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Zeitmanagement 45 Wege aus der Aufschieberitis

Heute nicht – morgen! Das hat noch Zeit. Dazu habe ich keine Lust. Morgen sieht die Welt schon anders aus. Das bekomme ich heute sowieso nicht mehr fertig. Wo soll man denn da anfangen? Ich habe keine Lust… So denken Aufschieber. WirtschaftsWoche-Ressortleiter Jochen Mai hat 45 Tipps gegen die Aufschieberitis zusammengetragen.

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Gutes Zeitmanagement wirkt dem Aufschieben entgegen Quelle: Foto: aboutpixel.de / Thorwald Hoffmann

Kommen solche Gedanken nur ab und an vor, ist das nicht weiter erwähnenswert. Das passiert jedem von uns. Es gibt aber auch die chronische Aufschieberitis, das gewohnheitsmäßige Vertagen von Aufgaben, die erledigt werden müssen. Das ist eine Krankheit: Prokrastination nennt sie die Wissenschaft. Sie wird seit Mitte der Achtziger Jahre erforscht. Bei Untersuchungen von Psychologen aus Deutschland und den USA kam heraus, dass weltweit fast jeder Fünfte von diesem Phänomen betroffen ist. Der US-Psychologe Joe Ferrari von der DePaul University in Chicago ist einer der führenden Forscher auf diesem Gebiet und sogar der Meinung, dass chronische Aufschieber nur durch eine Verhaltenstherapie geheilt werden. Wobei Wissenschaftler zunächst zwischen zwei Typen unterscheiden:

Den Erregungsaufschieber.

Er reagiert erst auf den letzten Drücker und genießt den Kick, den der Hochdruck zum Schluss erzeugt. Meist behauptet er, erst dadurch kreativ zu werden. Den Vermeidungsaufschieber. Er leidet unter der Angst zu versagen. Deshalb meidet er den Leistungsdruck, den die Aufgabe erzeugt. Dafür ist er ein Meister der Ausreden.

Das Kernproblem vieler Aufschieber aber ist: Sie haben Schwierigkeiten Prioritäten zu setzen und leiden unter latenten Minderwertigkeitsgefühlen. Fälschlicherweise setzen sie Erfolg mit Selbstwert gleich. Um dieses Gefühl zu erreichen, brauchen sie häufige und kurzfristige Erfolgserlebnisse. Sind die Aufgaben aber scheinbar zu groß, liegen diese subjektiv zu weit entfernt. Also ziehen sie kleinere Aufgaben vor (Aufräumen, Abwaschen, …), weil die eine schnelle Belohnung versprechen. Außerdem: Wer über zu viel Arbeit klagt, erntet meistens Mitgefühl.

Keine Frage, Aufschieben hat auch Vorteile: Manche Aufgaben erledigen sich tatsächlich von alleine. Andere erledigen sich nach einiger Zeit leichter, weil man bis dahin bessere Informationen darüber hat. Und wieder andere Beinahe-Entscheidungen stellen sich im Lauf der Zeit als gefährliche Irrtümer heraus. Gut also, dass man nichts unternommen hat! Langfristig aber sorgt Prokrastination für Frust, weil man nicht mehr schafft, was man sich vornimmt und bald an Leistungsfähigkeit und Selbstwert zweifelt. Dann beginnt ein Teufelskreis aus Aufschieben, Überforderungs- und Minderwertigkeitsgefühlen.

45 hilfreichsten Tipps gegen Prokrastination

Damit es erst gar nicht so weit kommt, raten Experten zu ganz unterschiedlichen Wegen aus der Aufschieberitis. Ich habe dazu etwas recherchiert und die 45 hilfreichsten Tipps gegen Prokrastination zusammengetragen. Nicht alle werden zu Ihnen persönlich passen. Das können und sollen sie auch nicht. Dazu ist das Problem zu individuell. Verstehen Sie die Tipps also als Sammlung von Alternativen – und picken Sie sich die besten für Sie raus:

1. Beginnen Sie sofort. Zum Beispiel jetzt! Die 72-Stunden-Regel etwa sagt: Wer sich etwas vornimmt, muss innerhalb von 72 Stunden den ersten Schritt machen, sonst sinkt die Chance, dass er das Projekt jemals beginnt, auf ein Prozent.

2. Hinterfragen Sie sich. Warum schieben Sie bestimmte Aufgaben auf? Prokrastination ist eine Gewohnheit, sie läuft automatisch ab. Ein Schritt in Richtung Besserung ist deshalb, sich sein Verhalten bewusst zu machen und die Gewohnheit zu durchbrechen. Dazu hilft auch, seine Verhaltensweisen über einen Zeitraum schriftlich zu notieren: Was machen Sie ungern? Warum? Was löst Stress aus? Was hätten Sie anders machen können?

