Als Eva Voß das Angebot von Ernst &Young (EY) bekommt, lebt sie in Gütersloh. Die neue Stelle klingt spannend, Voß ist interessiert. Die Sache hat nur einen Haken: Sie kann auf keinen Fall in Gütersloh bleiben, muss zu einer der 22 deutschen EY-Niederlassungen ziehen. Voß und ihr Mann entscheiden sich für Frankfurt - die Stadt gefiel ihnen schon immer gut. Dass ein Großteil ihres neuen Teams in Hamburg arbeiten wird, spielt keine Rolle. Voß arbeitet viel im Home Office. "Für viele Bürotätigkeiten muss man nicht physisch anwesend sein", so die Managerin und Leiterin des Bereichs New Ways of Working bei EY.
Arbeiten im Home Office gewinnt weltweit an Beliebtheit. Die Japaner probieren es aus, um ihr Verkehrssystem im Hinblick auf die Olympischen Spiele 2020 in Tokio zu entlasten. In Skandinavien, Luxemburg und der Schweiz arbeitet mehr als jeder fünfte Arbeitnehmer von Zuhause aus. Und auch in Deutschland zeigt der Home-Office-Trend nach oben. Zwar arbeiten derzeit nur circa neun Prozent der deutschen Beschäftigten im Home Office. Eine aktuelle Bitkom-Studie zeigt jedoch, dass sich 35 Prozent aller Arbeitnehmer mehr Flexibilität im Job und die Möglichkeit der Heimarbeit wünschen.
Die Vorteile der Heimarbeit liegen klar auf der Hand: Arbeitnehmer sparen sich anstrengende Tage im Großraumbüro und die lästigen Arbeitswege. Durch die selbstbestimmte Zeiteinteilung können sie Job und Privatleben besser aufeinander abstimmen. "Unsere Studien haben gezeigt, dass das Motiv der Autonomie am stärksten ausgeprägt ist", erklärt Johann Weichbrodt von der Fachhochschule Nordwestschweiz. Der Psychologe erforscht mobil-flexible Arbeit und die damit verbundenen organisationspsychlogischen Abläufe. "Die Freiheit, selber darüber zu entscheiden, wann und wo man arbeitet, wann man Pausen macht, Aufgaben ungestört erledigen zu können - das wird von Home-Office-Nutzenden am meisten geschätzt."
Homeoffice: 10 Regeln für Arbeitnehmer
Feierabend und Ferien gelten auch bei flexiblen Arbeitsplatzmodellen.
Feierabend, Wochenende, Urlaube und Krankschreibungen gelten auch bei flexiblen Arbeitsplätzen und sollten respektiert werden. Wer keine klaren Grenzen setzt, darf sich nicht wundern, wenn die Kollegen darauf keine Rücksicht nehmen. Mitarbeiter müssen Eigenverantwortung für ihre Zeiteinteilung übernehmen und Überlastung frühzeitig signalisieren.
Eigene Eignung für flexible Arbeitsmodelle kritisch überprüfen.
Nicht jeder eignet sich für flexible Arbeitsmodelle. Mitarbeiter, die diese Möglichkeiten austesten, müssen ehrlich zu sich selbst und ihrem Arbeitgeber sein. Wer sich zu Hause schnell ablenken lässt oder den regelmäßigen Austausch mit Kollegen benötigt, wird sich damit eher schwer tun. Ebenso können beispielsweise persönliche Rahmenbedingungen wie ein lautes Umfeld für unliebsame Störungen sorgen. Dies wirkt sich nicht nur negativ auf die Arbeit, sondern auch auf das eigene Wohlbefinden und die Motivation aus.
Auch bei flexiblen Arbeitsplatzmodelle hat der Arbeitgeber keinen Anspruch auf ständige Rufbereitschaft.
