Tool der Woche Wie lange man Kontoauszüge aufbewahren muss

In vielen Haushalten stapeln sich aufbewahrte Kontoauszüge jahrelang. Manche Verbraucher rufen ihre Belege mittlerweile nur noch online ab. In welcher Form müssen sie aber wie lange aufbewahrt werden?

Kontoauszüge müssen nicht ewig aufbewahrt werden. Quelle: imago/blickwinkel

DüsseldorfAusgedruckt, kurz angeschaut und schließlich auf den Berg der Vorgänger geheftet. So sieht oft das nicht gerade spannende Leben eines Kontoauszugs aus. In vielen Haushalten stehen noch die gesammelten Kontoauszüge der vergangenen fünf oder gar zehn Jahre im Schrank. Zwar gibt es für Privatpersonen offiziell keine allgemeine Aufbewahrungspflicht – in manchen Fällen sollten Kontoauszüge als Zahlungsbelege aber aufbewahrt werden.

Etwa bei Zahlungen, die das eigene Grundstück betreffen. So müssen Handwerker- und Dienstleistungsbelege grundsätzlich zwei Jahre archiviert werden. In manchen Fällen will der Staat hierbei kontrollieren können, ob das Unternehmen die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Trotzdem lohnt es sich für Kunden, den Kontoauszug fünf Jahre aufzubewahren: Nach diesen endet die gesetzliche Gewährleistungspflicht für Handwerkerleistungen. Die zwei- und fünfjährige Frist beginnt jeweils erst zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Wenn man einen Gärtner oder eine Haushaltshilfe beschäftigt und dies steuerlich absetzen möchte, sollte man die entsprechenden Auszüge zumindest bis zum Eingang des Steuerbescheids aufbewahren – oder bis die einmonatige Einspruchsfrist abgelaufen ist.

Für andere Alltagsgeschäfte gilt laut Bürgerlichem Gesetzbuch eine dreijährige Verjährungsfrist, nach welchen man den Auszug entsorgen kann. Das betrifft zum Beispiel Miet- oder Kautionszahlungen. Privatpersonen, die mehr als 500.000 Euro im Jahr Überschusseinkünfte haben, müssen ihre Auszüge aber darüber hinaus sechs Jahre lang aufbewahren. Selbstständige und Unternehmen haben andere Fristen. Sie müssen ihre gesamten Buchungsbelege mindestens zehn Jahre aufbewahren. So will es §257 im Handelsgesetzbuch.

Gehen die Auszüge verloren, kann man sie bei der Bank nachbestellen. Dafür fallen allerdings Kosten an, deren Höhe bei Bankfilialen unterschiedlich ist. Die Volksbank Köln Bonn berechnet beispielsweise 2,50 Euro pro Auszug, bei der Sparkasse Köln Bonn sind es 5,20 Euro. Für Nachdrucke von Auszügen aus Jahren vor 2005 verlangt die Deutsche Bank 10,90 Euro pro Auszug. Private Nutzer von Onlinebanking rufen ihre Kontoumsätze mittlerweile nur noch im Netz ab. Bei vielen Banken kann man die Kontoumsätze bis zu zwölf Monate zurückverfolgen. Das spart nicht nur Platz und Zeit, sondern hilft auch bei der Steuer: Bei Privatpersonen mit unter 500.000 Euro Überschusseinkünften werden Onlineauszüge in ausgedruckter Form auch als Belege anerkannt.

Unternehmen und Selbstständige hingegen müssen die Auszüge zusätzlich als digitales Dokument aufbewahren, da der Ausdruck hier lediglich als Kopie gilt. Löschen sie die Auszüge, verstoßen sie gegen die Aufbewahrungspflicht.
Viele Banken bieten die Speicherung der Digitalauszüge online an. Selbstständige müssen allerdings hierbei beachten, dass zuständigen Finanzverwaltern der Zugriff darauf während der Aufbewahrungsfrist jederzeit gewährleistet ist – und die Dokumente so gespeichert sind, dass sie weder gelöscht noch verändert werden können.
Allgemein empfehlen die Banken aber auch allen Privatkunden, Kontoauszüge grundsätzlich drei Jahre aufzubewahren. Entweder online gespeichert – oder klassisch: Ausgedruckt, gestapelt und abgeheftet.

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