WirtschaftsWoche: Herr Magnussen, Sie beraten Unternehmen und Selbständige, wie diese ihre Abläufe und Kommunikation digital optimieren. Was raten Sie Leuten, die sich jetzt als Homeoffice-Neulinge sortieren müssen?
Christoph Magnussen: Von der technischen Seite betrachtet, sollten Angestellte im Homeoffice viele Kommunikationstools auf dem Laptop haben. So ist klar: Auch wenn eines davon hakt oder überlastet ist, kriegen sie alles koordiniert. Wenn etwas nicht funktioniert, löst das für viele Menschen Stress aus. Auf der menschlichen Ebene gilt jetzt: Wir sollten gütig mit uns selbst sein. Jetzt ist nicht die Zeit für Selbstoptimierung.
Welche Arbeit können wir – natürlich unter Einhaltung der Abstandsregeln – draußen erledigen?
In der momentanen Situation würde ich davon abraten, auch noch draußen zu arbeiten. Ich würde das Draußensein sehr bewusst genießen, weil es kostbar ist. Das schöne Wetter sollte man nutzen, um zu beobachten, die Ruhe wahrzunehmen. Was man wunderbar machen kann: ein Video für die Mitarbeiter – oder auch Freunde – mal draußen aufzunehmen. Oder Sprachnachrichten. Es ist interessant, was man auch aus der Stimme heraushören kann. Das erzeugt eine andere Nähe als nur schriftliche Kommunikation. Wer dennoch etwas auslagern möchte, kann einfach anfangen auszuprobieren. Dafür ist jetzt die Zeit. Speech-to-text funktioniert super, da lassen sich auch auf einem Spaziergang Mails formulieren.
Wer im Homeoffice arbeitet, braucht Struktur. Das ist in der derzeitigen Situation nicht so einfach wie im selbstgewählten Homeoffice. Besonders, wenn die ganze Familie auch da ist. Was hilft gegen das Chaos?
Was jetzt wichtig ist: Man sollte nicht von den vergangenen zehn Jahren ableiten, wie jetzt die Arbeit am heimischen Schreitisch zu laufen hat. Nun sollte man in sich hineinfühlen, Abweichungen erlauben, neue Abläufe testen, bis es passt. Die Situation trifft gerade alle. Es ist okay, dass auch mal ein Kind in eine Videokonferenz reinrennt. Ich würde die Phase jetzt nutzen zum Ausprobieren und um sich auf die menschlichste aller Fähigkeiten zu konzentrieren, nämlich die Anpassungsfähigkeit.
Was sind die häufigsten Fehler von Homeoffice-Neulingen?
Wir neigen dazu, Formate, die wir aus dem echten Leben kennen, auf das virtuelle Leben zu übertragen. Aber so wie der Yogakurs bei 25 Teilnehmern zwar im Sportstudio, aber nicht per Videokonferenz sinnvoll ist, funktioniert nicht jede Gruppenkommunikation per Video so wie im Meetingraum. Deshalb müssen die Kanäle sorgfältig ausgewählt werden. Brauche ich für alles eine Videokonferenz in Gruppe? Oder funktioniert eine Absprache eins zu eins besser? Bei sehr großen Gruppen kann sich auch mal ein Livestream anbieten – mit einem festen Moderator.
Wie sollten sich Teams organisieren, die vorher auf engem Raum zusammengearbeitet haben?
Viele befinden sich gerade noch in einer Art Remote-Honeymoon – und schwärmen vom virtuellen Kaffee, den sie morgens mit dem Team trinken. Das klingt alles total nett. Aber das Anstrengende ist, über die Distanz die Energie zu halten. Ein Workshop über sechs Stunden funktioniert im Homeoffice höchstens drei Stunden. Ein Meeting mit 20 Leuten muss auf zehn reduziert werden. Es kostet sehr viel Kraft, mit mehreren Leuten Calls zu machen. Das sollte man also reduzieren. Für den morgendlichen Check-in im Team reicht doch auch eine Gruppe bei Slack oder Microsoft Teams. Und da schreibt jeder in wenigen Sätzen rein, was ansteht. In Zeiten von Corona würde ich noch dazuschreiben, wie es mir geht. Damit haben alle einen Überblick, als Führungskraft siehst du dein ganzes Team, musst dich aber nicht synchron mit allen treffen.
„Homeoffice-Honeymoon“ scheinen derzeit viele Menschen zu haben: Im Netz berichten viele, dass sie entspannter seien als sonst und die Entschleunigung gerade genießen. Wann endet diese Euphorie - und was dann?
Wie in einer Beziehung kommt auch im Homeoffice irgendwann der Alltag. Und in der aktuellen Situation ist es ja nicht nur Homeoffice, sondern alles zusammen: Arbeit, Partner, Kinder, manchmal neue wirtschaftliche Unsicherheit. Es kommt auf zweierlei an: Für den einzelnen ist es wichtig, die Situation jetzt nicht für eine vorübergehende zu halten. Also muss man vielleicht auch eine Weile ausprobieren, bis der individuelle Arbeitsablauf gefunden ist. Bei allem Chaos, wenn jetzt ganze Familien auf engem Raum zusammen sind, gilt es, Routinen nach Möglichkeit zu erhalten und zu wissen, wann der Arbeitstag beginnt – und zwar nicht in Jogginghose. Auf der anderen Seite sollte man jetzt nicht die ganze Zeit die höchsten Ansprüche an sich und die anderen stellen. Es ist wichtig, sich Pausen zu gönnen. Und wenn man mal morgens nicht um Punkt neun startklar ist, ist das auch okay. Ich war vergangene Woche auch hart mit mir selbst, weil wir es zu Hause nicht so reibungslos hinbekommen haben. Erst am Ende der Woche habe ich wahrgenommen, wie fertig ich war.
Also einerseits die Routinen beibehalten, aber doch das eine oder andere Meeting lieber ausfallen lassen, statt darüber Präsenz zu zeigen?
Auf jeden Fall. Viele Chefs stressen sich jetzt und beharren auf dem morgendlichen Check-in und der Anwesenheitskontrolle über Video. Das geht gar nicht. In meiner Firma haben wir das schon lange abgeschafft, alle arbeiten selbstständig. Das hat mich als Chef am Anfang auch Überwindung gekostet. Aber es klappt.
Wie sollten sich Führungskräfte jetzt verhalten?
Ich bringe in meine Führung Transparenz rein, indem ich in offenen Gruppen kommuniziere. Da lesen alle mit. Jetzt ist es wichtig, als Chef präsent zu sein, auch selbst mal zu erzählen, wie es einem geht. Da kann man zwischendurch auch einfach mal ein Video aufzeichnen, um ein Update zu geben. Und auch als Chef mal sagen: „Ich weiß gerade auch nicht, wie die nächste Woche läuft.“ Video ist ein sehr vertrauensbildendes Medium. Und Sie müssen Bescheid wissen, wie es Ihren Mitarbeitern geht. Vielleicht nervt bei denen der Partner oder die Kinder drehen durch, die Katzen streiten, was auch immer. Da ist nicht alles wie immer. Mitarbeitern diesen Raum zu geben, nimmt Druck weg – und das ist das wichtigste Führungsinstrument momentan.
Christoph Magnussen ist Gründer des Beratungsunternehmens Blackboat. Auf seiner Website stellt er „Emergency Kits“ für das Homeoffice zur Verfügung.
