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Schlank, direkt, schnell So führen Sie Ihr Unternehmen in die Zukunft

Unsere „ohne Schweiß kein Preis“-Kultur erschwert uns nicht nur das Leben, sondern auch Unternehmen den Erfolg. Dabei ließen sich Betriebe in zehn Schritten leichter und schlanker machen - und damit effizienter.

Wie schlechte Chefs ihre Mitarbeiter vergraulen
Mitdenken nicht erwünschtWunsch: Manuel B., 23, arbeitet im Bereich Kundenservice im Back Office. Er möchte, dass Vorgesetzte ihn ernst nehmen und ihm Handlungsspielraum lassen. Sein Chef muss für ihn ein Vorbild sein. Respekt erhält ein Vorgesetzter von Manuel, wenn er seine Sache gut macht und ihm etwas beibringen kann – nicht umgekehrt. Mitarbeiterrealität: Manuel B. ist unzufrieden mit seinem Chef, denn er fühlt sich nicht gefördert. Er ist ein flinker Kopf und denkt mit. Wenn er ineffiziente Arbeitsschritte und Fehler identifiziert, will er sie gerne verändern – am liebsten eigenständig. Auch beim Chef entdeckt er solche Fehler. Der will aber nichts davon wissen – Manuel hat nichts zu melden. Er soll sich gefälligst an die Arbeitsanweisungen halten – das war’s. Quelle: Fotolia
Im Ton vergriffenWunsch: Inge S., 49, arbeitet in einer sozialen Einrichtung. Sie wünscht sich, dass Vorgesetzte freundlich und angemessen kommunizieren. Insbesondere mit den psychisch erkrankten Menschen erwartet sie einen einfühlsamen Umgang. Mitarbeiterrealität: Inge S. erlebt ihre Chefin als dominant und unsensibel: „Sie verträgt keine Kritik, teilt aber gut aus. Sie versucht mir Arbeiten aufzudrücken, auch wenn ich ihr sage, dass das die Kollegin macht. Wenn jemand in ihr Büro kommt und sie im Gespräch stört, reagiert sie sehr genervt und unwirsch. Das ist unsachgemäß und für eine Chefin nicht gebührlich.“ Quelle: Fotolia
Ich kompetent, du nichtWunsch: Lara M., 27, ist Personalreferentin. Sie braucht eine Führungskraft, die ihr Anerkennung zeigt, sie unterstützt und ihr Selbstsicherheit gibt: „Sie muss ansprechbar sein, wenn ich Schwierigkeiten habe, ohne dass mir das als Inkompetenz ausgelegt wird. Ich möchte spüren, dass meine Arbeit und das, was ich tue, gesehen werden. Auch der menschliche, herzliche Umgang ist mir wichtig.“ Mitarbeiterrealität: Lara M. fühlt sich verunsichert und demotiviert. Sie wurde schlecht eingearbeitet, dafür wird sie nun von ihrem Chef umso mehr kontrolliert. Sie erhält von ihm sehr viel Kritik und wenig positive Rückmeldung: „Ich weiß immer schon, egal wie ich es mache, ist es ihm sowieso nicht recht. Das nagt sehr an meinem Selbstbewusstsein. Er verhält sich immer nach dem Motto ‚Ich bin der Chef und nur was ich sage, ist richtig‘.“ Quelle: Fotolia
Leise Töne überhörtWunsch: Barbara L., 56, ist Verwaltungsangestellte. Für sie ist es wichtig, dass Vorgesetzte sie und die anderen Mitarbeiter gleichberechtigt behandeln. Sie möchte, dass ihr Chef ihren Verantwortungsbereich respektiert und sich genauso an die Regeln hält, wie es von ihr selbst erwartet wird. Mitarbeiterrealität: Barbara L. erlebt leider etwas anderes: „Er hört die Mitarbeiter mehr, die lauter schreien. Ich bin eher ruhiger und setze mich nicht so stark durch. Dadurch komme ich oft kürzer.“ Neulich setzte ihr Chef einfach einen neuen Lieferanten ein, ohne sie darüber zu informieren, geschweige denn sich mit ihr abzustimmen. „Da stehe ich bei den anderen dumm da, wenn ich nicht einmal darüber Bescheid weiß.“ Quelle: Fotolia
Wo das Chaos regiertWunsch: Bettina O., 38, ist verantwortlich für die interne Kommunikation in ihrem Unternehmen. Sie arbeitet sehr gerne selbstständig und liebt eine „lange Leine“. Von Vorgesetzten braucht sie eigentlich nur eine klare Richtungsvorgabe. Dabei wünscht sie sich auch, dass ihr Chef ein Bild davon hat, was sie tut. Mitarbeiterrealität: Bettina O. stellt ihre Strategie alleine auf. Ihre Vorschläge werden kritisiert, aber Verbesserungshilfen erhält sie keine. Sie sieht ihren Chef nur sehr unregelmäßig: „Er weiß dadurch oft gar nicht, was bei mir los ist. Manchmal besprechen wir meine Prioritäten und später fragt er nach der unwichtigsten davon. Oder er fragt mich, ob ich Zeit hätte, zu einem Meeting zu gehen, obwohl ich ihm kurz vorher gesagt habe, dass ich nicht weiß, wo mir der Kopf steht.“ Quelle: Fotolia
Am Team vorbeigeschautWunsch: Karla D., 42, arbeitet als Psychologin in einer Klinik. Sie schätzt es, sich regelmäßig im Team auszutauschen. Sie wünscht sich, dass Vorgesetzte offen für Verbesserungsvorschläge sind und gute Rahmenbedingungen für ihre Arbeit schaffen: „Eine Führungskraft sollte nicht nur die Sachebene, sondern genauso das Team im Blick haben.“ Mitarbeiterrealität: Karla D. erkennt: „Mein Chef vernachlässigt seine Führungsrolle.“ Mitarbeitergespräche gibt es kaum. In der Arbeit mit Patienten erfährt sie Unterstützung, aber nicht, wenn es um ihre Belange geht. Es gab bereits einige längere krankheitsbedingte Ausfälle unter ihren Kollegen, trotzdem ändert der Chef nichts. Auch unterstützt er wenig, dass das Team gemeinsam Fälle bespricht und sich berät. Quelle: Fotolia
Mehr kontrolliert als gearbeitetWunsch: Dieter K., 58, ist Projektleiter. Er arbeitet am liebsten, wann er möchte und so, wie er es für richtig hält. „Mein Chef soll mich einfach in Ruhe meine Arbeit machen lassen. Ich brauche eigentlich nicht unbedingt einen Chef, zumindest keinen, der mir alles vorschreibt“, sagt er. Er wünscht sich eine flexible Gestaltung von Prozessen und Vertrauen von seinem Chef. Mitarbeiterrealität: Dieter K. ärgert sich über seinen Chef: „Ich engagiere mich, arbeite sogar an Urlaubstagen, und wenn ich dann mal aus privaten Gründen nicht da bin, macht er gleich eine große Welle. Wenn ich hingegen etwas von ihm brauche, ist er schwer zu erreichen.“ Auch Kalkulationen für kleinere Standardangebote muss Dieter K. vom Chef absegnen lassen. Der lässt mit einer Antwort aber gerne auf sich warten. Quelle: Fotolia

