Eben war noch so viel Zeit zum Lernen und Vorbereiten und auf einmal steht der Tag der Präsentation vor der Tür. Oder die Klausur. Das Gemeine ist: Auch großzügig gesetzte Fristen laufen ganz überraschend ab, wenn man sie nicht im Blick behält.
Dann wird es nicht nur stressig, auch die Qualität der Arbeit leidet. Wer wieder einmal in letzter Sekunde, schweißüberströmt und mit rasendem Herzen einen hingeschluderten Projektbericht oder eine Semesterarbeit abgibt, gelobt: Beim nächsten Mal mache ich es besser. Nur wie?
Strukturiertes Zeitmanagement hilft nicht nur seriellen Prokrastinierern und Chaoten dabei, sich zu organisieren. Auch Menschen, die mit ihrer Zeit relativ gut klarkommen, können damit ihre Effizienz und Effektivität verbessern. Im Idealfall steht am Ende nicht nur eine bessere Leistung, sondern man geht auch noch motivierter an weitere Aufgaben.
Erst Ziele und Prioritäten setzen, dann anfangen
Der Begriff Zeitmanagement ist allerdings irreführend. Denn es geht nicht nur darum, einen Plan aufzustellen und alles nacheinander abzuarbeiten. Bevor man die eigene Zeit sinnvoll einteilen kann, braucht es zunächst Ziele. Was will ich erreichen? Ist das überhaupt zu schaffen, und wenn ja, in welchem Zeitraum? Die Zwei-Listen-Technik hilft, um diese Fragen zu beantworten. Entwickelt hat die angeblich der Investment-Milliardär Warren Buffett.
Wer es ausprobieren will, erstellt eine Liste mit 25 Zielen. Im zweiten Schritt wählt man daraus die fünf wichtigsten Ziele aus und überträgt sie in eine weitere Liste. Dann gilt es, zunächst diese fünf Ziele zu erreichen, bevor man sich den anderen Dingen widmet. Der Gedanke dahinter: Wer seine Aufmerksamkeit auf zu viele Projekte gleichzeitig verteilt, macht alles nur halbherzig.
Hinzu kommt, dass die Ziele und Aufgaben dadurch priorisiert werden. Oftmals hetzen Menschen Deadlines hinterher und haben das Gefühl, niemals alles schaffen zu können. Den Blick auf das große Ganze zu behalten hilft dabei, wichtige Dinge termingerecht zu erledigen, ohne permanent unter Zeitdruck zu stehen. Was muss sofort erledigt werden, was kann problemlos noch verschoben werden? Dafür kann man auf das Eisenhower-Prinzip zurückgreifen, das nach dem ehemaligen US-Präsidenten Dwight Eisenhower benannt ist und Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit ordnet.
So funktioniert das Eisenhower-Prinzip
Nur Dinge, die sowohl wichtig als auch dringlich sind, sollte man sofort erledigen. Was noch Zeit hat, kommt mit einer konkreten Frist auf Wiedervorlage. Dringliches, das aber keine hohe Bedeutung hat, lässt sich gut delegieren. Was weder dringlich noch wichtig ist, muss man gar nicht erledigen.
Erst wenn man klar definiert hat, was überhaupt zu tun ist, folgt das operative Zeitmanagement. Dabei sind übergeordnete Ziele in einzelne Schritte zu unterteilen, um sie bearbeiten zu können. „Steuererklärung machen“ mag abschreckend wirken. „Gehaltsabrechnungen kopieren“ und „Spendenquittungen sortieren“ sind schon einfacher abzuhaken. An dieser Stelle folgt die konkrete Zeitplanung: Bis wann muss etwas erledigt sein und wie lange braucht man dafür? Dabei kann man zwar grundsätzlich auf die eigenen Erfahrungswerte zurückgreifen. Doch sollte man aufpassen, dass der resultierende Zeitplan nicht allzu optimistisch ausfällt. Wie die meisten Menschen aus dem eigenen Alltag wissen, dauern Dinge oft länger, als es auf den ersten Blick möglich erscheint. Sind keine Puffer eingeplant, können unvorhergesehene Ereignisse und Verzögerungen den gesamten Zeitplan durcheinanderbringen.
Betreiben Sie Ursachenforschung
Kommt jemand immer wieder mit der eingeplanten Zeit für Aufgaben nicht zurecht, lohnt sich ein genauer Blick auf die Ursachen. Ein Zeitprotokoll über zwei Wochen hilft dabei, den Aufwand für wiederkehrende Aufgaben besser einzuschätzen und versteckte Zeitfresser zu identifizieren. Wer gerne trödelt und Sachen aufschiebt, erhält womöglich einen heilsamen Schock, wenn er sieht, wie viel Zeit er verschwendet. Dadurch steigt auch die Motivation, Dinge anzupacken und sich nach getaner Arbeit mit einem Kinoabend oder einem Essen mit Freunden zu belohnen.
Hilfreich ist in vielen Fällen auch das Pareto-Prinzip: Mit 20 Prozent des Aufwands lassen sich 80 Prozent der Ergebnisse erzielen. Auch wenn die Ratio nicht immer genau so ausfällt, wird deutlich, dass aufwändige Prozesse oft mit wenig Einbußen verschlankt werden können. Ein Beispiel ist etwa die Seminararbeit, die in der fünften Überarbeitung nicht mehr viel an Qualität hinzugewinnt.
In der konkreten Umsetzung kommt es auf die Organisation an. Wenn Aufgaben geplant, aber nicht erledigt werden, war die Mühe umsonst. Methoden wie Personal-Kanban unterstützen dabei, Aufgaben und deren Status zu dokumentieren und so den Überblick zu behalten. Kanban wurde vor 65 Jahren bei Toyota entwickelt. Ziel von Kanban ist, Produktionsprozesse so zu steuern, dass die Effizienz steigt und die Kosten sinken.
Für komplexe Aufgaben, bei denen einzelne Schritte voneinander abhängen, kann auch ein Gantt-Diagramm eine gute Planungshilfe darstellen. Ein Gantt-Diagramm oder Balkenplan stammt aus dem Projektmanagement und stellt die zeitliche Abfolge von Aktivitäten in Form von Balken auf einer Zeitachse dar. Für diese Methoden gibt es eine Reihe an Software-Tools, die Prozesse visualisieren und stets aktuell darstellen. Das geht sowohl mit Excel, als auch mit zahlreichen kostenpflichtigen und kostenfreien Lösungen wie beispielsweise GanttProject. Welche Variante Sie auch wählen, unterschätzen Sie Zeitmanagement nicht. Das bisschen Planung macht sich eben nicht immer von selbst.
