Pareto-Prinzip: Wie Zeitmanagement funktioniert

Obwohl das Pareto-Prinzip dabei helfen kann, Zeit einzuteilen, um Aufgaben möglichst effizient zu erledigen - und schließlich Zeit für Detailarbeiten zu haben, gibt es auch Probleme: Nicht alle Aufgaben lassen sich runterbrechen. Manche - wie das Schreiben und Beantworten von Emails, müssen erledigt werden, obwohl sie nicht unmittelbar zum Erfolg führen. Außerdem bringt es auch wenig, wenn versucht wird alles schnell und effizient zu erledigen, dabei aber unkonzentriert ist. Außerdem ist das Pareto-Prinzip längst nicht für jede Branche geeignet.

Ein Fluglotse etwa hat starr eine Reihe von Aufgaben abzuarbeiten. Jede Verschiebung hätte dabei nicht unerhebliche (negative) Konsequenzen - nicht nur für ihn. Gleiches gilt etwa auch für Ärzte in Operationen.

Krengel setzt persönlich auf eine abgewandelte Regel, die sogenannte „Rule of Nine“, die er während seiner Ausbildung zum Stand-up-Comedian in New York kennengelernt hat. „Von zehn Gags sind neun für die Tonne, aber der eine ist richtig gut“, sagt er. „Bei allen Ideen und Anfragen frage ich mich: Welche ist wahrscheinlich die eine, die mich wirklich voranbringt?” Und genau so ist es mit Ideen, die Unternehmer, Führungskräfte oder auch Angestellte haben.

Faulsein mit Stil

Abwarten, Tee trinken!

Kaffee vor Arbeitsbeginn, Kaffee in der Mittagspause und Kaffee als Überstunden-Überlebenshilfe – kennt jeder. Finger weg, sagt aber Tom Hodgkinson und ruft zum Teetrinken auf. Denn den trinke man langsam und bedächtig – und möglichst gaaaanz entspannt, nicht wie Kaffee, in mächtigen Pappbechern "to go" und hektisch zwischendurch. Sein Vorbild ist die chinesische Teezeremonie, bei der Haltung, Geschirr und Stille eine Einheit eingehen. Kaffee dagegen sollte der Müßiggänger meiden, er sei ein Feind der Ruhe und des Müßiggangs.

„Wir sind vom freudlosen Kaffeetrinken befallen und verseucht worden […] Wir sollten uns ihm widersetzen und uns zum Tee bekennen, dem uralten Getränk von Dichtern, Philosophen und Grüblern.“

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Weg mit dem Wecker!

„Der Schlaf ist ein mächtiger Verführer, daher die furchterregende Apparatur, die wir zu seiner Bekämpfung entwickelt haben. Ich meine die Weckeruhr. Großer Gott! Welches boshafte Genie hat diese beiden Feinde des Nichtstuns – Uhr und Wecken – zu einer Einheit zusammengefügt?“

Verschlafen als Sünde? Das gilt vielleicht für die Arbeitswelt aber nicht für Tom Hodgkinson. Er rät, aufzustehen, wenn wir es wollen und erst dann, wenn wir glauben, es lohne sich. Also fort mit dem Wecker und den Tag gemütlich starten.

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Ein kleiner Spaziergang schadet nie!

„Sei ein Flaneur der Mittagspause. Schlendere. Trödele. Lass dich treiben. Es ist ein höchst angenehmes Gefühl, anderen überlegen zu sein und selbst über sein Schicksal bestimmen zu können, wenn man einfach den Schritt verlangsamt und sich willenlos treiben lässt. Auf diese Weise zu schlendern heißt, sich zu weigern, ein Opfer der Stadt zu werden, es hilft einem vielmehr, sie zu erfassen und zu genießen.“

Zur Kunst des rechten Spazierengehens zitiert Hodgkinson Walter Benjamin. Ihm zufolge soll man die Straße, die Bäume so sehen als wäre man gerade in einem fremden Land angekommen.

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Ein Drink zwischendurch fördert den Müßiggang!

„Der Cocktail symbolisiert ein Wohlgefühl des Geistes, also träume all die Träume, die deinem Herzen am nächsten sind. Sie können wahr werden, und zu keiner anderen Zeit wird ihre Erfüllung so nah erscheinen. Denn dies ist die Cocktailstunde.“

Mit Cocktails, Wein oder Bier den Arbeitstag beenden, die irdischen Sorgen zur Seite legen und Geselligkeit zulassen, das rät Hodgkinson dem gewillten Müßiggänger. Den ersten Drink sollte man möglichst früh zu sich nehmen, damit der Abend schön wird. Und wem das noch nicht reicht, für den hat Hodgkinson noch einen Tipp auf Lager: "Absinth tötet dich, aber er bringt dich zum Leben."

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Krank sein, aber richtig!

