Arbeitszeit, Unfallschutz, Steuern Was Arbeitnehmer über Dienstreisen wissen müssen

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Ob private Reise oder Dienstreise ist nicht immer eindeutig

Zurück zu Schmitz: Wenn er sich am Freitagabend mit Frau und Musicaltickets auf den Weg nach Hamburg macht, hat er nach gängiger Auffassung keinen gesetzlichen Unfallschutz. Die Tatsache, dass er seine dienstliche Anreise aus privatem Interesse deutlich vorverlegt hat, spricht für eine private Anreise an den Tagungsort. Daran ändert auch die ausdrückliche Erlaubnis seines Vorgesetzten nichts.

Letztlich muss hier im Einzelfall genauer betrachtet werden, ob der private oder der dienstliche Charakter der Reise dominiert. Im Beispiel ließe sich etwa aus Schmitz Sicht argumentieren, dass die Privatreise über das Wochenende im Verhältnis zur relativ langen, fünftägigen Dienstfahrt nur einen geringen Anteil ausmacht. Sträubt sich die gesetzliche Unfallversicherung im Falle eines Unfalls, müsste letztendlich ein Gericht klären, ob eine Dienstreise und damit Unfallschutz bestand oder nicht.

Unfallschutz bei Reisevorbereitungen

Definitiv zur Dienstreise zählen jedoch Reisevorbereitungen wie die Ticketabholung, die Suche nach einer Unterkunft am Zielort, die Gepäckaufgabe im Vorfeld der Reise oder ein Orientierungsrundgang am Diensteinsatzort. Ebenso zur Dienstreise zählen kurze Unterbrechungen um zu essen, das Auto zu betanken oder ein WC aufzusuchen.

Roland Schmitz ist gemeinsam mit seiner Frau wohlbehalten in Hamburg angekommen und hatte dabei glücklicherweise auch keinen Unfall. Seine Stadtrundgänge samt Musicalbesuch mit der Gemahlin am Wochenende waren natürlich ein rein privates Vergnügen auf eigene Gefahr. Ergo kein Unfallschutz, keine beruflichen Ausgaben und keine Spesen.

Mahlzeiten müssen sein, Barbesuche nicht

Aber nun ist Montagmorgen und er macht sich auf den Weg zum Kongress. Erneut gilt: Auf dem direkten Weg morgens zum und abends vom Kongress zurück zum Hotel ist er versicherungstechnisch auf Dienstreise. Als er sich aber nach der Rückkehr im Hotel noch mit Kollegen auf ein Bier trifft, hat er Pech. Beim Knabbern gebrannter Mandeln in einer nahegelegenen Bar bricht er sich eine Zahnkrone aus. Die Erneuerung der Krone werden seine Krankenversicherung und er persönlich bezahlen müssen, da der abendliche Ausklang mit den Kollegen zu den privaten Freizeitvergnügen zählt. Wäre ihm das in einem hotelnahen Restaurant beim Abendessen passiert, hätte er argumentieren können, dass sein Hotel kein Restaurant hat und er ja auf Dienstreisen auch etwas essen müsse. Der Barbesuch aber zählt klar zum privaten Vergnügen.

Steuern und Spesen pauschal

Nach drei Kongresstagen soll Schmitz am Donnerstag und Freitag auf Wunsch seines Chefs Kunden in Kiel und Quickborn besuchen. Da für den ersten der Kundenbesuche inklusive An- und Abreise ein ganzer Arbeitstag von mindestens acht Stunden nötig ist, und der Arbeitgeber die Kosten für die Fahrten und Essen nicht übernimmt, profitiert Schmitz hier vom 2014 reformierten Reisekostenrecht.

Schmitz kann die sogenannten Verpflegungspauschalen in seiner Steuererklärung als Werbungskosten ansetzen. Für die drei Kongresstage in Hamburg und den Tag beim Kunden in Kiel sind das jeweils 24 Euro pro Tag. Für den An- und Abreisetag muss ihm das Finanzamt bei einer mehrtägigen Dienstreise eine Verpflegungspauschale von zwölf Euro pro Tag zusprechen. Dabei spielt es keine Rolle, wie lange genau die An- und Abreise jeweils gedauert hat. So bekommt Schmitz für die Anreise am Freitagabend genauso zwölf Euro wie für darauffolgenden Freitag, an dem er zusätzlich zur Rückfahrt auch noch drei Stunden für den Kundenbesuch in Quickborn unterwegs ist. Die gleiche Pauschale gilt zudem für kürzere Dienstreisen, die zwischen acht und 24 Stunden dauern.

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