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Personio „Wir wollen das nächste SAP für Personaler werden“

Personio: So will das Start-up das nächste SAP für Personaler werden Quelle: Getty Images

Hanno Renner versucht mit seinem Unternehmen Personio Personalabteilungen zu digitalisieren. Im Interview spricht er über irrsinnige Ängste vor der Cloud und erzählt, warum ihn das Oktoberfest motiviert.

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Die Personalabteilung wird häufig mit Blumensträußen für Jubilare und Urlaubsanträgen verbunden. Trifft es das?
Dem Jubilar einen Strauß zu geben, ist ja eine schöne Aufgabe. Aber Urlaubsanträge manuell zu verarbeiten und jeden Monat fehlende Informationen für die Lohnbuchhaltung zusammenzusuchen, kostet nur Zeit. Die könnten Personaler besser mit wertschöpfenden Themen wie der Personalentwicklung verbringen.

Was tut Personio dagegen?
Wir digitalisieren die genannten und viele weitere Prozesse von Personalabteilungen. Wenn ein Mitarbeiter einen Urlaubsantrag einreicht, kommt dieser sofort beim Vorgesetzten an und er kann ihn digital genehmigen. Der Personaler kriegt das mit, muss aber nichts weiterleiten. Personio erstellt auch automatisiert Verträge und Berichte für den Vorstand.

Wieso haben Sie ausgerechnet die Personalabteilungen ausgewählt?
Einer meiner Mitgründer hat vorher in einem Unternehmen gearbeitet, in dem die Personalabteilung überhäuft war mit administrativen Aufgaben. Die Angestellten hatten kaum Zeit, sich um Themen wie Mitarbeiterbindung zu kümmern. Das ist der objektive Grund, warum es wichtig ist, sich diesen Bereich vorzuknöpfen. Mein persönlicher Antrieb ist, dass es jeden Mitarbeiter betrifft. Wenn wir mit dem Team auf dem Oktoberfest sind und Wäscheklammern mit dem Personio-Logo an unserer Tracht hängen, dann kommen die Leute und sagen: „Hey, da trage ich immer meinen Urlaub ein!“

Zum Unternehmen

Der Vorteil ist also, dass Ihre Software jeden Mitarbeiter betrifft. Macht das den Schutz der Daten schwieriger?
Personaldaten sind sehr heikle Daten. Deshalb haben wir mehrere Mitarbeiter, die sich bei uns um den Datenschutz und die Datensicherheit kümmern. Die gab es auch schon vor der Datenschutzgrundverordnung. Wie viele Mitarbeiter letzten Endes bei uns gelistet sind, ist aber egal. Zugriffsrechte sichern, dass nur befugte Personen Daten ansehen und bearbeiten können.

Wie handhaben Sie Daten von Bewerbern, die laut Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) gelöscht werden müssen, sobald sie nicht mehr benötigt werden?
Alle Personen, die mit Personaldaten zu tun haben, können diese nur über Personio einsehen. Unsere Software speichert, wer sich wann welche Bewerberunterlagen angesehen hat und löscht die Daten nach der gesetzlichen Frist automatisch. Damit wird verhindert, dass Lebensläufe und andere schützenswerte Daten per E-Mail im Unternehmen versandt werden und dabei auf verschiedenen Computern gespeichert sind, was eine datenschutzkonforme Löschung unmöglich macht.

Kann der Vorstand nach der Löschung nicht mehr erfahren, wie viele Bewerber ihr Unternehmen hatte?
Die persönlichen Daten löschen wir. Die Bewerberzahlen, sowie Informationen über die Herkunft der Bewerbung bleiben bestehen und fließen in die Reports mit ein. Damit kann auch nachträglich analysiert werden, welche Maßnahmen die meisten und besten Kandidaten geliefert haben.

Hat die DSGVO Ihnen neue Kunden beschert?
Für viele Unternehmen war die DSGVO ein Anstoß um sich um den Schutz ihrer Personaldaten Gedanken zu machen. Einige sind daher auch von amerikanischen Lösungen zu Personio gewechselt.