Krank sein ist nervig? Weit gefehlt! Krank sein gehört zum Leben dazu, meint Hodgkinson, und das soll bitteschön akzeptiert werden. Das beste was der Müßiggänger dann machen kann, ist die Krankheit in Ruhe aussitzen und entspannt genesen. Früher gab es tagelange Ruhe- und Liegekuren für Erkältete oder monatelange Aufenthalte in Badeorten für nervös Leidende. Hodgkinsons Tipps für eine schnell Genesung:

„Wie es bei vielen anderen Aspekten des müßigen Lebens der Fall ist, ist die vernünftige Lösung für die Krankheit nicht der Versuch, sie zunichte zu machen, sondern Strategien für den Umgang mit ihr zu entwickeln.“

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Angeln - altmodisch, aber entspannend!

Angeln zur Entspannung? Das ist nicht abwegig, meint Hodgkinson und weiß auch warum:

"Der wahre Inhalt des Angelns, sein Kern, ist sicherlich die vollkommene Stille und Reglosigkeit. Es geht darum, ruhig und bewegungslos zu sein; und es geht ums Warten. Es geht um Sein und gleichzeitig Nichtsein. Es ist etwas für Philosophen und Poeten. Ja, es ist Philosophie und Poesie.“

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Rauchen befreit von Lastern!

Das ständige „Ja“ und „Nein“ sagen zum Rauchen beschreibt Hodgkinson als ständigen Kampf und gibt einen einfachen Tipp ab, wie man sich von diesem Laster befreien kann:

„Rauchen heißt Müßiggang, und es ist schwierig, stolz zu sein, wenn man arbeitet und beschäftigt ist. Wie das Angeln verwandelt das Rauchen den gewöhnlichen Menschen in etwas Heldenhafteres, Vollkommeneres; es macht einen Herrn aus einem Sklaven (…) Wie das Angeln bringt das Rauchen Tätigkeit und Untätigkeit miteinander in Einklang. Wenn man raucht, tut man nicht nichts, man raucht. Man ist gleichzeitig beschäftigt und bewegungslos.“

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Eine wird zum Erfolg führen, aber das braucht Zeit. Denn unter Druck lassen sich nur schwer neue und kreative Ideen entwickeln – und der Blick ist so sehr verstellt, dass man sich oft nur in einer Einbahnstraße bewegt, ohne die Möglichkeit nach links oder nach rechts abzubiegen. „Manche Ideen lassen sich auch erst nach ein bisschen Nachdenk-Zeit vertiefen und schließlich umsetzen“, sagt Krengel.

Schlechtes Zeitmanagement kann allerdings auch schwerwiegende gesundheitliche Konsequenzen haben. Dabei ist Stress eigentlich eine nützliche Sache: Denn die dabei ausgeschütteten Hormone lassen Blutdruck und den Puls steigen. Wir werden, wenn auch kurzzeitig, leistungsfähiger - und können auch besser Gefahren abwehren. Wir sind schlicht wacher und produktiver. Allerdings ist das Leistungsoptimum schnell erreicht, die Produktivität sinkt wieder. Die Mehrarbeit wird unnötig.

Fünf Tipps zur Stressbewältigung

Auch mal Nein sagen

Sagen Sie auch mal „Nein“. Haben Sie gerade keine Kapazitäten für eine neue Aufgabe oder ein Projekt, sagen Sie frühzeitig Bescheid. Selbstverständlich gibt es Situationen, in denen Sie mit „Ja“ antworten müssen. Aber vielleicht hat ein Kollege gerade mehr Zeit oder die Aufgabe ist doch nicht ganz so dringend.

Niemand ist perfekt

Niemand ist perfekt, stellen Sie daher keine zu hohen und unrealistischen Erwartungen an sich selbst. Damit blockieren Sie sich nur.

Auslöser identifizieren

Identifizieren Sie die Auslöser. Jeder Mensch gerät durch andere Dinge unter Druck. Um einen Überblick zu behalten, hilft es, sich eine Liste mit seinen persönlichen Stressfaktoren anzulegen. Stört Sie zum Beispiel das ständige „Pling“ eingehender E-Mails, stellen Sie den Computer auf lautlos und bestimmen Sie einen festen Zeitraum, in dem Sie Mails beantworten.

Stress nicht unterdrücken

Stress zu unterdrücken, ist auf lange Sicht keine Lösung. Früher oder später wird er wieder hochkommen. Um das zu vermeiden, sprechen Sie darüber mit einem Kollegen und beziehen Sie auch ihren Chef mit ein. Allein das Gefühl, aktiv etwas gegen den Stress zu tun, hilft bei der Bewältigung.

Sport machen

Machen Sie Sport – Bewegung ist eine gute Methode, um Stress entgegenzuwirken, denn durch Sport werden Glückshormone wie Dopamin ausgeschüttet.

Im Alltag hilft schon ein kurzer Spaziergang zur Kantine oder morgens eine Station früher auszusteigen und den restlichen Weg zur Arbeit zu laufen. Nehmen Sie die Treppe statt den Aufzug und laufen Sie zum übernächsten Drucker statt zum nächstgelegenen.

Denn der Dauerstress, der daraus resultiert, macht krank. Wer immer unter Strom steht, reagiert auf Einflüsse von außen deutlich langsamer, hat ein schwächeres Immunsystem - und ist in der Folge weniger produktiv und leistungsfähig.

Das gilt auch für das Pareto-Prinzip: Wer es falsch anwendet, wird selten wirklich produktiver, sondern nur krank und weniger leistungsfähig.