Selbstmanagement Zeit sparen mit Stop-Doing-Listen

Auf To-Do-Listen halten wir fest, was wir noch zu erledigen haben. Dementsprechend versuchen wir, unsere Zeit sinnvoll dafür zu nutzen. Beraterin Karin Wilcke rät, auch solche Dinge aufzuschreiben, die uns Zeit kosten.

Eine wohl jedem bekannte Maßnahme gegen die Prokrastination ist das Erstellen von To-Do-Listen. Beraterin Karin Wilcke rät, auch solche Dinge aufzuschreiben, die uns Zeit kosten. Quelle: Fotolia

"Wenn wir etwas Unangenehmes zu erledigen haben, fangen wir an, Fenster zu putzen. So beruhigen wir unser Gewissen", erklärt Karin Wilcke. Dieses altbekannte Phänomen bezeichnet man als Prokrastination. Dabei habe jeder seine eigene Strategie, "nicht zielgerichtet zu arbeiten." Eine erste, wohl jedem bekannte Maßnahme ist das Erstellen von To-Do-Listen, auf denen man notiert, was noch zu erledigen ist. Die sollten allerdings nicht zu lang werden. Besser ist es, den Arbeitstag in Zeitsegmente zu gliedern, für die man sich Ziele setzt.

So überwinden Sie die lästige Aufschieberitis
Einplanen, dass Dinge länger brauchen.Machen Sie sich einen Arbeitsplan und bedenken Sie dazu, dass Sie für die Arbeit höchstwahrscheinlich doppelt solange brauchen werden. Schreiben Sie sich auf, wie lange Sie für welche Tätigkeit gebraucht haben. So können Sie ihr Arbeitstempo realistisch einschätzen. Ein Nebeneffekt: So merken Sie auch gleich, wovon Sie sich wie stark ablenken lassen. Quelle: dpa
Die Arbeit auch mal liegenlassen.Nehmen Sie sich bewusst Freizeit, denn niemand kann länger als acht Stunden wirklich effektiv arbeiten. Planen Sie Ihren Tag außerdem so, dass sie aufwendige und schwierige Aufgaben dann erledigen, wenn Sie sich besonders gut konzentrieren können. Quelle: dpa
Belohnen Sie sich! Ein schönes Essen mit Freunden nach getaner Arbeit oder mit dem neuen Buch auf die Couch: Schaffen Sie sich neue Anreize für die Arbeit am nächsten Tag in dem Sie sich selbst belohnen. Dann klappt es auch wieder mit der Motivation. Quelle: dpa
Mit kleinen Schritten zum Ziel Eine lange To-Do-Liste macht keinen Sinn: Teilen Sie sich den Tag in kleinere Arbeitseinheiten auf und legen Sie dafür konkrete Ziele fest - ein Tag hat schließlich nur 24 Stunden und eine kleine Pause kann zwischendurch auch mal ganz hilfreich sein. Quelle: dpa
Ein aufgeräumter SchreibtischWenn morgens immer erst der Schreibtisch oder der Computer-Desktop aufgeräumt werden muss, verliert man wertvolle Zeit, die eigentlich in Arbeit investiert werden sollte. Je aufgeräumter die Arbeitsfläche jedoch ist, desto mehr fokussiert man sich auf sein Ziel - Ablenkung ist passé. Quelle: dpa
Sport treiben!Ein gesunder Geist wohnt in einem gesunden Körper, heißt es in einem Sprichwort. Nehmen Sie sich das zu Herzen. Schon 20 Minuten Bewegung am Tag reichen, um Energiereserven wieder aufzufüllen und Glückshormone auszuschütten. Quelle: dpa
Suchen Sie sich Hilfe! Der Drang Dinge aufzuschieben, muss nicht immer nur ein Motivationstief sein. Prokrastination geht häufig einher mit Depressionen. Zögern Sie deshalb nicht einen Psychologen aufzusuchen. Quelle: dpa

Natürlich lässt sich nicht immer genau voraussagen, wie lange ein Meeting oder die Auswertung einer komplexen Statistik in Anspruch nehmen werden. Es ist daher ratsam, gewisse Karenzzeiten bei der Tagesplanung zu berücksichtigen. Außerdem ist es wichtig, die Tages- und Wochenziele konsequent zu verfolgen. To-Do-Listen helfen hier nur bedingt, denn in der Regel liefern sie ja die Gründe dafür, sich lieber mit etwas anderem zu befassen. Wie kann man also diesem Teufelskreis begegnen?

Möglicherweise ist es hilfreich, nicht nur solche Dinge aufzuschreiben, die noch zu erledigen sind. Vielmehr sollte man sich auch darüber klar werden, welche Aufgaben man nicht zwingend selber oder überhaupt erledigen muss. Auch dafür lassen sich Listen erstellen, sogenannte Stop-Doing-Listen. "Ich wende dieses Konzept in meiner Beratung zwar nicht tagtäglich an. Es kann aber durchaus sinnvoll sein", sagt Wilcke. Besonders dann, wenn eine solche Bestandsaufnahme ergibt, dass man viel Zeit mit eigentlich unnötigen Tätigkeiten verschwendet.

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Eine Stop-Doing-Liste hilft aber nicht nur jenen, die ihre eigentlichen Aufgaben gern aufschieben. Auch wer sich gestresst oder gehetzt fühlt, sollte überlegen, auf welche Tätigkeiten er verzichten kann. Das bedeutet allerdings nicht, dass man ununterbrochen durcharbeiten sollte. Pausen sind ebenso wichtig, um konzentrierte, möglichst fehlerlose Arbeit zu gewährleisen. Außerdem sollte man potenzielle Zeitfresser vermeiden. Ein aufgeräumter Schreibtisch erlaubt nicht nur ein strukturierteres Arbeiten. Er dient auch nicht als Ausrede dafür, eine unangenehme Aufgabe aufzuschieben.

Natürlich erfordert ein solcher Prozess der Selbstreflexion Zeit und Muße. Häufig ergeben sich in der Folge jedoch bislang verborgene Kapazitäten, die erst jetzt effizient genutzt werden können. Damit man die geplante Umstellung auch tatsächlich verinnerlicht, empfiehlt Wilcke abschließend: "Erstellen Sie solche Liste auf jeden Fall händisch mit Stift und Papier. Nur dann verankern sich die Erkenntnisse tatsächlich im Gehirn."

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