Eine ständige Rufbereitschaft ist nicht nötig und sogar kontraproduktiv. Auch im Home-Office müssen ungestörte Phasen für konzentriertes Arbeiten eingeplant werden, um effektiv Aufgaben zu erledigen. Eine permanente Erreichbarkeit erzeugt nicht nur zusätzlichen Stress, sondern führt durch Ablenkungen auch zu schlechten Ergebnissen. Mitarbeiter im Home-Office müssen deshalb ihre Bedürfnisse klar und offen äußern können.
Der Mitarbeiter muss unternehmerischer denken.
Jeder Arbeitnehmer im virtuellen Office ist dem Arbeitgeber und seinen Kollegen gegenüber verantwortlich. Flexible Arbeitsmodelle entbinden den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben. Durch eindeutige Zielvorgaben werden Aufgaben klar definiert und für alle Beteiligten messbar.
Flexible Arbeitsmodelle sind kein Abstellgleis, aber sie erfordern mehr Durchsetzungswillen.
Mitarbeiter, die flexibel oder in Teilzeit arbeiten, werden häufig nicht als Leistungsträger gesehen. Hingegen gelten die ständig anwesenden Kollegen als Top-Performer, die „hart arbeiten“. Um dies zu ändern, muss der flexible Mitarbeiter mehr Durchsetzungswillen und Präsenz gegenüber seinen Vorgesetzen zeigen. Regelmäßige Feedbackgespräche verhindern eine Diskrepanz zwischen Selbst- und Fremdwahrnehmung. Mitarbeiter, die flexibel arbeiten, sollten Maßnahmen zur Weiterbildung einfordern. Oftmals ist hier mehr Nachdruck nötig als bei jemandem, der vor Ort im Büro arbeitet.
Die eigenen Aufgaben, Prozesse und Termine klar kommunizieren.
Eine enge Abstimmung mit Kollegen und Vorgesetzten erleichtert die Kommunikation und sorgt für Verständnis. Wenn für die Kollegen nachvollziehbar ist, wo sich der Kollege gerade aufhält und mit welchen Aufgaben er beschäftigt ist, wächst das Vertrauen. Stundensplittings (z.B. am Nachmittag drei freie Stunden für die Kinder), Mittagspausen und externe Termine sollten daher klar kommuniziert werden. So geht man Missverständnissen und Gerüchten aus dem Weg. Moderne IT kann dabei eine wichtige Hilfestellung sein. Unified Communication-Systeme zeigen an, wann und wie man erreichbar ist.
Der Arbeitsrhythmus sollte an die eigene Produktivität und die persönlichen Bedürfnisse angepasst werden, ohne dabei die Prozesse im Team zu missachten.
Studien zeigen, dass die Produktivität dann am höchsten ist, wenn zwischen zwei und zweieinhalb Tagen im Home-Office gearbeitet und der Rest der Woche für Tätigkeiten und Abstimmungen im Büro genutzt wird. Auch die eigenen Produktivitätszyklen können bei flexiblen Arbeitsmodellen stärker berücksichtigt werden. So arbeiten manche Menschen früh morgens am besten, andere eher am Abend. Aber das erfordert auch Abstimmung: Die Kollegen müssen wissen, wann man erreichbar ist.
Networking ist Pflicht: Die virtuelle Präsenz entbindet den Mitarbeiter nicht von seinen Aufgaben als Teammitglied, dazu zählen nicht nur die reinen Jobkriterien, sondern auch die Sozialkompetenz.
Der Austausch mit den Kollegen sollte sich nicht nur auf das fachliche beschränken. Freundlichkeit, Offenheit, Aufmerksamkeit, Respekt und Hilfsbereitschaft dienen nicht nur dem eigenen Wohlbefinden, sondern unterstützen das ganze Team. Nur in einem Umfeld aus Miteinander und Vertrauen lassen sich virtuelle Teams erfolgreich umsetzen.
Bei virtuellen Teams ist Wissensmanagement mit einem eindeutigen Ablagesystem Pflicht.