3. Planen Sie vor. Wie gesagt: Prokrastination ist in erster Linie eine Gewohnheit. Überlisten Sie sich also und notieren Sie sich schon am Abend, was Sie am nächsten Tag in welcher Reihenfolge tun werden (werden – nicht wollen!). Und dann halten Sie sich daran. Planen Sie aber auch genügend Freizeit (zur Erholung und für Unvorhergesehenes) sowie Aufgaben, die Ihnen Spaß machen, ein.

Jede Menge Dinge zu erledigen - gutes Zeitmanagement hilft Quelle: Foto: aboutpixel.de / Rainer Sturm

7. Setzen Sie Prio-ritäten. Entschei-den Sie, was wirklich wichtig und dringend ist und was noch Zeit hat oder delegiert werden kann. Die Eisenhower-Methode eignet sich dafür besodners gut. Aber auch die ABC-Technik.

8. Zerlegen Sie große Aufgaben in kleine. Es ist wie mit dem physikalischen Gesetz der Trägheit: Ist ein schwerer Körper erst in Bewegung, wird es leichter ihn in Fahrt zu halten. „Auch die längste Reise beginnt mit einem einzelnen Schritt“, lautet ein chinesisches Sprichwort. Also beginnen Sie mit kleinen Schritten.

9. Bleiben Sie organisiert. Aufgaben zu zerlegen, sich einen Überblick zu verschaffen – vielleicht sogar mitilfe von ToDo-Listen oder Mindmaps – ist eine Sache. Konservieren Sie diesen Zustand aber auch. Sonst oszillieren Sie nur zwischen Chaos – Liste/Map – Chaos.

10. Hören Sie auf, zu zweifeln. Jeder kennt die Phrase Wenn ich doch nur …, dann …! Solche Wenn-dann-Phasen tauchen immer wieder auf. Meistens dann, wenn man mit sich und seiner Situation unzufrieden ist. Aber diese Zweifel sind heikel. Ihr Unheil beginnt mit der Überzeugung, vor einem stünde ein unüberwindbarer Berg. Dann sehen wir nur noch den Berg und nicht mehr den Gipfel, verharren oder kehren gar um. Fatal! Ein Gipfelsturm gelingt auch in Etappen. Überlegen Sie sich also, wo Sie stehen und was als nächstes getan werden müsste. Dann gehen sie los, Basiscamp für Basiscamp.

11. Nehmen Sie sich nicht zu viel vor. Behalten Sie lieber das große Ganze im Auge. Aus der Forschung weiß man, dass Menschen Aufgaben motivierter erledigen, wenn Sie die höheren Ziele dahinter erkennen.

12. Seien Sie realistisch. Aufschieber neigen zur Alles-oder-Nichts-Haltung. Dahinter steckt die Angst nicht mehr akzeptiert zu werden, wenn etwas nicht vollkommen ist. Auch 80 Prozent sind aber oft gut genug. Was kann den schlimmstenfalls passieren, wenn Sie Ihr (!) Ideal nicht erreichen? Na und?!

13. Übertreiben Sie nicht. Bei allem Ehrgeiz, seiner Aufschieberitis Herr zu werden – zu viele Punkte auf Ihrer Liste und Sie legen die Liste selbst beiseite oder schieben sie vor sich her. Also schreiben Sie kurze (und dafür lieber mehr) Listen, die in kurzen Zeitintervallen zu schaffen sind.

14. Hören Sie auf, perfekt zu sein. Perfektionismus hält auf. Er führt zu einem Tunnelblick, bei dem sich die Betroffenen auf zahllose Details konzentrieren, die für das große Ganze aber nur geringe Bedeutung haben. Dabei verrennen sie sich dann und kommen schließlich nicht mehr vom Fleck. Mängel dagegen können den Horizont erweitern. Denken Sie nur: Ohne Fehler hätte Christoph Kolumbus nie Amerika entdeckt!

15. Setzen Sie sich Limits. Sie kennen vielleicht das Parkinson’sche Gesetz. Es geht auf den britischen Historiker und Publizist Cyril Northcote Parkinson zurück. Danach dehnt sich Arbeit in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht – und nicht etwa wie viel Zeit man tatsächlich dafür bräuchte. Denken Sie an Meetings: Stundenlang werden die Themen diskutiert, alle können mitreden, auch wenn nicht jeder davon Ahnung hat. Aber fünf Minuten vor Schluss werden trotzdem die entscheidenden Beschlüsse gefasst. Warum nicht gleich so? Ganz einfach: Setzen Sie Limits!