Die größten Gegenargumente potenzieller Kunden

Was sind die größten Gegenargumente potenzieller Kunden?
Manche haben immer noch Angst vor cloudbasierten Lösungen wie unserer. Ich bezweifle, dass die Daten auf einem Server im hauseigenen Keller besser gesichert sind als bei uns. Wir haben ja viel größere Ressourcen für den Schutz der Daten. Trotzdem ist es für einige wichtig, Daten lokal zu speichern, auch wenn diese natürlich trotzdem über das Internet gehackt werden können. In Unternehmen ohne Cloud werden Verträge oder Bewerbungsunterlagen häufig noch per E-Mail verschickt.

Aber das ist laut DSGVO doch illegal?
Ja, das ist es. Aber obwohl es wegen Datenunsicherheit verboten wurde, fühlt es sich für einige noch sicherer an, als auf eine Cloud-Lösung mit Datenschutz-Siegel zu setzen. Wir wollen ihnen diese Angst nehmen.

Wie digital sind deutsche Personalabteilungen?
Wir fokussieren uns auf Unternehmen zwischen zehn und 1500 Mitarbeitern. 70 Prozent dieser Unternehmen nutzen Excel-Tabellen für Ihre Personaldaten. Die Digitalisierung der Personalabteilungen schreitet aber sehr schnell voran.

Würden Sie sagen, es ist ein Erfolgsrezept, dass Gründer sich einen nicht digitalisierten Bereich suchen und diesen digitalisieren?
In vielen Fällen ja. Jedes Unternehmen profitiert von höherer Effizienz, den Digitalisierung in der Regel mit sich bringt.

Sie sind ein schnell wachsendes Start-up. Wollen Sie Personio verkaufen?
Aus meiner Sicht streben zu viele europäische Start-ups einen frühen Verkauf an. Neben SAP gibt es kaum Softwareunternehmen in Europa, die wirklich groß geworden sind. Wir wollen Personio nicht möglichst schnell verkaufen, sondern ein langfristig eigenständiges Unternehmen aufbauen, das sich als führender Anbieter für Software im Bereich Personal etabliert. Erreichen wir das, wäre ein Börsengang ein sinnvoller Schritt. Das ist aber noch ein paar Jahre entfernt und wir fokussieren uns erstmal darauf, möglichst viele Personalabteilungen zu digitalisieren.

Hat Personio ein Vorbild?
Ich bewundere Software-Unternehmen, die es geschafft haben, in kurzer Zeit führend in ihrer Kategorie zu werden, obwohl es bereits etablierte Unternehmen in dem Bereich gab. Beispiele sind Slack, Zendesk oder Intercom. Aber auch Spotify ist ein Vorbild. Sie haben es als eines von wenigen europäischen Start-ups geschafft, sich global zu beweisen.

Trotz aller Eigenständigkeit braucht es oft Investoren. Sie haben Index Ventures, Northzone und Global Founders Capital überzeugt. Was raten Sie Gründern?
Es gehört nicht zwangsläufig zum Erfolg, möglichst schnell Investoren zu überzeugen. Wir sind das erste Jahr auch ohne gut zurechtgekommen und aus eigenen Umsätzen gewachsen. Später haben wir knapp 50 Millionen Euro in drei Finanzierungsrunden eingesammelt. Anderen Gründern würde ich raten, Investoren langsam mit Informationen zu versorgen. Für unsere erste Finanzierungsrunde habe ich mir die zehn Investoren gesucht, mit denen ich mir eine Zusammenarbeit gut vorstellen kann und habe ihnen ein kleine Präsentation über unser Unternehmen geschickt und sie zu uns nach München eingeladen. Erst im Laufe des Prozesses bekamen sie mehr Informationen, ganz nach dem Motto „willst du gelten, mach dich selten“. Wenn die Investoren dann nicht bereit sind, zum Unternehmen hinzufliegen oder zu fahren, sollte man auch nicht mit ihnen zusammenarbeiten. Ganz egal, ob die Investoren in Berlin oder New York sitzen.

Was ist das Schlimmste, was einem Start-up in Bezug auf Investoren passieren kann?
Dass sich früh im Prozess einige Investoren gegen ein Unternehmen entscheiden. Denn dann erzählen sie das in ihrem Investoren-Netzwerk und das Unternehmen hat sofort einen „ach, das ist nichts“-Stempel. Es ist besser, durch gezieltes Management eine Dynamik zu erzeugen, bei der sich die Investoren gegenseitig davon überzeugen, dass man ein spannendes Investment-Ziel ist.

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