Hätte Schmitz den Kongress statt in Hamburg etwa in Paris oder Mailand besucht, sähe seine Steuererklärung womöglich anders aus. Für Dienstreisen ins Ausland gelten je nach Land besondere Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten, die das Bundesfinanzministerium jährlich aktualisiert. Für Paris gibt es beispielsweise pro 24-Stunden-Tag 58 Euro Verpflegungspauschale sowie 156 Euro Übernachtungspauschale, für Mailand sind es analog 39 und 152 Euro. Die Liste des Bundesfinanzministeriums für das Jahr 2018 können Sie hier abrufen.
Die teils hohen Übernachtungspauschalen im Ausland nutzen viele Dienstreisende zu ihren Gunsten, indem sie sich eine deutlich günstigere Unterkunft buchen oder bei Bekannten übernachten, aber die Pauschalen – die keinerlei Belege erfordern – steuerlich geltend machen. Arbeitgeber können natürlich Rechnungen über die tatsächlichen Kosten verlangen und wie die übrigen Dienstreisekosten als Betriebsausgaben steuer- und sozialabgabenfrei dem Arbeitnehmer erstatten. „Für Arbeitnehmer ist es immer vorteilhaft, wenn ihnen ihr Arbeitgeber die tatsächlichen Reisekosten erstattet“, sagt Josef Bühlmaier, Steuerberater bei Lehleiter + Partner in Neckarsulm. „Erstattet der Arbeitgeber nichts, bleibt nur der Ansatz als Werbungskosten im Rahmen der Steuererklärung. Das Finanzamt erstattet aber höchstens in Höhe des individuellen Steuersatzes die tatsächlichen Kosten.“
Hätte sein Chef nicht schon die Übernachtungsbuchung übernommen, müsste Schmitz für Hamburg ohnehin die tatsächlichen Hotelkosten belegen, egal ob für den Arbeitgeber oder das Finanzamt. Es gibt lediglich eine beleglose Pauschale von 20 Euro für eine Übernachtung, etwa wenn der Reisende bei Verwandten unterkommt.
Reisenebenkosten nicht vergessen
Ebenfalls abrechenbar sind Reisenebenkosten: Ausgaben für Telefonate, Mautgebühren, Gepäckaufbewahrung, Parkgebühren oder Bewirtungskosten können auch von der Steuer abgesetzt werden. Wichtig ist allerdings wie bei allen Reiskosten die Vorlage der Originalrechnungen. Dadurch soll ausgeschlossen werden, dass sowohl der Arbeitgeber als auch der reisende Mitarbeiter die Kosten zugleich geltend machen oder der Angestellte die Kosten sowohl beim Arbeitgeber als auch beim Finanzamt geltend macht.
Die Quittungen sollten immer möglichst genau sein, die Mehrwertsteuer klar ausweisen und das Produkt oder die Dienstleistung klar bezeichnen. Bei Bewirtungsbelegen müssen zudem Anlass und Datum der Bewirtung, die bewirteten Personen und den Zweck des gemeinsamen Lokalbesuchs ausweisen. Zur Not ist das zusammen mit der Quittung auf einem zusätzlichen Blatt zu notieren.
Privatwagen pauschal oder nach tatsächlichen Kosten
Steuervorteile bringt auch die Dienstreise im Privatwagen: Hätte sich Schmitz für die Kundenbesuche nicht ein Auto auf Firmenkosten mieten können, sondern sein privates Auto benutzt, hätte er 0,30 Cent je dienstlich gefahrenen Kilometer als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Anders als bei der Pendlerpauschale für Arbeitnehmer für die Fahrt zum Arbeitsplatz gelten hier die Kilometer für Hin- und Rückfahrt. Ansonsten können Reisende auch tatsächliche Fahrtkosten nachweisen, etwa durch Taxi-Quittungen, U-Bahn-Fahrkarten oder mittels Fahrtenbuch, Tankbelegen und andere Fahrzeugkosten.
Wird wie bei Schmitz eine geschäftliche Reise mit einem privaten Urlaub vermengt, ist eine strikte Kostentrennung von Beginn an zu empfehlen. Denn die Finanzämter werden schnell misstrauisch und verweigern Steuervorteile, wenn sie hinter einer Reise vorrangig private Zwecke vermuten. Auch so mancher Arbeitgeber fühlt sich über den Tisch gezogen, wenn auf der Spesenabrechnung Posten auftauchen, die eher dem Freizeitvergnügen zuzuordnen sind. Solch ein Missbrauch kann Mitarbeiter sogar ihren Job kosten.
Misstrauen vermeiden
Also am besten getrennte Belege für private und geschäftliche Ausgaben sammeln. Dann können Finanzamt und Arbeitgeber die genaue Höhe der dienstlich begründeten Reisekosten klar nachvollziehen. Es schadet sicher auch nicht, Nachweise für die berufliche Tätigkeit zu sammeln, etwa Selfies mit den Gesprächspartnern, Zutrittskarten für Kongressteilnehmer oder Gesprächsprotokolle.
Auch Notizen zur Arbeitszeit sind grundsätzlich zu empfehlen. Zum einen, weil das eingangs erwähnte Urteil bis zum Vorliegen der genauen Urteilsbegründung noch nicht eindeutig interpretiert werden kann. Es ist also möglich, dass künftig die Zeit, die ein Mitarbeiter im Auto, Zug oder Flugzeug verbringt, in mehr Fällen als bisher der Arbeitszeit zugerechnet wird und somit auch für Überstunden und höhere Verpflegungspauschalen sorgt.
Zeiten erfassen, mit dem Arbeitgeber besprechen
Bislang gilt jedoch noch: Dienstreisen während der regulären Arbeitszeit zahlen auch dann auf das Arbeitszeitkonto ein, wenn der Mitarbeiter im Zug sitzt und schläft. Bei Gleitzeitmodellen hängt es von den Betriebsvereinbarungen zur Gleitzeit ab und außerhalb der regulären Arbeitszeit, kommt es auf die Anweisungen des Arbeitgebers an. Damit die Reisezeit als Arbeitszeit gilt, muss der Vorgesetzte währenddessen Arbeitsleistung anordnen oder die Zeit nachträglich als Arbeitszeit billigen. Gleiches gilt, wenn der Chef erwartet, dass der Mitarbeiter selbst im Auto fährt – etwa um Material zu transportieren. Dann ist die Fahrt Arbeitszeit – so wie bei Außendienstmitarbeitern die Fahrten grundsätzlich Arbeitszeit sind.
Für Roland Schmitz zählt seine Zugfahrt am Freitagabend ebenfalls zur Arbeitszeit. Denn so war es mit seinem Chef besprochen – auch wenn er neben seiner Frau gesessen und keine E-Mails beantwortet hat. Offenbar hat er Glück mit seinem Arbeitgeber.
