von London befragte für ihre Studie im Jahr 2005 knapp 100 Krankenschwestern und –pfleger. Ergebnis: Ein kurzer Plausch in der Kaffeeküche oder in der Raucherecke war für die meisten eine gute Gelegenheit, um Frust und Freude zu teilen – und sich letztendlich wieder besser auf die Arbeit zu konzentrieren. Quelle: Fotolia
6. Musik hörenMusik hat durchaus magische Kräfte. Das konnte 2008 auch Costas Karageorghis von der Brunel-Universität in London nachweisen. 30 Freiwillige strampelten sich auf einem Laufband ab und lauschten währenddessen unterschiedlicher Musik. Und siehe da: Liefen die Freiwilligen zu einem Rhythmus von 120 bis 150 Pulsschlägen pro Minute, brachten sie bis zu 15 Prozent mehr Leistung – und fanden das Training außerdem weniger anstrengend. Quelle: dpa
7. Pflanzen mitbringenEin norwegisch-amerikanisches Forscherteam um Ruth Raanaas ließ für eine Studie im Jahr 2011 34 Studenten verschiedene Aufgaben lösen. Die eine Hälfte war derweil von Blumen und Pflanzen umgeben, die andere nicht. Mehrmals testete Raanaas die Aufnahmefähigkeit und Konzentration der Probanden – und stellte fest: Die Blumen-Gruppe schnitt jedes Mal besser ab. Offenbar steigerte die Flora die geistigen Fähigkeiten. Quelle: dpa

Was ist, wenn ein Arbeitnehmer nicht privat, sondern dienstlich Mails braucht und die hinter seinem Rücken gelöscht wurden. Etwa weil er beweisen will, nichts mit einem Kartellverfahren zu tun zu haben. Oder dass er keine üble Nachrede, Beleidigung oder sonsteine Verfehlung zu verantworten hat oder sich an einer Mobbing-Aktion nicht beteiligt hat? Dem nützt keine theoretisch mögliche Schadenersatzforderung gegen seine Firma etwas.
Dzida: Das stimmt, aber zum Glück ist es in diesen Fällen meistens umgekehrt: Der Arbeitgeber muss beweisen, dass der Arbeitnehmer beleidigt oder gemobbt hat. Wenn ein Mobbing-Opfer beispielsweise behauptet, ständig von Kollegen per Mail angefeindet worden zu sein und der Arbeitgeber den Tätern kündigen will, muss der Arbeitgeber das Mobbing beweisen. Aber Sie haben recht: Es sind auch Fälle denkbar, in denen sich der Arbeitnehmer scheinbar falsch verhalten hat, sich aber mit Mail-Korrespondenz entlasten könnte - was nicht mehr geht, wenn sie gelöscht ist. Muss man als Angestellter nicht wenigstens eine Warnung von der Firma vor dem Löschvorgang erhalten? Um rechtzeitig reagieren zu können? Viele Firmen, die Mails regelmäßig und schnell löschen, haben klare Regeln, dass wichtige Mails ordnungsgemäß in bestimmte Ordner abgelegt werden müssen - und dann natürlich nicht gelöscht werden. In solchen Fällen ist keine Warnung erforderlich, denn dann kann und muss jeder alles ablegen, was wichtig ist.
Gibt es solche Regeln nicht, sollten Arbeitgeber ihre Mitarbeiter warnen, wenn denen die Privatnutzung des dienstlichen Mail-Systems erlaubt ist. Denn sonst könnten die - wie oben gesagt - Schadensersatzansprüchen gegen sie stellen.

In Arbeit
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Was ist mit Managern, die im Zuge eines Managerhaftungsverfahrens - wie schon Heinrich von Pierer bei Siemens - freigestellt werden, die womöglich Hausverbot von ihrer eigenen Ex-Company bekommen und nicht mehr an ihre Mails herankommen. Ohne die können sie sich aber umso schlechter oder gar nicht verteidigen im Schadenersatzprozess vor dem Zivilgericht oder gar in einem parallel laufenden Strafprozess. Haben diese Manager keinen Anspruch darauf, dass sie ihre Mails - zumindest zu diesem Zweck - mitnehmen können?

Dzida: In solchen Fällen haben ehemalige Manager einen Anspruch darauf, Mails oder sonstige Unterlagen beim Arbeitgeber einzusehen, die sie zu ihrer Verteidigung gegen Schadensersatzansprüche brauchen.

...und das bedeutet, sie abfotografieren dürfen? Trotz Hausverbot ?

Dzida: ´Einsehen´ heißt zunächst einmal nur, sich das Dokument ansehen zu dürfen. Wenn es aber um komplexe Sachen geht, kann der Manager sich Kopien fertigen. Und wenn der Arbeitgeber ihm Hausverbot erteilt hat, dann muss dieser trotzdem dafür sorgen, dass der Manager die Unterlagen einsehen kann, notfalls außerhalb des Betriebsgeländes, etwa im Büro des Firmenanwalts.

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