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Nebenkostenabrechnung Was Vermieter abrechnen dürfen – und was nicht

Nebenkosten sind die zweite Miete, heißt es – und oft steigen die Ausgaben für Heizung, Müllabfuhr oder Versicherungen. Wann eine Nachzahlung rechtens ist und was sich Mieter nicht gefallen lassen müssen.

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Für die Miete geht schon ein Großteil des Monatseinkommens drauf. Da liegt es nahe, bei den Nebenkosten für Strom, Wasser und Heizung zu sparen, wo immer sich die Gelegenheit bietet. Einer Studie zufolge kennt der Einfallsreichtum dabei kaum Grenzen.

Das Gutscheinportal RetailMeNot hat nach eigenen Angaben mehr als 1100 Verbraucher repräsentativ gefragt, was sie tun, um bei den Nebenkosten zu sparen und die Umwelt zu schonen. Demnach setzen drei von vier Bundesbürgern auf warme Socken und Pullover, um Heizenergie zu sparen. Jeder Fünfte versucht sogar, gar nicht zu heizen. Und es geht noch viel skurriler: Der Umfrage zufolge leckt fast jeder Zehnte seinen Teller ab, um Spülwasser zu sparen. Ebenso viele nutzen angeblich das Abwasser ihrer Waschmaschine für die Toilettenspülung oder legt einen Ziegelstein in den Spülkasten, um den Wasserverbrauch zu reduzieren. „Sparen extrem“ lautete das Schlagwort der Pressemitteilung.

Nebenkosten im Griff

Um bei den Nebenkosten zu sparen, gibt es sicher effektivere Wege. Vielversprechender ist es, die fälligen Nebenkosten zu prüfen, das Sparpotenzial bei den größten Posten auszuschöpfen und die Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Der Deutsche Mieterbund schätzt, dass jede zweite Nebenkostenabrechnung fehlerhaft ist. Weil die Abrechnung häufig mit der Forderung einer Nachzahlung einhergeht, sollten sich Mieter diese genauestens ansehen.

Die Wohnungsnebenkosten sind in den vergangenen Jahren deutlich gestiegen. Der Deutsche Mieterbund macht dafür vor allem gestiegene Energiepreise und Grundsteuern verantwortlich. Die Unternehmensberatung EY geht davon aus, dass vier von fünf Kommunen weiter ihre Steuern und Gebühren anheben wollen.

Bei den Energiepreisen schlagen vor allem die höheren Stromkosten zu Buche. Und auch vom 2015 dramatisch gefallenen Ölpreis haben nur wenige Haushalte etwas, weil die Mehrheit Fernwärme oder Gas zum Heizen nutzt.

„Wir rechnen für das Abrechnungsjahr 2015 mit deutlich niedrigeren Heizkosten für Mieter, wenn mit Öl geheizt wurde. Obwohl das Jahr unter dem Strich etwas kälter als 2014 war, schlägt hier der drastisch gesunkene Ölpreis durch“, sagt Ulrich Ropertz, Geschäftsführer beim Deutschen Mieterbund in Berlin. „Bei gas- oder fernwärmebeheizten Häusern müssen Mieter dagegen mit leichten Nachzahlungen rechnen, da die Preise hier nur geringfügig gesunken sind.“

Um die Nebenkosten zu prüfen, muss man wissen, was ein Vermieter abrechnen darf und was nicht. Bis zum 31.12.2015 mussten Vermieter laut Gesetz die Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2014 vorlegen. Vermieter haben dafür nämlich immer zwölf Monate nach Ablauf des Abrechnungszeitraumes – in der Regel das Kalenderjahr – Zeit. Nur besonders flotte Vermieter verschicken bereits die Abrechnung für 2015.



Was zu den Nebenkosten gehört

Grundsätzlich darf ein Vermieter nur dann Betriebskosten verlangen, wenn diese im Mietvertrag vereinbart sind. Dazu genügt ein knapper Verweis auf die gesetzlichen Betriebskosten. Sind sie nicht genauer definiert, greifen die gesetzlichen Vorgaben. Der Deutsche Mieterbund hat mal auflistet, was so alles laut den Bestimmungen der Betriebskostenverordnung (BetrKV) mit Nebenkostenabrechnung dem Mieter berechnet werden darf.

Besondere Aufmerksamkeit verdient der Punkt „Sonstige Betriebskosten“ in der Verordnung. Hierunter können allerlei Aufwendungen fallen, die dem Vermieter entstehen. Das reicht etwa von der Reinigung der Dachrinnen bis hin zur Wartung der Blitzschutzanlage oder der Prüfung der Feuerlöscher im Treppenhaus. Es kann aber auch die gemeinschaftlich nutzbare Sauna oder der Fitnessraum sein.

Sonstige Betriebskosten gehören in den Mietvertrag

Der Posten ist in der BetrKV bewusst offen formuliert. Deshalb muss der Vermieter die „Sonstigen Betriebskosten“ auch mit jeder einzelnen Position im Mietvertrag festhalten, wenn er sie später in Rechnung stellen möchte.

Wer die Nebenkostenabrechnung erhalten hat, sollte daher zunächst den Mietvertrag daraufhin prüfen, welche Betriebskosten vertraglich vereinbart wurden. Empfehlenswert ist außerdem der Vergleich mit der Abrechnung des Vorjahres.