Die systematische Speicherung und Aufbereitung von Wissen erleichtert die Arbeit und die Kommunikation in virtuellen Teams. Der aktuelle Stand von Unterlagen muss zentral – die Cloud macht es möglich – abgelegt werden. Alle relevanten Mitarbeiter brauchen Zugriff auf die Ordner. Diese Systeme sichern die Freizeit, denn nur Kollegen, die Zugriff auf alle Unterlagen haben, können auch bei Bedarf füreinander einspringen.
Flexible Arbeitsmodelle verlangen ein hohes Maß an Selbstorganisation.
Wer in flexiblen Arbeitsmodellen arbeitet, muss sich auch zuhause ein produktives Umfeld schaffen (Raum, Technik, Rahmenbedingungen) Um in flexiblen Arbeitsmodellen erfolgreich zu arbeiten, müssen sich Mitarbeiter mit ihren eigenen Stärken und Schwächen auseinandersetzen: Wer gut organisiert und diszipliniert ist, wird in solchen Strukturen bessere Leistungen erzielen.
Freiheit und Flexibilität, genau das brauchte Eva Voß, als sie vor ein paar Monaten einen Anruf erhielt: Ihre 89-jährige Großmutter musste akut versorgt werden. Sofort setzte sich Voß in den Zug nach Rostock. Mit dabei: ihr Laptop. Die nächsten zwei Wochen kümmerte sie sich vormittags um ihre Oma und nachmittags um die Arbeit. "Ich bin von heute auf gleich aus Frankfurt angereist und war froh, dass sich das mit meiner Arbeit so gut vereinbaren ließ."
Nur 30 Prozent der deutschen Arbeitgeber bieten ihren Mitarbeitern das Home Office an. Laut Deutschem Institut für Wirtschaftsforschung könnten es mehr als 40 Prozent sein. "Home Office hängt ganz stark mit dem Vertrauensthema zusammen", bestätigt auch Voß von EY. "Viele Unternehmen haben Sorge, dass die Produktivität leidet."
Homeoffice: 10 Regeln für Arbeitgeber
Flexible Arbeitsmodelle erfordern klare Vereinbarungen. Nur wenn die Rahmenbedingungen transparent und Erwartungen eindeutig formuliert sind, kann daraus eine vertrauensvolle neue Arbeitskultur entstehen.
Flexible Arbeitsmodelle eignen sich nicht für alle Aufgaben. Firmen müssen deshalb klare Regeln für den Rahmen für die Nutzung (wer kann flexibel arbeiten) und die Umsetzung (Anwesenheitspflichten, Arbeitsumfang, Verfügbarkeit) vorgeben. Gallup hat in verschiedenen Studien herausgefunden, dass gerade Mitarbeiter im Home-Office häufig nicht genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Deshalb müssen Führungskräfte ihre Erwartungen und die Aufgaben besonders deutlich formulieren.
Nicht für jeden Mitarbeiter eignet sich Arbeiten im Home-Office: Jedem Mitarbeiter sollte freigestellt sein, diese Angebote im Unternehmen zu nutzen.
Die Ausschöpfung des vollen Leistungspotenzials hängt stark von der Motivation und persönlichen Stärken ab. Für Personen, die ein sehr großes Bedürfnis nach sozialer Interaktion haben, ist die Arbeit im Home-Office nicht ideal. Ein häufiger Fehler ist, flexible Arbeitsmodelle als „Belohnung“ für besondere Leistungen einzusetzen. Das schafft falsche Anreize. Daher sollte aufgrund der Stärken oder Arbeitsweisen des einzelnen Mitarbeiters entschieden werden, ob dieser Home-Office oder mobiles Arbeiten nutzen kann und darf.
Als Arbeitgeber sollte man seinen Mitarbeitern vertrauen und „loslassen“ können.
