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Videokonferenzen Chat statt Jet

Flugverbot, Sparzwang, Umweltschutz: Videokonferenzen sind gefragter denn je, schon heute nutzt sie bereits jedes dritte Unternehmen. Worauf es beim Führen virtueller Teams ankommt.

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video-konferenz Quelle: Tom Mackinger

Der Flug von Frankfurt nach Shanghai war längst gebucht: In der chinesischen Metropole wollte ein Mitglied des Gesellschafterkreises des badischen Familienunternehmens Freudenberg an der jährlichen Konferenz mit angehenden chinesischen Führungskräften teilnehmen. Doch daraus wurde nichts. Der Ausbruch des isländischen Vulkans Eyjafjallajökull machte auch den Start dieses Flugzeugs unmöglich.

Also musste eine Alternativlösung her – denn das Freudenberg-Management legt Wert auf Etikette, gerade im Umgang mit China. Kurzerhand organisierte das Unternehmen eine Videokonferenz und versendete über die Breitbandleitung, pünktlich zum Start der Veranstaltung am 16. April, eine 15-minütige Grußbotschaft nach Shanghai. „Sehr schade, dass der persönliche Besuch nicht möglich war“, sagt ein Freudenberg-Sprecher, „aber die Chinesen haben diese Lösung sehr geschätzt.“

Sie waren nicht die Einzigen: Reihenweise wurden in den Tagen nach dem Vulkanausbruch reale Meetings durch Videokonferenzen ersetzt: So erlebte das Münchner Dienstleistungsunternehmen Regus, das weltweit etwa 2500 öffentliche Videokonferenzstudios für virtuelle Besprechungen betreibt, im Zuge der jüngsten Luftraumsperrungen den größten Ansturm seiner Firmengeschichte. Innerhalb weniger Tage stieg die Nachfrage nach den Studios europaweit um rund 190 Prozent, zwischen München, Frankfurt, Düsseldorf und Berlin gar um mehr als 200 Prozent.

Entwicklung zu virtuelle Konferenzen

Auch der Videotelefonie-Anbieter Skype konnte einen enormen Anstieg verbuchen. Innerhalb von fünf Tagen stieg das Volumen der über die Plattform abgewickelten Anrufe um mehr als 20 Millionen Minuten. Der US-Softwarekonzern Adobe reagierte prompt auf die Flugausfälle: Geschäftsreisende, die ihre Termine gezwungenermaßen platzen lassen mussten, konnten diese über das webbasierte Konferenzsystem kostenlos nachholen.

Solche Gratisaktionen sind künftig überflüssig. Die Aschewolke, die der isländische Vulkan über den europäischen Himmel geschleudert hatte, legte nicht nur den privaten und geschäftlichen Flugverkehr lahm. Sie beschleunigt vielmehr eine Entwicklung, die sich im Zuge der Globalisierung schon abzuzeichnen begann: Verstreut in Dutzende Länder rund um den Globus, kommunizieren Mitarbeiter mit Kollegen, Vorgesetzten und Kunden immer seltener von Angesicht zu Angesicht, sondern virtuell.

Verzicht aufs Auto

Ob Finanzkrise, Schweinegrippe, CO2-Bilanz oder Vulkanasche – regelmäßig sorgen externe Impulse dafür, dass Unternehmen immer öfter darauf verzichten, ihre Mitarbeiter per Auto, Zug oder Flugzeug zum nächsten Meeting zu schicken. Stattdessen stellen sie virtuelle Teams zusammen, die über Landesgrenzen und Zeitzonen hinweg kooperieren. „Der Einsatz virtueller Teams liegt eindeutig im Trend“, sagt Josephine Hofmann vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation. „Langfristig führt in unserer arbeitsteiligen Ökonomie kein Weg daran vorbei.“