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Tauchen neue Nebenkostenarten auf oder weichen die Werte deutlich vom Vorjahr ab, sollte der Mieter seinen Vermieter binnen zwei bis vier Wochen um Klärung bitten. Die Rechtsprechung geht ansonsten davon aus, dass der Rechnungsbetrag zunächst akzeptiert und eine eventuell fällige Nachzahlung zu leisten ist.

Aber auch einer fälligen Nachzahlung können Mieter noch widersprechen oder um Klärung bitten. Dazu haben sie laut Gesetz ein Jahr Zeit. Erst danach besteht kein Recht mehr, die Abrechnung anzufechten oder Einsicht in die einzelnen Originalbelege des Vermieters zu erhalten.

Anpassung der Vorauszahlung darf einseitig erfolgen

Die Mehrheit der Mieter hat sich längst daran gewöhnt, dass die Nebenkosten von Jahr zu Jahr steigen und daher auch Nachzahlungen anstehen. Schon wegen der unterschiedlichen Witterungsbedingungen können die Heizkosten über die Jahre stark schwanken. Steigende Preise für Brennstoffe und Strom führen zusätzlich dazu, dass die Nebenkosten tendenziell steigen.

Um Nachzahlungen zu vermeiden, ist es bei deutlich gestiegenen Nebenkosten sinnvoll, die monatliche Vorauszahlung anzuheben oder entsprechend zu senken, wenn die Nebenkosten gesunken sind. „Sowohl der Mieter als auch der Vermieter haben die Möglichkeit, einseitig eine Anpassung der Vorauszahlung vorzunehmen“, sagt Ropertz. „Grundlage einer Änderung der Vorauszahlung muss aber immer eine Nebenkostenabrechnung sein. Vermieter können nicht einfach erhöhen, weil sich ein früher Winter ankündigt.“

Wichtig für Mieter: Ein einmal vertraglich vereinbarter Verteilungsschlüssel, der Gemeinschaftskosten auf einzelne Mietparteien zum Beispiel relativ zu Wohnfläche und Personenzahl auf einzelne Wohneinheiten verteilt, darf nicht einfach geändert werden. Schließlich ändert sich auch die Quadratmeterzahl einer Wohnung nicht mal eben. Soll der Verteilungsschlüssel dennoch einmal geändert werden, ist die Zustimmung aller Mieter notwendig.

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Reparaturen sind Vermietersache

Völlig fehl am Platze sind in den Nebenkostenabrechnungen etwa Verwaltungs- und Reparaturkosten, die manche Vermieter einfach zu den Betriebskosten rechnen.

Ausgaben für Instandhaltung und Instandsetzung – sprich Reparaturen – an Haus oder Wohnung sind grundsätzlich Sache des Vermieters. Lediglich Wartungs- und Pflegeaufwendungen dürfen zu den Nebenkosten gerechnet werden. „Problematisch ist das oftmals bei Hausmeistern, die auch kleinere Reparaturen übernehmen oder Verwaltungsaufgaben wahrnehmen“, erklärt Ropertz vom Mieterbund. „Den Ausgabenanteil dafür muss der Vermieter von den Nebenkosten wieder abziehen."

Leider verlaufen die Grenzen zwischen einer Wartung und einer Reparatur oft fließend. Mieter, die an der Kostenaufstellung dahingehend zweifeln, sollten sich die Einzelbelege zeigen lassen. Vermieter, die hingegen um Transparenz bemüht sind, sollten in ihrer Nebenkostenabrechnung die Abzüge für nicht umlegbare Gesamtkostenbestandteile auch aufführen, am besten mit dem Rechenweg.

Aufgepasst: Häufige Fehler

Zudem treten bei Nebenkostenabrechnungen typische Fehler auf, gegen die sich Mieter wehren können:

  • Es werden nur Gesamtkosten angegeben, aber nicht die einzelnen Positionen, wie sie etwa die Betriebskostenverordnung vorsieht. Die verschiedenen Kostenarten müssen aufgeschlüsselt sein.
  • Es fehlt die Angabe des Verteilerschlüssels, zum Beispiel zur Gewichtung von Verbrauch, Wohnfläche und Zahl der Bewohner. Den Verteilungsschlüssel benötigt der Vermieter, um seinen individuellen Kostenanteil nachzuvollziehen.
  • Die Kosten werden nicht korrekt gemäß Verteilerschlüssel verteilt, sondern zum Beispiel nur nach der Wohnfläche anstatt nach Verbrauch und Wohnfläche gewichtet.
  • Abrechnungsfrist verpasst: Ist die Nebenkostenabrechnung auch zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraum nicht da, verwirkt der Vermieter seinen Anspruch auf eine Nachzahlung. Der Mieter behält jedoch seinen Anspruch auf eine etwaige Rückzahlung.

Stimmt die Schätzung des Mieterbundes und jede zweite Nebenkostenabrechnung ist tatsächlich fehlerhaft, dürfte die genaue Prüfung schon die eine oder andere Ersparnis bringen. In jedem Fall aber bringt sie dem Mieter ausreichend Klarheit darüber, in welchen Bereichen die größten Kosten entstehen.

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