WiWo App 1 Monat für nur 0,99 €
Anzeigen
Überleben im Büro

Effektives Zeit- und Selbstmanagement

Manchmal, wenn der Wind leise durch die Binsen pfeift, dann erzählt er den Leuten, die vorbeikommen, eine Geschichte, aus der dann irgendwann wie im griechischen Mythos eine Weisheit wird, weil es immer dieselbe Leier ist. Eine dieser Geschichten lautet etwa so: Zeitmanagement ist die Kunst, seine Zeit optimal zu nutzen. Das jedenfalls verbreiten die einen, und das klingt schon ziemlich binsig.

  • Artikel teilen per:
  • Artikel teilen per:
Jede Menge Dinge zu erledigen - gutes Zeitmanagement hilft Quelle: Foto: aboutpixel.de / Rainer Sturm

Zeitmanagement ist definitorischer Quatsch, sagen die anderen. Denn Zeit kann man nicht managen. Sie vergeht immer gleich schnell – unabhängig davon, was wir damit anstellen. Jeder Tag hat für jeden Menschen gleich viele Stunden, egal, ob man ihn managt oder nicht. Das ist wohl unbestreitbar richtig und auch höchst gerecht. Andererseits lässt sich nicht verleugnen, dass einige Menschen mit dieser Zeitfreiheit mehr Probleme haben als andere.

Um es kurz zu machen: Diese Menschen verzetteln sich. Und zwar regelmäßig. Für sie ist wahrscheinlich der Monumentalfilmheld Ben Hur längst so etwas wie eine Galionsfigur, weil der, nach ein paar Differenzen mit der römischen Obrigkeit, die Weltmeere auf einer Galeere bereisen durfte und deshalb als guter Beleg dafür taugt, dass man sich ordentlich am Riemen reißen und doch nicht recht vorankommen kann. Immerhin: Bei Ben Hur nahm die Geschichte ein halbwegs gutes Ende. Im Büro kommt das seltener vor.

Dort erwarten die Betroffenen vermutlich schon morgens jene Aufgaben, die gestern im Arbeitswust liegen geblieben sind oder aufgeschoben wurden, weil sie so viel Annehmlichkeit verheißen wie mit den Fingernägeln über eine Schiefertafel zu kratzen. Über den Tag kommen dann neue dringende Jobs dazu: Der Chef schneit rein und braucht umgehend einen Lagebericht zu Projekt XY, der Kollege bittet um Rat, der Kunde hofft auf schnelle Hilfe und aus dem E-Mail-Eingang piept unerbittlich Post mit der Dringlichkeitsstufe „hoch“. Aufschub unmöglich. Just do it.

Wer also nicht gerade über vier Arme wie der indische Gott Vishnu verfügt, den umgibt spätestens am Nachmittag ein veritables Büro-Tohuwabohu. Wer seine Zeit und damit auch seinen Büroalltag besser in den Griff bekommen will, sollte sich deshalb weniger über Zeitmanagement Gedanken machen, dafür umso mehr über besseres Selbstmanagement. Denn genau darum geht es auch bei Ersterem: sich selbst besser zu organisieren, sich schon morgens einen Überblick zu verschaffen, seine Aufgaben zu planen, zu priorisieren und natürlich über den Tag motiviert zu bleiben.

Nun gibt es dazu inzwischen gefühlte 15 Meter Ratgeber-Literatur mit – mehr oder weniger – hilfreichen Tipps zur idealen Zeitgewinnung. Nicht wenige Autoren mutieren dabei zu Akronym-Akrobaten und Komponisten angeblich völlig neuer Managementtechniken. Ein paar Beispiele:

Die Büro-Alltags-Bibel - Alle Regeln und Gesetze für den Job (DTV, ISBN 978-3-423-24762-7)