16. Belohnen Sie sich für Teilerfolge. Um Prokrastination in den Griff zu bekommen, ist Selbstdisziplin nötig, manchmal auch Druck. Deshalb ist Belohnung am Ende wichtig, um sich bei Laune zu halten. Was alle Erfolgreichen letztlich eint: Sie halten die Lücke zwischen Absicht und Ausführung sehr klein. Und den Spaßfaktor groß.

17. Loben Sie sich. Fehlen positive Rückmeldungen, tendieren Menschen dazu, aufzugeben. Umgekehrt wirkt Wertschätzung enorm positiv, wie etwa Albert Bandura, Psychologie-Professor an der Stanford-Universität, nachwies: Gelobte sind motivierter, stecken sich höhere Ziele, fühlen sich diesen stärker verpflichtet, teilweise unterstellen sie sich sogar bessere Fähigkeiten, was wiederum ihre Leistungskraft verbessert.

18. Vergessen Sie Work-Life-Balance. Treffen sich die Leute abends zum Essen, dann ist häufig die Rede davon, wie lange einer noch arbeiten muss und wie er danach leben will. So mutieren Arbeit und Leben zu Konkurrenten, die es – Work-Life-Balance sei dank – gegeneinander abzuwiegen gilt. Unfug! Ausgeglichenheit ist eher im Längs- als im Querschnitt eines Lebens zu finden. Mal wiegt der Beruf schwerer, mal Familie. Machen Sie sich deswegen bloß keinen Stress. Solange die Waagschalen in Bewegung bleiben, leben Sie!

19. Arbeiten Sie in Ihren Hochphasen. Bei jedem Menschen gibt es innerhalb eines Tages unterschiedliche Leistungsphasen. Entscheidend dafür ist die sogenannte Chronobiologie. Der Organismus, also Stoffwechsel, Organtätigkeit, Konzentrationsfähigkeit – alles schwankt innerhalb eines Tages erheblich. Dabei unterscheiden sich vor allem die Frühaufsteher (auch Lerchen genannt. Sie stehen schon früh morgens auf und sind sofort topfit). Und die Langschläfer (auch Eulen genannt), die auch abends noch hell wach sind und sich gut konzentrieren können. Diese Typen sind unabhängig von der Schlafmenge, die der Einzelne braucht. Ihre individuellen Leistungsphasen liegen stark zeitversetzt. Wer seinen eigenen Typ kennt und dies im Alltag berücksichtigt, kann seine Leistung, Kreativität und Produktivität deutlich verbessern. Schwierige Aufgaben legt möglichst in die Hochphasen, den lästigen Kleinkram in die Durchhängerphasen.

20. Beginnen Sie mit dem Unangenehmsten. Packen Sie den Stier bei den Hörnern: In der Regel wird es die unangenehmste Aufgabe sein, die Sie die ganze Zeit vor sich herschieben. Warum nicht sofort morgens hinter sich bringen, wenn man noch frisch ist? Der Rest des Tages wird Ihnen umso leichter von den Hand gehen.

21. Bemühen Sie sich um Routinen. Wer sich um einen geregelten Tagesablauf bemüht oder bestimmte Aufgaben immer wieder zur selben Zeit erledigt, sorgt zwar für Eintönigkeit und Langeweile, er verringert aber auch die Nischen, in denen er etwas aufschieben könnte.

22. Vermeiden Sie Unterbrechungen. E-Mails kündigen sich im Posteingang an, mal klingelt das Telefon, mal das Handy, mal der Blackberry, mal platzen Kollegen ins Büro. Das ist schädlich für die Produktivität. Wissenschaftler der Universität Kalifornien fanden heraus, dass ein Büromensch sich gerade elf Minuten einer Aufgabe widmen kann, bevor er unterbrochen wird. Was noch schlimmer ist: Nach der unfreiwilligen Pause dauert es teils bis zu 25 Minuten, bis man den Faden wieder aufgenommen hat. So werden Sie nie fertig.

23. Lesen Sie Ihre Mails nicht sofort. Es gibt bereits eine so genannte Slow-E-Mail-Bewegung. Anhänger öffnen ihre Post nur noch zweimal am Tag. Dasselbe gilt für Anrufbeantworter oder Anrufe.

