Konferenzwahn Endlich Schluss mit öden Meetings

Besprechungen rauben oft Zeit und Nerven. Dabei könnten sie durchaus produktiv sein – wenn alle Teilnehmer ein paar Tipps befolgen.

Meeting Quelle: Fotolia

Mit offenen Augen schlafen, auf dem Smartphone daddeln, Hirn abschalten – in einer Sitzung mit Marissa Mayer sollte man das lassen. Die 40-jährige Chefin des Internet-Konzerns Yahoo plant ihre Besprechungen penibel und zeitlich straff. Bei 12.500 Mitarbeitern kann sie es nicht zulassen, dass ein Meeting zur Plauderstunde ausartet.

Auch Mayers Ex-Chef hasst es, wenn seine Mitarbeiter durch Sitzungen von der Arbeit abgehalten werden. Google-Mitgründer Larry Page führte daher strikte Regeln ein: Keine Besprechung mit mehr als zehn Teilnehmern; fehlt der Entscheidungsträger, wird sie abgesagt; wer nichts zu sagen hat, muss draußen bleiben.

So effizient sind die Konferenzen in den meisten Unternehmen leider nicht, Dutzende Studien belegen das. Fast die Hälfte aller befragten Mitarbeiter hat Besprechungen schon mal als unproduktiv wahrgenommen, sagt Simone Kauffeld, Inhaberin des Lehrstuhls für Arbeits-, Organisations- und Sozialpsychologie an der TU Braunschweig.

Was Meeting-Floskeln wirklich bedeuten

Hinter verschlossenen Bürotüren dürfte die Zahl wesentlich höher sein. Wer kennt das nicht: unvorbereitete Kollegen hier, führungsschwache Chefs da, nervtötendes Palaver dort. Schlimmer noch: Aus vielen Meetings gehen die Teilnehmer ohne Entscheidung auseinander. Schade um die schöne Zeit. Was hätte man derweil alles erledigen können!

Trotzdem verbringen Angestellte immer mehr Zeit in Konferenzen. Je nachdem, welcher Studie man glauben möchte, sitzt die gesamte Belegschaft durchschnittlich 15 Prozent ihrer Arbeitszeit in Meetings. Bei einer 40-Stunden-Woche macht das sechs ganze Stunden. Und das hat Folgen.

Arbeitspsychologin Kauffeld hat herausgefunden, dass Mitarbeiter regelrecht an Meetingitis erkranken können. Der eine klagte darüber, nach der Arbeit nicht mehr zur Ruhe zu kommen, weil er sich durch jammernde Kollegen mies fühlte. Den anderen nervten ständiges Tuscheln und die obligatorische Selbstdarstellerei, wieder andere trauerten der vertrödelten Zeit nach.

Dabei sollten Besprechungen eigentlich keine Belastung für die Mitarbeiter sein, sondern ein effizientes Mittel für den Erfolg eines Unternehmens. Doch wie kann das gelingen?

Zehn Tipps für die perfekte Rede

1. Nicht eines für alle

Kollegen oder Mitarbeiter zur Zwei-Stunden-Sitzung zu zitieren geht verlockend schnell, vielleicht zu schnell: Uhrzeit im Kalender aussuchen, Termin per E-Mail an alle verschicken, fertig. Selbstzufriedenes Grinsen beim Absender – Augenrollen bei den Empfängern.

Bevor Führungskräfte auf „Senden“ drücken, sollten sie genau überlegen, ob das Treffen überhaupt nötig ist. Vielleicht lässt sich das Anliegen auf kurzem Dienstweg schneller klären? Dazu rät auch Stefan Rief, Projektleiter am Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. Chefs sollten sich vorher klarmachen, um welche Art von Meeting es sich handelt: ein Entscheidungskreis mit wenigen Führungskräften oder eine Projektbesprechung mit unterschiedlichen Hierarchieebenen?

Jede Einladung braucht außerdem eine klare Ansage: In der Agenda steht, welche Mitarbeiter von welchem Thema betroffen sind und wie lange es behandelt werden soll. Vor der Besprechung sollten sich die Teilnehmer gut vorbereiten, indem sie sich mit ihren Teams absprechen.

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