Die ABC-Methode etwa nimmt Rücksicht auf sogenannte Links- und Rechtshirner. Heißt: Bei manchen Menschen dominiert die linke Gehirnhälfte, sie mögen Zahlen, Fakten, Pläne, Systeme. Etwa 90 Prozent der Zeitmanagement-Bücher sind für sie gemacht. Für Rechtshirner, die dazu neigen chaotisch, kreativ, spontan zu sein, ist das aber nichts. Bei ihnen sträuben sich schon die Nackenhaare, wenn sie nur an Pläne oder feste Termine denken. Sie entscheiden lieber spontan und intuitiv. Einer Studie zufolge gehört nur eine Minderheit zu den Linkshirnern, dafür sind fast alle Kinder bis ins Teenageralter und rund 41 Prozent der Erwachsenen in Zentraleuropa eher Rechtshirner. Für sie gibt es die ABC-Methode: Sie steht dafür, anfallende Aufgaben lediglich nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen: A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtig (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen). Ist also eine ziemlich simple Sache – ABC-Methode klingt aber besser.

Schillernde Bezeichnungen

Die Eisenhower-Methode ist vermutlich der Ursprung der ABC-Methode. Sie geht auf den amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und erinnert im Kern an eine klassische Postkorbübung. Eisenhower empfahl damals, Aufgaben jeweils in zwei Kategorien zu unterteilen: Sind sie wichtig oder unwichtig, eilig oder nicht eilig? Um das Ganze etwas anschaulicher zu gestalten, empfahl er – wie in der Abbildung – ein Koordinatensystem für diese Kategorien anzulegen, in dem die Aufgaben später eingetragen werden – wenn schon nicht physisch, dann wenigstens gedanklich. Der Quadrant rechts unten ist eigentlich nichts weiter als ein Papierkorb. Diese Aufgaben kann man getrost vergessen: weder eilig noch wichtig. Eine Spalte darüber sieht das schon anders aus (unwichtig zwar, aber eilig). Diese Jobs sollten Sie delegieren. Aufgaben wiederum, die nicht eilig, aber wichtig sind (unten links), gehören in den Kalender eingetragen und Schritt für Schritt abgearbeitet. Bleiben noch die Obliegenheiten oben links: eilig und wichtig. Also sofort erledigen! Natürlich wäre es müßig, ein solches Koordinatensystem täglich anzulegen. Ziel ist deshalb, das Prinzip zu verinnerlichen, sodass sie es bald intuitiv anwenden können.Die ALPEN-Methode ist so eine Art Tagesplan und steht für: Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, ufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen), Entscheidungen priorisieren und achkontrollieren (was man erreicht hat). Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen.Das GTD-Prinzip wiederum steht für „Getting Things Done“ und geht auf den Bestseller-Autor David Allen zurück. Dahinter steckt die Idee, zuerst alle Aufgaben zu sammeln, die erledigt werden müssen, und sie dann in einem logischen System (etwa einem Kalender) zu notieren, um so den Kopf für Wichtigeres freizubekommen. Anschließend muss man nur noch für jede neue Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan integriert wird, damit man stets weiß, was der nächste Schritt ist. Oder kurz: Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere diese Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort! Klingt kompliziert, ist aber nichts anderes als jeden Tag neue Prioritäten zu setzen.

Kern im Wortgeklingel

Sie merken schon, bei all dem ist viel Wortgeklingel und Pseudo-Novität dabei. Die Methodik bleibt im Kern immer dieselbe: Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte zerlegen, die man tagsüber auch erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Wer will, darf das gerne auch die ÜVAPPTEM-Methode nennen. Besser wird sie dadurch aber nicht.

© Handelsblatt GmbH – Alle Rechte vorbehalten. Nutzungsrechte erwerben?
Zur Startseite
-0%1%2%3%4%5%6%7%8%9%10%11%12%13%14%15%16%17%18%19%20%21%22%23%24%25%26%27%28%29%30%31%32%33%34%35%36%37%38%39%40%41%42%43%44%45%46%47%48%49%50%51%52%53%54%55%56%57%58%59%60%61%62%63%64%65%66%67%68%69%70%71%72%73%74%75%76%77%78%79%80%81%82%83%84%85%86%87%88%89%90%91%92%93%94%95%96%97%98%99%100%