24. Vergessen Sie Multitasking. Einige Studien beweisen, Menschen sind nicht produktiver, wenn sie mehrere Aufgaben gleichzeitig erledigen. Im Gegenteil: Oft hindert es sie, konzentriert auf ein Ziel hinzuarbeiten. Außerdem verursacht Multitasking Stress. Versuchen Sie lieber Schritt für Schritt vorzugehen.

25. Konzentrieren Sie sich auf das, was Sie gerade tun. Unterbrechungsforscher (die gibt es wirklich) haben festgestellt, dass sich Büroarbeiter genauso oft selbst ablenken, wie sie unterbrochen werden. Zwingen Sie sich also dazu, sich auf die aktuelle Aufgabe zu konzentrieren, statt in Gedanken schon bei der nächsten zu sein.

26. Hören Sie Musik. Lieblingslieder können ein großartiger Motivator sein. Wenn Sie sich durch Musik bei der Arbeit nicht abgelenkt fühlen, hören Sie ein paar Melodien zum Aufmuntern.

27. Seien Sie weniger online. Der Tipp ausgerechnet in dieser Liste? Oh ja! Das Internet ist ein unglaublicher Zeiträuber und zugleich eine verführerische Ablenkung. Blogs lesen, rumsurfen, E-Mails schreiben, zack, schon haben Sie drei Stunden verballert, die Sie auch produktiv hätten nutzen können. Limitieren Sie also Ihre Online-Zeiten.

28. Räumen Sie auf. Versiffte Kaffeetassen, meterhohe Papierstapel und vertrauliche Dokumente, die offen herumliegen, sind nicht nur Chefs ein Graus. Sie verleiten auch zu gedanklichem Schlendrian. Zumindest bei einigen Menschen. Darum: Misten Sie Ihr Büro regelmäßig aus, sortieren Sie Ihre E-Mails und hinterlassen Sie Ihren Schreibtisch jeden Abend akkurat. Ordnen Sie das Chaos, und bewahren Sie den Zustand. Das kann jeder, es erfordert nur Disziplin.

29. Sagen Sie öfter NEIN. Menschen, die an akutem Helfer-Syndrom leiden, streben nach dem Gefühl, gebraucht zu werden. Die Vorstellung, ersetzbar zu sein, macht ihnen Angst. Ein Kurzschluss: Jeder Mensch ist ersetzbar! Das Helfer-Syndrom führt nur zu massivem Stress. Haben Sie also den Mut, Bitten auch mal mit einem Nein zu quittieren. Wenn Sie Prioritäten setzen, liegt der Erfolg darin, sich auch daran zu halten. Wer niemandem eine Bitte abschlagen kann, kommt zwangsläufig aus dem Trott.

30. Schalten Sie Zeitfresser aus. Was raubt Ihnen am Tag die meiste Zeit? Womit halten Sie sich besonders gerne und lange auf? Muss das sein? Ist das sinnvoll und produktiv? Andernfalls: Setzen Sie sich bewusst Grenzen. Übrigens: Nicht nur in Zeitfragen!

31. Denken Sie um. Die richtige Frage ist nicht: „Wie werde ich damit bloß fertig?“, sondern „Wie fange ich damit an?“. Die größte Hürde beim Aufschieben ist, überhaupt erst loszulegen.

32. Betrügen Sie sich selbst. Wenn Sie Donnerstag fertig sein müssen, notieren Sie sich den Mittwoch als Deadline. Aus der Hirnforschung weiß man: Je öfter Sie einen Gedanken denken, desto stärker schleift er sich ein, und Sie akzeptieren ihn irgendwann als wahr. Irgendwann werden Sie also denken: Ich muss Mittwoch fertig werden! Und dann passiert das Wunder: Sie werden am Mittwoch fertig – überpünktlich – und können einen ganzen Tag lang das Ergebnis verbessern.

33. Machen Sie Pausen. Immer nur Vollgas geben – das verträgt selbst der stärkste Motor nicht. Das Burnout-Syndrom – der rapide Verlust von Freude und Antriebskraft – kann sonst die Folge sein. Ab und an ausklinken, zur Ruhe kommen, aufstehen, strecken, ein paar Schritte an der frischen Luft gehen, Wasser trinken, Kraft tanken macht motivierter. Nutzen Sie die Pausen aber wirklich sinnvoll und nicht zum Trödeln!

34. Machen Sie Ihre Ziele bekannt. Seine Entscheidung öffentlich zu machen, bewirkt zweierlei: Andere Menschen setzen Erwartungen in einen und man selbst ebenfalls. Es hilft, sich mental und emotional auf sein Ziel zu konzentrieren und alles daran zu setzen, um es zu erreichen. Seine Ziele anderen mitzuteilen, ist zwar kein Erfolgsgarant. Aber es ist ein gutes Indiz, wie sehr man sich seiner Sache verschrieben hat. Außerdem hilft es, die Ziele durch andere zu prüfen.

