Pareto-Prinzip Mehr Erfolg mit weniger Aufwand

Gutes Zeitmanagement zahlt sich immer aus - egal, ob beruflich oder privat. Doch sind wir ehrlich: Nur die wenigsten bekommen es hin. Versuchen Sie es doch einmal mit dem Pareto-Prinzip. Das kann helfen.

Wie Sie tote Zeit effektiv nutzen
Tipp 1: In kürzeren Einheiten denkenWer kleiner denkt, schafft oft mehr. Experten raten daher, sich den Tag in 96 kleine 15-Minuten Blöcke aufzuteilen. Das heißt nicht, dass alle Tätigkeiten nur eine Viertelstunde dauern sollen, hilft aber dabei, den Tag besser zu planen. Große Aufgaben, die vorher noch erschlagend wirkten, erscheinen so auf einmal lösbar und weniger aufwendig als noch zuvor. Und plötzlich ergeben sich plötzlich kleine 15-minütige Pausen zwischen zwei Terminen, die dann effektiv genutzt werden können. Quelle: dpa
Erledigte Aufgaben abhakenDieser Trick stammt aus dem Bereich des Zeitmanagements und der Selbstorganisation. Selbst kleine und scheinbar ganz banale Aufgaben können Spaß machen, wenn Sie diese auf einer To-Do-Liste aufschreiben und dann Stück für Stück abhaken. Das geht am besten ganz altmodisch mit Stift und Papier. Bereits der Vorgang des Aufschreibens und dann das Gefühl beim Durchstreichen oder abhaken einer Aufgabe kann Ihre Stimmung enorm steigern. Quelle: Fotolia
Tipp 3: Wartezeit als Pause willkommen heißenAuch locker lassen schadet nicht. Nicht jede 15-minütige Pause muss aktiv genutzt werden. Im Gegenteil: Oft ist es effektiver, 15 Minuten lang einfach mal nichts zu tun, aus dem Fenster zu schauen oder einen Tee zu trinken. Denn genau diese Pausen brauchen wir als notwendige Regenerationsphasen. Quelle: dpa
Tipp 4: ZeitmanagementBevor Sie einen Termin ansetzen, eine Konferenz oder ein Meeting, sollten Sie sich genau überlegen, wie viel Zeit Sie dafür einplanen wollen. Jede Einladung bei Outlook ist für eine Stunde, auch wenn viele Themen oft in 20 Minuten bei einem Kaffee hätten besprochen werden können. Natürlich braucht es Koordination, sobald externe Personen oder mehr als zwei bis drei Personen beteiligt sind. Aber wenn nicht jeder Teilnehmer 80 Prozent seiner Woche mit einstündigen Meetings blockiert hat, finden sich auch einfacher kurze Zeitfenster. Quelle: AP
Tipp 5: Bus- und Bahnfahrten effektiv nutzenSchon auf dem Weg ins Büro lässt sich Zeit sinnvoll nutzen. Viele Leute sind auf dem Bahnsteig, in Bussen oder Bahnen permanent mit ihrem Handy beschäftigt. Der Grund: Wer unterwegs E-Mails und Social-Media Kanäle checkt und kurz beantwortet, muss das im Laufe des Tages nicht mehr machen. Auch im Zug geht das prima, dort gibt es oft sogar Laptop-Arbeitsplätz und Steckdosen. Auch während der Wartezeiten, bis der Zug kommt, können Sie Dinge auf ihrer To-Do Liste abhaken. Quelle: REUTERS
Tipp 6: SelbstbeobachtungAchten Sie auf sich und Ihre Art zu arbeiten. Denn jeder Mensch ist anders. Während der eine ein Morgenmensch ist, der schon nach dem Frühstück viel erledigen kann, dann stehen sie früh auf und reservieren Sie sich eine störungsfreie Zeit, in der Sie in Ruhe arbeiten. Sind Sie ein Morgenmuffel und erst ab mittags so richtig warmgelaufen, dann starten Sie lieber gemütlich in den Tag. Teilen Sie sich Ihren Tag ein, so wie es Ihnen am effektivsten erscheint. Quelle: dpa/dpaweb
Tipp 7: Zeitinseln schaffenWenn Sie Ihren Tag in 15-Minuten-Blöcke aufgeteilt haben und feststellen, dass Sie komplett ausgebucht sind, schaffen Sie sich bewusst kleine Zeitinseln. Regenerationsphasen fördern die Konzentration und ein kleiner Power-Nap oder ein fünfminütiger Spaziergang fördern die Leistungsfähigkeit. Quelle: dpa

Viele Büros in Deutschland sind auch abends noch vollbesetzt. Nicht selten wird die wöchentliche Arbeitszeit von 40 Stunden überschritten – mit nicht unerheblichen Folgen. Schon bei mehr als 25 Stunden wöchentlich nehmen die kognitiven Fähigkeiten ab. Australische Forscher fanden heraus, dass ihre Probanden weniger aufmerksam und kreativ waren, sobald sie mehr arbeiteten.