Die jährlich veröffentlichten Zahlen über Arbeitszufriedenheit, Krankheit und Burnout lassen keinen Zweifel. Wir übernehmen uns. Die Frage ist einfach: Wie können wir leichter, schlanker, direkter arbeiten, und damit unsere Fähigkeiten, Motivationen und Talente besser entfalten – für ein erfolgreiches Unternehmen? Dafür muss man sich fragen, was in der Arbeitsorganisation hinderlich ist - und was in einem selbst. Es geht um Musterwechsel, um andere Prioritäten. Die meisten erleben wir längst, nutzen sie aber weder konsequent noch kreativ.

Über die Autoren

Ziele sind hilfreich, um Richtung zu geben und Fortschritt zu messen. Am Ende zählt aber das richtige Ergebnis. Dafür müssen wir verstehen, worum es eigentlich geht. Führungskräfte sollten sihc immer fragen: „Warum ist die Initiative für uns wichtig, genau jetzt, und auf was kommt es an?“ Ein Ziel kann sein, 100 Millionen einzusparen. Aber wofür? Zur kurzfristigen Befriedung der Investoren? Oder muss es darum gehen, den Marktdruck als Chance zu verstehen, mit der sich auch die Mitarbeiter identifizieren, und ein noch besserer Partner der Kunden zu werden, am Service orientiert, mit starken Prozessen und gut vernetzten Kompetenzen? Menschen arbeiten engagierter und besser mit Sinn und Perspektive.


Kommunikation und Arbeitsorganisation

Je fertiger ein Konzept, desto größer der Widerstand der Betroffenen. Lösung, Akzeptanz und Qualität wachsen im Austausch mit Kollegen. Wir dürfen nicht an unseren großartigen Ideen kleben, sondern müssen fragen, zuhören, verstehen. Die eigene Idee loslassen, mit den wichtigen Kollegen sprechen. Wer macht was? Wer braucht was? Die Lösung entsteht gemeinsam, vielleicht sieht sie anders aus als vorher, wird aber von allen getragen.


Wir sind gewohnt, für eine Aufgabe die nötige Zeit und Kapazität einzufordern. Wer beides nicht hat, muss sich fragen, was zum Abgabetermin mit den Ressourcen erreicht werden kann. Oft reicht das Nötigste, die „minimal viable solution.“ Druck macht es nur schwerer. Lieber die Experten fragen, was machbar ist und auf open Space Workshops setzen. So entstehen schnell Ergebnisse. Und die Beteiligten haben Freude daran.