So ist der Markt für sogenannte Collaboration-Dienstleistungen – das Bereitstellen von Telefonkonferenzen, internetbasierten Systemen oder Videokonferenzen mit entsprechenden High-Tech-Geräten – schon vor dem Vulkanausbruch auf Island rasant gewachsen: nach Expertenschätzung auf 36 Milliarden Dollar weltweit. Allein 4,5 Milliarden Dollar werden Unternehmen bis 2012 in Videokonferenzsysteme investieren, mit Wachstumsraten von mehr als 20 Prozent.

medwedew Videokonferenz Quelle: Getty Images

Davon will künftig auch die Deutsche Telekom profitieren – auf der Cebit hatte das Unternehmen ein Konzept für das Leasing solcher Systeme vorgestellt. Auch Konkurrent O2 denkt darüber nach, seine bislang ausschließlich intern genutzten Geräte künftig auch externen Kunden anzubieten.

„Video ist die Killer-Applikation der Zukunft“, sagt Michael Ganser, Deutschland-Chef des US-Netzwerkunternehmens Cisco, das seinen Marktanteil in dieser Sparte auf rund eine Milliarde Dollar beziffert. Vor einigen Monaten hat Cisco den norwegischen Konzern Tandberg übernommen, einen der größten Hersteller von Videokonferenzsystemen weltweit – für rund drei Milliarden Dollar. „Alle Unternehmen beschäftigt die Frage, wie sie ihre Geschäftsprozesse an eine immer stärker virtuelle Welt anpassen“, sagt Ganser.

Auch der DFB setzt künftig auf Videotechnik von Cisco – was Bundestrainer Joachim Löw die Möglichkeit gibt, mit seinen Assistenztrainern und dem Teammanager Oliver Bierhoff die neuesten taktischen Kniffe und organisatorischen Probleme zu besprechen. Ganz bequem, jeder von seinem eigenen Sofa aus.

Jedes dritte Unternehmen nutzt Besprechungen am Bildschirm

Auch weil die Technologie sich deutlich weiterentwickelt hat und die Preise gesunken sind. Früher war der Rückgriff auf Videokonferenzen meist Großkonzernen vorbehalten, die sich die teuren Geräte leisten konnten. Heute sind Systeme, die Beiträge der Kollegen an anderen Standorten ruckelfrei und gut hörbar ins Büro übertragen, auch für kleine und mittlere Unternehmen erschwinglich. Breitbandverbindungen gehören inzwischen zum Standard, die Bild- und Tonqualität sind gestiegen, die Preise für Elektronik gesunken.

Jedes dritte Unternehmen nutzt heute bereits Besprechungen am Bildschirm, sagt der Verband Deutsches Reisemanagement. Und das nicht etwa wegen unerwarteter Naturkatastrophen. Viel wichtiger: Die Unternehmen sparen so Geld – und die Mitarbeiter Nerven. 46 Prozent der Fach- und Führungskräfte finden, dass Geschäftstrips Stress auslösen, so eine Umfrage des Hamburger Instituts für Management- und Wirtschaftsforschung unter 716 europäischen Managern im vergangenen Jahr. Wer mehr als 50 Mal im Jahr unterwegs ist – für Top-Manager keine Seltenheit – sehe seine Work-Life-Balance erheblich gestört.

Dienstreisen sind Zeit- und Kostenfresser

Kein Wunder bei all den Strapazen, denen sich Manager auf Tour täglich aussetzen: lange Wartezeiten an Bahnhöfen, Verspätungen am Flughafen, nervige Mitreisende im Flieger.

