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Unternehmen vergrätzen Bewerber Langsamkeit lässt Einstellungen scheitern

Im besten Fall vergeht zwischen Bewerbung und Vertragsabschluss wenig Zeit. Sonst springen gute Bewerber häufig ab und nehmen eine andere Stelle an. Quelle: Fotolia

Die besten Köpfe wollen alle Unternehmen. Im Vorteil sind die, die schnell antworten, gezielt einladen und rasch einen Vertrag abschließen. Eine Studie zeigt, dass strukturierte Prozesse dafür unverzichtbar sind.

Geeignete Bewerber finden alle Unternehmen nur schwer, ob sie groß oder klein sind: Als schwer oder sehr schwer empfinden zwei Drittel der Unternehmen die Mitarbeitersuche. Doch große Unternehmen sind einer Bitkom-Studie zufolge offenbar deutlich effizienter bei der Auswahl: Sie führen durchschnittlich weniger Bewerbungsgespräche und erzielen trotzdem mehr Vertragsabschlüsse. Das liegt unter anderem an besserer Vorauswahl, die in großen Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern zu 94 Prozent in einem strukturierten Prozess abläuft.

Für die Studie befragte das Marktforschungsinstitut Bitkom Research im Auftrag des Münchner Softwareentwicklers Personio 304 Personalentscheider aus Unternehmen in Deutschland. Jeweils 102 der befragten Unternehmen hatten zum Zeitpunkt der Analyse 50 bis 99 beziehungsweise 100 bis 499 Mitarbeiter. Weitere 100 Unternehmen zählten mehr als 500 Mitarbeiter. Abgefragt wurden Faktoren, die Einstellungen scheitern lassen. Die wichtigsten sind dabei – wenig überraschend – Zeit und Geld. Doch wie lässt sich das optimieren?

Erstes Ergebnis: Eine Effizienzsteigerung bewirkt bei großer Bewerbungsanzahl vor allem der Einsatz von Software bei der Vorauswahl. 34 Prozent der großen Unternehmen arbeiten damit, dagegen nur 12 Prozent der kleinen. Ohne digitale Helfer münden 23 Prozent der Bewerbungen in ein Bewerbungsgespräch und fünf Prozent in eine Einstellung. Mit Software im Einsatz werden nur 18 Prozent der Bewerber eingeladen – mit demselben Resultat von fünf Prozent Vertragsabschluss. Für das gleiche Ergebnis wenden Unternehmen also bei Zuhilfenahme von Auswahlsoftware weniger Zeit für den Auswahlprozess auf.

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Angesichts von nicht gerade üppig besetzten Personalabteilungen – in Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern sind im Schnitt 13 Mitarbeiter für Personal verantwortlich, bei 100 bis 499 Mitarbeitern sitzen in der HR-Abteilung durchschnittlich nur drei Personen – kann das schon ein entscheidender Vorteil sein: 95 Prozent der Absagen im Einstellungsprozess seitens der Bewerber gehen nämlich darauf zurück, dass sie in der Zwischenzeit eine andere Stelle finden.

Ein schnelles Bewerbungsverfahren fängt mit einer kurzen Reaktionszeit an: Große Unternehmen antworten in 41 Prozent der Fälle nach weniger als drei, in 27 Prozent der Fälle nach drei bis sieben Arbeitstagen. Ein Drittel der Bewerbungen wird in weniger als zwei Arbeitswochen bearbeitet. Länger dauert es praktisch nie. Während die mittleren Unternehmen ähnlich schnell sind, es jedoch nur bei 30 Prozent der Bewerbungen in weniger als drei Tagen schaffen zu reagieren, hinken die kleineren Unternehmen deutlich hinterher. 40 Prozent der Bewerbungen werden dort erst nach ein bis zwei Wochen beantwortet, 23 Prozent immerhin noch in weniger als drei Tagen, jede fünfte in weniger als einer Arbeitswoche. Zehn Prozent der Bewerber müssen jedoch zwei bis vier Wochen warten, sechs Prozent länger als einen Monat.

Insgesamt haben die großen Unternehmen einen höheren Durchlauf an Bewerbungen: 2054 erhielten sie im Durchschnitt innerhalb eines Jahres. Mittlere kamen auf 374 und kleine auf 182 Bewerbungen. Die verarbeiten die großen Unternehmen jedoch mit einer höheren Erfolgsquote als die kleineren. Die Großen stellen nach Bewerbungsgesprächen 35 Prozent der Kandidaten ein – und damit dreimal mehr als kleine Unternehmen (elf Prozent) und doppelt so viel wie mittlere Unternehmen (18 Prozent Erfolgsquote). Aus durchschnittlich 401 Vorstellungsgesprächen in großen Unternehmen resultierten innerhalb von zwölf Monaten 142 Beschäftigungsverhältnisse. Bei kleinen Unternehmen führten durchschnittlich 49 Gespräche zu gerade mal fünf Verträgen. Die mittleren führten für 74 Verträge durchschnittlich 374 Gespräche.

Der Zeitfaktor spielt auch beim Thema Geld eine Rolle. Je früher über die Gehaltsvorstellungen gesprochen wird, desto besser, zeigt sich hier. Denn zwei von drei Bewerbern sagen während des Einstellungsprozesses ab, weil ihnen das Gehaltsangebot nicht ausreicht. Umgekehrt führt eine zu hohe Gehaltsforderung seitens des Bewerbers ebenfalls zum Ende des Einstellungsverfahrens. 97 Prozent der Unternehmen nennen dies als einen Hauptgrund bei der Nicht-Einstellung. Damit ist die Entlohnung ein deutlich größerer Dissensfaktor als etwa fehlende Sympathie (75 Prozent), unzureichende Berufserfahrung (69 Prozent) oder mangelhafte Soft Skills (70 Prozent). Hierbei gibt es kaum Unterschiede zwischen den kleinen, mittleren und großen Unternehmen.

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