Loslegen und Menschen motivieren

Erfolg braucht Energie, nicht zu viele Strukturen. Deshalb sollte sich jede Initiative, jeder Pionier, jedes Start-up fragten: Wo sind die Energien, Motivationen und Fähigkeiten der Leute? Menschen arbeiten gerne und wollen gemeinsames Gelingen erleben – und nicht, dass es ihnen durch Organisation und Führung vergällt wird. Wenn sich im Projekt jemand meldet und Lust hat,den Projektplan zu erarbeiten: prima. Wenn das Team anregt, im nächsten Jahr die Aufgaben anders zu verteilen: dann soll es Zeit haben, einen Vorschlag auszuarbeiten. Wenn jemand im Meeting einen Vorschlag macht, der die Diskussion belebt, sollten wir uns freuen! Wenn es Energie bringt, zur Lösung führt, werden die anderen folgen.

Neue Managementmethoden mit flachen Hierarchien

Manager sollten sich außerdem im Klaren darüber sein, dass beginnen manchmal besser ist als absichern. Denn bevor jedes Risiko abgesichert ist, ist der Markt oft schon davongelaufen. Informationen werden nie vollständig sein, Organisationen verändern sich. Das braucht Vertrauen in der Mannschaft, Aufmerksamkeit und Kommunikation: Wie entwickelt sich das Geschäft aktuell, was passiert im Markt und im Wettbewerb? Es gibt keine Endstation mehr, nur Etappenziele. Führungskräfte müssen deshalb wissen, wie Sinn und Richtung aussehen, und was es zum gemeinsamen Aufbruch braucht.

Natürlich können Manager ihre betrieblichen Prozesse in der Theorie auch endlos perfektionieren. Manche Menschen finden darin ihre Erfüllung, ein wunderbares Betätigungsfeld für Berater. Wir können aber auch die Prozesse erst einmal nur grob umreißen und sagen, warum wir das tun und was uns wichtig ist: weniger Fehler in der Auftragsabwicklung, mehr Kundenbindung in der Reklamationsbearbeitung, bessere Zusammenarbeit zwischen Anforderern und Einkauf im Beschaffungsprozess. Und dann schauen wir uns die Praxis an. Vor Ort, im eigenen und bei befreundeten Unternehmen, mit Mitarbeitern und mit Kunden. Dort erfahren Führungskräfte, was die Partner wirklich brauchen. Das geht schneller und leichter als endlose Brainstormingrunden am Flipchart.


Gespür geht vor Kognition

Perfekte Struktur- und Prozessbeschreibungen können wir uns kaum noch leisten. Sie sind kaum aufgezeichnet schon überholt: die Welt ist schneller als unser Organisieren. Deshalb: Das Nötige zählt, nicht das Mögliche. Die Situationen müssen klappen, vor allem die mit dem Kunden. Die Begegnung muss dem Kunden und dem Mitarbeiter Freude machen - sonst sind beide früher oder später weg.

Die Lösung dafür liegt in den Fachabteilungen, die Prozesseffizienz und Kundenzufriedenheit schaffen. Wenn es Probleme gibt, hilft nur ein Zusammenspiel über Bereichsgrenzen, „Fürstentümer“ und „Silos“ hinweg. Der kränkelnde Prozess muss von Management und Facharbeitern Schritt für Schritt durchgegangen werden, damit spürbare Verbesserungen geschaffen werden können. Dafür braucht es ein Denken und Handeln über Fachabteilungen und Hierarchieebenen hinweg.

Was gute Führung ausmacht

Wir können versuchen, alles rational zu erfassen, aber das schaffen wir nicht. Außerdem verschwenden wir damit einen guten Teil unserer Ressource, nämlich unsere Intuition, unsere Einschätzung, unser Bauchgefühl. Liegt eine Projektidee auf dem Tisch? Fragen Sie sich: „Auf einer Skala von null bis zehn: Wie sehr glauben wir an den Erfolg?“ Haben wir Zweifel bezüglich eines Geschäftsprozesses? „Wie zufrieden sind wir mit der Durchführung?“ Das Gefühl, das Gespür ist da, einfach mal hinhören und erst dann der Sache nachgehen und nach möglichen Lösungen suchen.

In Arbeit
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Empathie und Kooperation bringen den erfolgreichen Manager nach vorne, nicht Kraftmeierei. Organisation und Führung sind dafür da, die Kooperation im Unternehmen zu unterstützen, Kompetenzen und Motivationen zu vernetzen, Prozesse
bereichsübergreifend zu optimieren. Das geht nur gemeinsam mit dem kompletten Team. Profilierungssüchte und politische Spiele, Sprechen übereinander statt miteinander kostet das Unternehmen viel Geld. Also: „Mit wem zusammen haben Sie das erarbeitet? Welchen Kreis brauchen wir, damit wir ein gutes, tragfähiges Ergebnis schaffen? Stecken Sie die Köpfe bitte noch einmal zusammen, nehmen Sie doch Frau Y und Herrn Z dazu“. Als Führungskräfte können wir das fördern und vormachen.

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