Hinzu kommt: Die Zeit auf Reisen lässt sich kaum produktiv nutzen. Acht von zehn europäischen Unternehmen betrachten Dienstreisen als Zeit- und Kostenfresser. Schätzungen zufolge arbeiten die Geschäftsreisenden nur 55 Prozent der Zeit – den Rest verbringen sie mit Warten, Warten, Warten. „Entscheider setzen deshalb vermehrt auf moderne Videokonferenzlösungen“, sagt Diethelm Siebuhr, Geschäftsführer von Easynet Global Services, dessen Unternehmen solche Systeme anbietet. „Das senkt nicht nur die Reisekosten, sondern erspart den Leistungsträgern unnötige Strapazen.“

Cisco spart durch den Einsatz Quelle: AP

Und den Konzernen viel Geld. Die IT-Beratung Accenture beispielsweise verzichtete durch virtuelle Besprechungen im Mai 2008 auf 240 internationale Geschäftsreisen und 120 Inlandsflüge. Ersparnis pro Monat: eine Million US-Dollar. Cisco, das im eigenen Unternehmen rund 6000 Videokonferenzen pro Woche abhält, hat dadurch in den vergangenen drei Jahren nach eigenen Angaben rund 450 Millionen Dollar Reisekosten gespart – und gleichzeitig die eigene Produktivität um 169 Millionen Dollar gesteigert.

Der Trend zur Videokonferenz freut auch die Umwelt. Durch webbasierte Technologien könnte immerhin jede fünfte Geschäftsreise weltweit wegfallen, ergab eine Studie der Global E-Sustainability Initiative, einem Zusammenschluss von Technologiekonzernen wie Nokia, Motorola oder der Deutschen Telekom.

Kaum ein Büro kommt heute ohne Besprechung aus. Sieben Meetings besucht der durchschnittliche Angestellte pro Woche, fand das Institut LM Research & Marketing Consultancy vor einiger Zeit bei einer Umfrage unter 2500 Bürokräften heraus. Jede fünfte Konferenz dauert länger als fünf Stunden.

Das Problem: Diskutieren die Teilnehmer nur noch via Bildschirm, braucht es nicht nur einwandfreie Technik – althergebrachte Führungsprinzipien und bequeme Routinen haben ausgedient: „Führen über Distanz“, sagt Organisationsforscherin Hofmann, „erfordert neues Denken. Es fördert und fordert mehr Vertrauen in immer qualifiziertere Mitarbeiter.“

Plausch in der Kaffeeküche kaum ersetzbar

Soll heißen: Ergebnisorientierung und Fachwissen schlagen Hierarchiegläubigkeit, Projekte müssen langfristiger und vor allem mit größerer Zuverlässigkeit geplant werden, die gesamte Kommunikation erfordert ein hohes Maß an Disziplin.

Das gilt auch für die Videositzungen selbst – sonst verkommt das virtuelle Treffen zur fruchtlosen Laberei. Schon heute geht es vielen so wie Louis van Gaal, Trainer des FC Bayern München. „Man muss sich sehen, wenn man miteinander redet. Sonst bleibt alles kalt“, sagte er in der vergangenen Woche der „Süddeutschen Zeitung“.

So denkt auch die Mehrheit der Büroarbeiter: Trotz aller modernen Technik kommunizieren 72 Prozent der Erwerbstätigen mit ihren Kollegen am liebsten von Angesicht zu Angesicht, wie eine Umfrage des Karriereportals Monster unter knapp 5000 deutschen Arbeitnehmern im Mai 2009 ergab. „Ausschließlich über elektronische Helferlein zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, das funktioniert nicht“, sagt auch Organisationsberaterin Hofmann. „Der kurze Blick über den Schreibtisch, ein kurzer Plausch in der Kaffeeküche – das ist nur schwer zu ersetzen und wesentlich für den sozialen Kitt im Unternehmen.“

Dirk Schmalenbach sieht das genau- so. Für den Partner der internationalen Anwaltssozietät Freshfields Bruckhaus Deringer gehören Videokonferenzen zwar inzwischen zum Alltag. Derzeit installiert die Kanzlei neue, schnellere Systeme in ihren 27 Büros weltweit. Das erleichtere die Kommunikation erheblich, sagt Schmalenbach. Dennoch gibt es Besprechungen, die er lieber nicht via Bildschirm führen will – etwa wenn sich die Teilnehmer nicht kennen, geschicktes Verhandeln notwendig ist oder Kreativität gefragt ist: „Dann setzen wir lieber auf persönliche Präsenz.“

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