Die bloße Anwesenheit ist kein Indikator für die Qualität der Arbeit. Schafft ein Mitarbeiter seine Arbeit zu Hause schneller als im Büro, sollte sich die Führungskraft darüber freuen – und nicht aus Prinzip auf das Erfüllen von Zeitkontingenten bestehen. Generell sollte eine Führungskraft den Rahmen für die Leistungsbereitschaft der Mitarbeiter schaffen, sich selbst einbringen zu können.
Die Leistung von Mitarbeitern muss objektiv definiert und gemessen werden.
Jeder Mensch entwickelt seine eigene Arbeitsweise. Gleiches gilt für die Zeitplanung bei flexiblen Arbeitsmodellen. Starre Zeitkorsetts demotivieren und behindern eine produktive Arbeitseinteilung. Der Mitarbeiter muss an seinen Leistungen gemessen werden. Dies erfordert ein grundlegendes Performance Management im Unternehmen, das Leistungen objektiv definiert und misst.
Aus den Augen, aber nicht aus dem Sinn: Auch Mitarbeiter ohne permanente Anwesenheit brauchen Führung.
Bei Heimarbeitern sollte das Feedback bewusster und regelmäßiger erfolgen als bei den Kollegen vor Ort. Wenn Führungskräfte ein ehrliches Interesse an ihren Mitarbeitern zeigen, deren Arbeit regelmäßig bewerten und über die persönliche Weiterentwicklung sprechen, können sie die Mitarbeiter auch über große Distanzen hinweg binden.
Arbeitgeber haben eine Fürsorgepflicht. Das gilt insbesondere für flexible Arbeitsplatzmodelle.
Wenn der Mitarbeiter spätabends noch E-Mails schreibt, ist er dann überlastet? Oder ist das nur sein persönlicher Arbeitsstil? Um diese Frage zu beantworten, müssen sich Führungskräfte auch für den Mitarbeiter als Menschen interessieren und dessen Stärken, Routinen und familiäres Umfeld kennen. Gallup hat über 10 Millionen Menschen weltweit zum Thema »Mein Vorgesetzter/ Meine Vorgesetzte oder eine andere Person bei der Arbeit interessiert sich für mich als Mensch« befragt. Personen, die diesem Satz zustimmen, bleiben häufiger in ihrem Unternehmen, haben mehr emotional gebundene Kunden, sind erheblich produktiver und erwirtschaften mehr Gewinn.
Neue Meetingkulturen erleichtern effiziente Arbeitsprozesse innerhalb der Teams.
Für ein gemeinsames Verständnis der Ziele und Aufgaben ist ein enger Austausch im Team notwendig. Auch und gerade bei flexiblen Arbeitsmodellen. Häufig sorgen jedoch schwierige Terminabstimmungen oder ungenügende Kommunikationswege für Reibung. Regelmäßige Statusmeetings ermöglichen allen Beteiligten, Projektstände auszutauschen, Ideen vorzustellen, Aufgaben zu besprechen und frühzeitig Schwächen aufzuzeigen.
Den direkten Austausch fördern, sich gegenseitig schätzen – und so das Gemeinschaftsgefühl stärken.
Der Mensch benötigt täglich 6 Stunden soziale Interaktion, um sich wohl zu fühlen und gesund zu bleiben. Wenn Kollegen und Vorgesetzte sich auch über das Berufliche hinaus schätzen, entsteht ein positives Arbeitsumfeld und ein stärkeres Gemeinschaftsgefühl. Für die zwischenmenschlichen Beziehungen sind regelmäßige persönliche Treffen unverzichtbar.
Mitarbeiter müssen sich im Unternehmen willkommen fühlen und haben ein Anrecht auf einen Arbeitsplatz.