Eine Studie der Stanford University bestätigt diese These und geht noch einen Schritt weiter: Sobald die Wochenarbeitszeit von 50 Stunden überschritten ist, nehme auch die Produktivität „drastisch“ ab. Dabei ist viel und lange zu arbeiten, oft gar nicht nötig. Beide Studien machen nämlich auch deutlich, dass es keinen Unterschied macht, ob jemand acht oder zwölf Stunden gearbeitet hat. Es kommt auf die Effizienz an.

Und bei der hapert es häufig. Das Pareto-Prinzip, das nach dem italienischen Soziologen, Ingenieur und Ökonom Vilfredo Pareto benannt ist, besagt: mit 20 Prozent Einsatz lassen sich 80 Prozent des gewünschten Ergebnisses erreichen. Zeitmanagement-Experten empfehlen deshalb diese Methode. Wer sie berücksichtigt, verplempert weniger Zeit mit Aufgaben, die viel Zeit kosten, aber nur wenig zum Erfolg beitragen.

Wie gehen Sie mit Stress und Ärger um?

So kann ein gutes Zeitmanagement schon dadurch erreicht werden, wenn alle Aufgaben aufgelistet und nach Prioritäten sortiert werden. Die wichtigen Aufgaben werden dann also zuerst erledigt, während in der restlichen Zeit, Detailfragen beantwortet oder die Aufmerksamkeit auf andere Aufgaben gelenkt werden kann. Gemäß dem Pareto-Prinzip hieße das aber auch, die Effizienz nicht außen vor zu lassen. Die Aufgaben werden also nicht nur priorisiert, sondern auch nach dem Ertrag, den sie möglicherweise später bringt.

Entsprechend spät oder früh wird sie abgearbeitet.
„Wir bewegen uns viel zu oft in unserer Komfortzone und beschäftigen uns vor allem mit kleinteiligen Aufgaben“, sagt Martin Krengel, Autor des Zeitmanagement-Buches „Golden Rules“. Dabei lassen wir uns von unserer eigenen Angst oder unserem sozialen Umfeld einschränken. Was aber kann man konkret tun, um in möglichst wenig Zeit, viele Aufgaben gut zu erledigen? Es ist nicht so, dass wir nicht besser wüssten, dass wir Wichtigeres anpacken sollten, doch oft sabotiert uns unbewusst die eigene Angst vorm eigenen (Miss-)erfolg oder das soziales Umfeld.
Die 20/80-Regel anzuwenden, erfordert daher Mut und einen klaren Blick.

„Deswegen tun sich manche Menschen so schwer damit.“ Den klaren Blick und Mut bekommt man durch Abstand und Pausen. Es ist förderlich, ab und an mal loszulassen und sich mit etwas Distanz zur Tagesroutine immer wieder zu fragen, welche Dinge einen jetzt wirklich weiterbringen.
Beherrscht man diese Technik gut, lassen sich mit 20 Prozent Anstrengung bereits 80 Prozent der Aufgaben erledigen. „Und dabei wird zusätzliche Energie freigesetzt, die in weitere Aufgaben investiert werden können“, sagt Krengel. Aber das erfordert Mut, sich dieser anderen Technik zu widmen. „Deswegen tun sich manche Menschen so schwer damit.“

Ein Beispiel aus dem Büro: Ein neuer Kollege hat seinen ersten Tag und muss mit seiner Arbeit im Büro vertraut gemacht werden, gleichzeitig müssen aber noch Rechnungen überwiesen, eine Powerpoint-Präsentation vorbereitet werden. Um das alles bis zum Mittag zu schaffen, sollten Prioritäten gesetzt werden: Der neue Mitarbeiter muss am ersten Tag nicht das ganze Büro kennenlernen und alle Arbeitsprozesse kennen – die wichtigsten reichen zunächst.

Auch bei den Rechnungen gibt es sicher solche, die früher bezahlt werden müssen, als andere. Durch eine klare Priorisierung lässt sich alles bis zum Mittag schaffen. An diesem Beispiel wird allerdings deutlich, dass sich das Pareto vor allem dann anwenden lässt, wenn mehrere Aufgaben parallel laufen, die nach wichtig und unwichtig einsortiert werden können.

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