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Überleben im Büro

Effektives Zeit- und Selbstmanagement

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Die Büro-Alltags-Bibel - Alle Regeln und Gesetze für den Job (DTV, ISBN 978-3-423-24762-7)

Die ABC-Methode etwa nimmt Rücksicht auf sogenannte Links- und Rechtshirner. Heißt: Bei manchen Menschen dominiert die linke Gehirnhälfte, sie mögen Zahlen, Fakten, Pläne, Systeme. Etwa 90 Prozent der Zeitmanagement-Bücher sind für sie gemacht. Für Rechtshirner, die dazu neigen chaotisch, kreativ, spontan zu sein, ist das aber nichts. Bei ihnen sträuben sich schon die Nackenhaare, wenn sie nur an Pläne oder feste Termine denken. Sie entscheiden lieber spontan und intuitiv. Einer Studie zufolge gehört nur eine Minderheit zu den Linkshirnern, dafür sind fast alle Kinder bis ins Teenageralter und rund 41 Prozent der Erwachsenen in Zentraleuropa eher Rechtshirner. Für sie gibt es die ABC-Methode: Sie steht dafür, anfallende Aufgaben lediglich nach ihrer Wichtigkeit zu ordnen: A für sehr wichtig (sofort erledigen), B für weniger wichtig (später erledigen oder delegieren) und C für kaum wichtig bis unwichtig (delegieren oder verwerfen). Ist also eine ziemlich simple Sache – ABC-Methode klingt aber besser.

Schillernde Bezeichnungen

Die Eisenhower-Methode ist vermutlich der Ursprung der ABC-Methode. Sie geht auf den amerikanischen General und US-Präsidenten Dwight D. Eisenhower zurück und erinnert im Kern an eine klassische Postkorbübung. Eisenhower empfahl damals, Aufgaben jeweils in zwei Kategorien zu unterteilen: Sind sie wichtig oder unwichtig, eilig oder nicht eilig? Um das Ganze etwas anschaulicher zu gestalten, empfahl er – wie in der Abbildung – ein Koordinatensystem für diese Kategorien anzulegen, in dem die Aufgaben später eingetragen werden – wenn schon nicht physisch, dann wenigstens gedanklich. Der Quadrant rechts unten ist eigentlich nichts weiter als ein Papierkorb. Diese Aufgaben kann man getrost vergessen: weder eilig noch wichtig. Eine Spalte darüber sieht das schon anders aus (unwichtig zwar, aber eilig). Diese Jobs sollten Sie delegieren. Aufgaben wiederum, die nicht eilig, aber wichtig sind (unten links), gehören in den Kalender eingetragen und Schritt für Schritt abgearbeitet. Bleiben noch die Obliegenheiten oben links: eilig und wichtig. Also sofort erledigen! Natürlich wäre es müßig, ein solches Koordinatensystem täglich anzulegen. Ziel ist deshalb, das Prinzip zu verinnerlichen, sodass sie es bald intuitiv anwenden können.Die ALPEN-Methode ist so eine Art Tagesplan und steht für: Aufgaben aufschreiben, Länge einschätzen, ufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen), Entscheidungen priorisieren und achkontrollieren (was man erreicht hat). Unerledigtes wird dann auf den nächsten Tag übertragen.Das GTD-Prinzip wiederum steht für „Getting Things Done“ und geht auf den Bestseller-Autor David Allen zurück. Dahinter steckt die Idee, zuerst alle Aufgaben zu sammeln, die erledigt werden müssen, und sie dann in einem logischen System (etwa einem Kalender) zu notieren, um so den Kopf für Wichtigeres freizubekommen. Anschließend muss man nur noch für jede neue Aufgabe diszipliniert entscheiden, ob diese sinnvoll ist und in den Plan integriert wird, damit man stets weiß, was der nächste Schritt ist. Oder kurz: Reduziere Projekte auf den nächsten elementaren Teilschritt und strukturiere diese Schritte nach Zeitpunkt und Ausführungsort! Klingt kompliziert, ist aber nichts anderes als jeden Tag neue Prioritäten zu setzen.

Kern im Wortgeklingel

Sie merken schon, bei all dem ist viel Wortgeklingel und Pseudo-Novität dabei. Die Methodik bleibt im Kern immer dieselbe: Überblick verschaffen, Aufgaben planen, priorisieren und in realistische Teilschritte zerlegen, die man tagsüber auch erreichen kann, damit man motiviert bleibt. Wer will, darf das gerne auch die ÜVAPPTEM-Methode nennen. Besser wird sie dadurch aber nicht.

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