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Rat der Weisen Wie bringe ich KollegInnen zu mehr Konferenzdisziplin?

Quelle: Patrick Zeh für WirtschaftsWoche

Täglich flattern die Konferenzeinladungen ins Postfach. Und man klickt auf „Zusage“. Ebenso leicht fällt es gerade bei digitalen Konferenzen, kurzfristig doch keine Zeit zu haben. Ärgerlich!

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Es ist ja nicht so, dass Konferenzen und Meetings in der Coronapandemie weniger geworden wären. Sie finden nur fast ausschließlich online statt. Aber ob Konferenzraum oder Zoom: Wer selbst ab und zu solche Zusammenkünfte plant, weiß, dass Kolleginnen und Kollegen gerne erst einmal auf den grünen Zusage-Haken klicken - und kurz vor dem Meeting doch noch absagen. So geht es auch einer Wiwo-Leserin, die beklagt: „Meine Kolleginnen und Kollegen sagen oft kurzfristig ihre Teilnahme an den von mir organisierten Meetings ab. Wie kann ich das ansprechen und sie zu mehr Verbindlichkeit anhalten?“

Antwort: Oh, Sie sind mit dieser Herausforderung nicht allein. Solange nicht die Vorgesetzten höchstpersönlich zu Terminen einladen, zeigen manche im Team die Haltung: „Ich entscheide selber, an welchem Meeting ich teilnehme.“ Das muss gar kein böser Wille sein, sondern ist meist Ausdruck von Zeitnot. Tenor: Mein eigener Kram geht vor. Und zack wird die eigene Teilnahme wieder abgesagt.

Und das ist genau der Punkt: Von anderen Leuten initiierte Meetings werden oft nicht als eigene Angelegenheit empfunden. Hier würde ich als erstes ansetzen: Machen Sie Ihre Meetings auch zu den Meetings der Anderen.

Fragen Sie die Kolleginnen und Kollegen einfach mal, wie sie ihre eigene Rolle in Ihren Meetings wahrnehmen. Machen Sie den anderen klar, dass Sie auf das Teamwork angewiesen sind. Am besten künftig auch bei jeder Einladung: „Ich brauche deinen Input zu…, weil…“ Ermuntern Sie die Kolleginnen und Kollegen im Zweifel dazu, künftig von Fall zu Fall mit Ihnen zu besprechen, wie dringend erforderlich es ist, dass sie teilnehmen, bevor sie zusagen. Aber überprüfen Sie auch genau, wen aus dem Team Sie wirklich dabei haben müssen. Wer zweimal denkt: „Was soll ich hier?“, fehlt vielleicht beim dritten Mal, wo er oder sie unentbehrlich ist.

Das Gefühl der anderen von „ich muss mich erstmal um meine eigenen Projekte kümmern“ ist dabei natürlich nicht von der Hand zu weisen. Besprechen Sie mit den anderen deshalb als nächstes: Wie lassen sich Anzahl und Umfang der Konferenzen straffen? Etwa, indem Zeitfenster innerhalb des Meetings vereinbart werden, bei dem die Fachleute für eine Viertelstunde dazukommen, anstatt die ganze restliche Stunde brav die Zeit abzusitzen.

Vielleicht ließen sich die Meetings aber auch anders organisieren. Oft knallen wir den anderen einfach einen Termin in den Online-Kalender, als hieße ein weißer Fleck im Tagesablauf „Nichts zu tun“. Manchmal ist ein gemeinsam vereinbarter fester wöchentlicher Termin für alle besser in die Arbeitsroutine einbaubar als einmalige Treffen, die einen beim Blick auf den vollgetopften Kalender morgens überraschen.

Je mehr Verbesserungen Sie sich also gemeinsam ausdenken und je besser Sie erklären, dass die Teilnahme unentbehrliches Teamwork ist, desto schwerer fällt es abzusagen. Im Zweifel sollte das die Geschäftsführung klarstellen. Das gibt allen das gute Gefühl, etwas im Sinne des Unternehmens zu tun, wenn sie sich für Projekte engagieren, die in der Verantwortung anderer liegen.

Marcus Werner ist Fernsehmoderator und Buchautor und arbeitet als Berater für Kommunikation und Persönlichkeitsentwicklung.

Wenn Sie eine Frage haben, senden Sie uns diese bitte an erfolg@wiwo.de oder via FacebookInstagram und LinkedIn

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