Die Anforderungen an Arbeitsplätze haben sich in den vergangenen Jahren aufgrund neuer Informationstechnologien und Arbeitsmodelle stark verändert. Doch noch immer gilt: Mitarbeiter brauchen eine Arbeitsumgebung, in der sie produktiv arbeiten können, in der sie sich wohlfühlen und willkommen sind. Das gilt ebenso für flexible Arbeitsmodelle. Maximale Flexibilität bedeutet auch, dass ein Mitarbeiter neben dem Arbeitsplatz z.B. im Home-Office auch Zugriff auf einen Arbeitsplatz im Team hat. Wie dieser gestaltet ist (z.B. durch Tablesharing oder Rollcontainer) muss vorab geklärt sein und dem Bedarf angepasst sein.
Neue Arbeitsstrukturen können nur erfolgreich sein, wenn sie mit der Unternehmenskultur und den Unternehmenszielen vereinbar sind.
Mitarbeiter, die der Aussage zustimmen „Die Ziele und die Unternehmensphilosophie meiner Firma geben mir das Gefühl, dass meine Arbeit wichtig ist“, sind produktiver und bleiben ihrem Unternehmen länger treu. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmenskultur und flexible Arbeitsmodelle aneinander angepasst werden: In Unternehmen, in denen ein Kontrollzwang herrscht, werden Home-Office und mobiles Arbeiten nicht zum Erfolg führen. Und wer von der Vereinbarkeit von Beruf und Familie oder von Flexibilität spricht, muss dies auch in der Praxis einlösen.
Dass Home-Office-Pioniere wie IBM nun die Rolle rückwärts machen und ihre Leute zurück in die Büros holen, verstärkt das Misstrauen zusätzlich. Laut einer Bitkom-Studie glaubt fast die Hälfte der deutschen Unternehmen ohne Home Office, dass das Arbeiten von Zuhause die Produktivität senke. Dabei ist die das geringste Problem der Heimarbeiter. Wie Wissenschaftler der Stanford University herausfanden, sind sie sogar um neun Prozent kreativer, als ihre Kollegen im Büro.
Wer von zuhause arbeitet, kämpft an ganz anderen Fronten: So machen Home Office Nutzer wegen Kommunikationsproblemen und technischen Störungen mehr Überstunden. Oftmals leiden sie unter der Entgrenzung von Privatleben und Arbeit. "Der Arbeitnehmer muss für sich neue Grenzen definieren: Wann fange ich an? Wann höre ich auf? Mache ich abends noch etwas?", erklärt Psychologe Weichbrodt. "Wer dies nicht ausreichend macht, läuft Gefahr übermäßig viel zu arbeiten." Das Resultat zeigt eine neue Studie der Internationalen Arbeitsorganisation der Vereinten Nationen: Ihr zufolge klagen 42 Prozent der Heimarbeiter über Stress und Schlafstörungen.
Nicht übertreiben, Grenzen setzen
Dies dürfte vor allem Selbstständige betreffen, von denen laut Bitkom mehr als die Hälfte von Zuhause arbeiten. Selbstständige wie Anna Milaknis aus München. Die 27-Jährige ist Design Thinkerin und Ideenmentorin. Sie kennt noch ein ganz anderes Problem der Heimarbeit: Einsamkeit. Milaknis liebt ihr Home Office, doch wie so vielen Menschen fällt auch ihr die viele Freiheit manchmal auf die Füße. "Im Home Office ist man total isoliert", sagt sie. "Niemand bemerkt, ob du gerade ein Meisterwerk geschrieben hast oder tot umgefallen bist. Es fehlt einfach der Kaffeetassen-Talk." Auch Prokrastination, das ständige Aufschieben von unangenehmen Aufgaben, sei ein großes Problem.
Um diesem Elend ein Ende zu machen, entwickelte die Wahlmüncherin die "Froglist", eine Methode, die ihr half, Aufgaben zu priorisieren, ihren Alltag zu systematisieren und so ihre Produktivität zu steigern. Der Clou: Ein Work Buddy, der durch drei Anrufe täglich die fehlenden Arbeitskollegen simuliert.