35. Dulden Sie keine Entschuldigungen. Aufschieber sind Meister der Ausrede – für sich, andere und die Umstände. Betuppen Sie sich nicht selbst! Jedes Mal, wenn Sie wieder einen Grund (er)finden, warum Sie etwas jetzt nicht erledigen können, fragen Sie sich: Ist das wirklich wahr?

36. Bemühen Sie sich um einen Mentor. Man könnte auch sagen, um einen Antreiber, aber das klingt weniger freundlich. Ist aber der Job: Derjenige sollte Sie immer wieder dazu ermuntern, ihre Ziele weiter zu verfolgen – zur Not auch mit einem Tritt in den Hintern. Achten Sie aber darauf, dass sie seine Rolle als Mentor nicht mit seiner Freundschaft verwechseln.

37. Arbeiten Sie im Team. Wenn Sie es alleine nicht schaffen, suchen Sie sich Mitstreiter. Das ist beim Sport genauso wie bei einer Diät: Partner ermuntern einander, ziehen einen auf Durststrecken mit und ermahnen, wenn es sein muss. Nicht jeder ist so ein starker Selbstmotivator wie Boris Becker.

38. Behalten Sie das große Ganze im Auge. Oft sind es nur 20 Prozent Jobmüll – lästige Routinen, unproduktive Meetings, chaotische Chefs oder Primadonna-Kollegen –, die 80 Prozent des Spaßes an der Arbeit rauben. Aber es sind eben nur 20 Prozent! Fokussieren Sie das große Bild, dann reiben Sie sich an dem Kleinkram nicht so auf.

39. Bleiben Sie fit. Klingt banal, ist es aber nicht: Stress, Ängste, sogar Depressionen können eine ebenso häufige Ursache für Prokrastination sein. Und körperliche Aktivität ist ein wirksamer Schutzmechanismus, der Stress abbaut, Ärger minimiert und obendrein den Geist durchlüftet. Sport schafft wertvolle Oasen zum Nachdenken. 20 Minuten leichter Sport am Tag reichen schon.

40. Investieren Sie Geld. Auch das kann helfen. Wenn das Bummeln Sie erst wirklich etwas kostet, gibt es der Sache eine neue Dimension. Jedes Mal, wenn Sie eine Sache verschoben haben, stecken Sie zum Beispiel Geld in eine Spardose. So viel, dass es etwas wehtut. Und natürlich dürfen Sie an das Geld erst nach mindestens einem halben Jahr. Für viele ist das ein guter Grund, Gas zu geben, wenn sie es im Geldbeutel spüren.

41. Halten Sie Erfolge fest. Aufschieberitis zu stoppen, ist wie eine Sucht zu bekämpfen: Sie müssen umlernen und Ihr Gehirn mit anderen Dingen belohnen. Erste Erfolge, etwas nicht auf die lange Bank geschoben zu haben, aktivieren Ihr Belohnungssystem.

42. Fokussieren Sie Ihre Stärken. Viele Leute wenden enorme Energien auf, um ihre Schwächen zu bekämpfen, sie doktern an ihren Mängeln herum und betreiben doch nur Schadensbegrenzung. Dabei ist die Wahrscheinlichkeit, dass jemand nach oben kommt, weil er seine Stärken stärkt, um 50 Prozent höher, als wenn er seine Schwächen repariert.

43. Einfach ist nicht immer besser. Das widerspricht zwar jeder Motivation von Aufschiebern. Es führt aber manchmal zur besseren Lösung, wenn Sie nicht immer den leichtesten Weg gehen und stattdessen etwas mehr (Zeit, Mühe) investieren. Und manchmal spart es sogar Zeit – wenn Sie hinterher weniger ausbessern müssen.

44. Seien Sie dankbar. Dankbarkeit ist ein Schlüssel zum Erfolg. Sie verbessert sowohl die Beziehungen zu anderen Menschen, wie auch deren Einstellung und Motivation. Dankbarkeit verbannt negative Gedanken und reduziert Stress. Lernen Sie also, dankbarer zu werden – etwa für die Dinge, die Sie schon erreicht haben, für Freunde, für Ihre Gesundheit.

45. Geben Sie nicht auf. Wie sagte schon Friedrich Nietzsche: „Viele sind hartnäckig in Bezug auf den einmal eingeschlagenen Weg, wenige in Bezug auf das Ziel.“

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