Erst nutzte Milaknis die "Froglist" für andere Jobs, telefonierte mit ihrer Schwester, machte mit ihr so eine Art Hausaufgabenkontrolle. Heute ist die Froglist ihr Job, es gibt eine eigene Homepage und ein kostenloses Booklet. Wer einen Work Buddy haben will, meldet sich bei Milaknis und durchläuft das kostenpflichtige Matching. "Natürlich kann man sich das Geld sparen und Freunde als Arbeitspartner engagieren," erklärt die Ideenmentorin. "Aber mit denen kommt man immer wieder vom Thema ab und bei Ausreden drücken sie ein Auge zu."
Andrea Mühleck ist so ein Work Buddy. 16 Monate pendelte die Anwältin zwischen ihrem Zuhause in Frankfurt, ihrem Arbeitsort Bonn und München, dem Lebensort ihres Ehemannes. Dann machte sie Schluss mit der Zeitverschwendung und entschied sich für die Selbstständigkeit - und für das permanente Home Office. Das funktioniert mal mehr, mal weniger gut. "Mir fehlt der Austausch mit Kollegen, der Teamspirit. Allein verbeiße ich mich leichter und bleibe auch mal stecken."
Prokrastination, Vereinsamung, fehlende Kreativität - im Internet finden sich reihenweise Angebote, wie man das Home Office in den Griff kriegen kann. In so genannten Co-Working- oder Mastermind-Gruppen suchen sich Heimarbeiter im Internet und treffen sich beieinander oder im Café, um zusammen zu arbeiten. In Coworking Spaces können sich Heimarbeiter stunden-, tage- oder monatsweise einmieten. Es gibt sogar Dienstleister, die für tägliche Kontrollanrufe bezahlt werden.
Tipps für den Umgang mit Mitarbeitern im Homeoffice
Damit effizientes Arbeiten von zu Hause aus möglich ist, sollten bereits vorab klare Ziele und Ergebnisse bestimmt werden: Welche Aufgaben soll der Mitarbeiter bis zu welchem Termin zu Hause erledigen?
Eindeutige Regelungen helfen bei der Steuerung von Gruppen, in denen Mitarbeiter sowohl im Büro als auch im Homeoffice arbeiten. Kommunizieren Sie die Regeln offen an alle Teammitglieder. So beugen Sie möglichen Vorurteilen gegenüber einer vermeintlichen Besserstellung eines Mitarbeiters vor.
Machen Sie Ihren Mitarbeitern deutlich, dass Homeoffice für gewisse Aufgaben und zu gewissen Zeiten möglich ist, aber keinesfalls eine regelmäßige Präsenz im Büro sowie Anwesenheit bei wichtigen Terminen oder bei Teambesprechungen ersetzen kann.
Auch Andrea Mühleck wird jetzt täglich von Ihrem Work Buddy, einer Beraterin und Trainerin für Customer Experience, angerufen und kontrolliert - und sie mag es. "Die Froglist simuliert für mich dank meines Work Buddys ein Stück Büroalltag und ermöglicht mir den Austausch und den Blick über den Tellerrand", erklärt die 39-Jährige. Drei Mal täglich telefoniert sie mit der ihr vorher völlig unbekannten Arbeitspartnerin Erika Burkhardt. "Ich war am Anfang skeptisch, ob ich der Typ für so ein 'Kontrollsystem' und so viel Verbindlichkeit bin. Jetzt bin ich froh, dass ich über meinen Schatten gesprungen bin."
Wem Froglists oder Coworking Spaces zu verrückt sind, dem empfiehlt die Forschung vor allem eins: Es nicht übertreiben, Grenzen setzen. "Unsere Befragungen zeigen, dass ein oder zwei Tage alle zwei Wochen oder jede Woche sehr üblich und effektiv sind", erklärt der Schweizer Psychologe Weichbrodt. "Alles darüber aber ist zu viel." Für Selbstständige gilt: Genügend Erholungsphasen einbauen und auf eine starke Trennung zwischen Arbeit und Freizeit achten, zum Beispiel durch einen abgetrennten Arbeitsbereich.
