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Arbeitszeit, Unfallschutz, Steuern Was Arbeitnehmer über Dienstreisen wissen müssen

Eine Frau mit Bahn und Flugzeug im Hintergrund und mit einem Koffer blickt auf die Uhr Illustration Quelle: imago images

Viele Arbeitnehmer sind beruflich unterwegs, oft tagelang und gelegentlich auch vermischt mit privaten Stationen. Was Sie über Überstunden, Spesen, Unfallschutz und Steuervorteile bei Dienstreisen wissen müssen.

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Ein Urteil des Bundesarbeitsgerichts zum Thema Dienstreisen sorgt für Aufsehen. Demnach wird die Zeit in Auto, Zug oder Flugzeug als Arbeitszeit gewertet. Das dürfte weitreichende Folgen hinsichtlich Überstunden und Spesenabrechnungen mit sich bringen, viele Unternehmen werden ihre Regelungen und Betriebsvereinbarungen anpassen müssen. Für konkrete Konsequenzen ist es zwar noch etwas zu früh, da die detaillierte Urteilsbegründung erst zum Jahresende vorliegen dürfte.

Aber schon heute ist klar: Bei Dienstreisen steckt der Teufel im Detail. Rund um die Themen steuerliche Vorteile, Unfallversicherungsschutz und Spesenabrechnung gibt es zahllose Urteile zu Einzelfällen, viele Gesetze und Regeln dazu wurden im Laufe der Jahre präzisiert und viele Unternehmen haben eigene Regeln für Dienstreisen aufgestellt. Wo die Fallstricke liegen und was Arbeitnehmer über Dienstreisen wissen sollten, ist im Folgenden anhand eines Beispielfalls nachgezeichnet.

Gemischte Dienstreise: ein bisschen privat, viel geschäftlich

Roland Schmitz ist Angestellter in Frankfurt und soll auf Wunsch seines Chefs an einem Kongress in Hamburg teilnehmen sowie im Rahmen der Dienstreise zwei wichtige Kunden in Schleswig-Holstein aufsuchen. Er muss montags um 9 Uhr auf dem Kongress sein. Sein Plan: Zusammen mit seiner Frau will er schon Freitagnacht in Hamburg im Hotel einchecken, um ein entspanntes Wochenende mit ihr in der Hansestadt zu verbringen. Für den Samstagabend hat er bereits Tickets für das Musical "Mary Poppins" gebucht.

Sein Chef hat nichts dagegen, dass die Reise schon Freitagabend beginnt. Für die zwei Nächte gemeinsam mit seiner Frau bucht Schmitz über die Firma ein Doppelzimmer in einem Hotel, ca. 15 Gehminuten vom Kongresshotel entfernt. Für die Anreise mit der Bahn bucht er zudem ein Ticket für sich auf Kosten seiner Firma mit Rückreise am darauffolgenden Freitagvormittag, sowie eins für seine Frau mit Rückreise am Sonntagnachmittag auf eigene Rechnung. Das erleichtert später die Trennung von geschäftlichen und privaten Ausgaben erheblich.

Unfallschutz auf Dienstreisen mit privaten Momenten

Stößt Angestellten auf Dienstreisen etwas zu, sind sie generell durch die gesetzliche Unfallversicherung vor den finanziellen Folgen geschützt, genauso wie auf dem täglichen Weg in die Firma und zurück. Der Versicherungsschutz greift bei Dienstreisen aber bereits bei den vorbereitenden Tätigkeiten. Geht Herr Schmitz etwa Freitagabend vor seiner Hamburg-Reise und nach dem Verlassen des Büros noch im Reisebüro vorbei, um die Zugtickets abzuholen, ist er über den Arbeitgeber gegen Unfälle versichert. Allerdings nur für den direkten Weg vom Büro zum Reisebüro und von dort bis zu seiner Wohnung.

Der Taxi-Knigge fürs Ausland
Das Taxi an der Farbe erkennen – geht das?Das klassische kräftige Taxigelb ist mittlerweile eher die Ausnahme. Schwarz-gelb sind die Taxifarben Barcelonas. In Deutschland sind die meisten Taxen mittlerweile elfenbeinfarben. In der Schwabenmetropole Stuttgart bestimmt der Taxibetreiber sogar nach eigenen Belieben die Farbe. Ebenso in den polnischen Städten Warschau, Danzig und Krakau. Dort ist jede Farbe erlaubt. Das berühmte Londoner Cab ist natürlich schwarz. In Rom, Mailand und Madrid werden Ihnen weiße Taxis begegnen. Schwarz wäre dort im Sommer wohl auch viel zu heiß. Quelle: mytaxi Quelle: REUTERS
Muss man am Bahnhof oder Flughafen immer das erste Taxi in der Reihe nehmen?Fahrgäste in Deutschland und Österreich haben freie Taxiwahl, denn es gilt der "Grundsatz der Vertragsfreiheit." Wer also lieber in das zweite oder dritte Taxi einsteigen will, muss keine Rücksicht auf die Reihenfolge in der Taxischlange nehmen. In anderen Ländern ist das unüblich. Im Vereinigten Königreich zum Beispiel, wo stets großer Wert auf gesittetes Schlangestehen gelegt wird, ist die Beachtung der Reihenfolge entsprechend wichtig. Dort und auch in Italien, Portugal oder Polen ist das vorderste Taxi zu nehmen. Dies gilt ganz besonders an Flughäfen. Aufgepasst in Spanien! Hier ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass immer das erste Fahrzeug in der Reihe zu wählen ist. Nur falls das Fahrzeug in offenkundig schlechtem Zustand ist oder die gewünschte Zahlungsweise nicht unterstützt, kann der Fahrgast es verweigern. Quelle: dpa
Darf ein Taxifahrer eine Fahrt ablehnen?Generell haben Taxifahrer und -unternehmen eine Beförderungspflicht - auch bei Kurzstrecken. Das bedeutet, dass sie eine Fahrt nur dann ablehnen können, wenn der Fahrgast eine Gefahr für die Sicherheit und Ordnung des Betriebs darstellt. Das ist etwa dann der Fall, wenn Personen stark betrunken sind, sich aggressiv verhalten oder eine ansteckende Krankheit haben. Diese Regelung gilt auch in anderen Ländern. In Italien können außerdem Jugendliche unter 18 Jahren ohne erwachsene Begleiter als Fahrgäste abgelehnt werden und spanische Taxifahrer können Fahrten zu gefährlichen Bereichen, wie etwa Drogenumschlagsplätzen, verweigern. Quelle: dpa
Was ist mit Kindersitzen?Auch Familien mit Kindern können als Fahrgäste abgelehnt werden, wenn das Fahrzeug nicht über genügend Kindersitze verfügt. Beim Bestellen des Taxis sollten Reisende mit Kindern deshalb immer angeben, ob und wie viele Kindersitze sie benötigen. Quelle: REUTERS
Wie viel Gepäck ist erlaubt?Während in Deutschland, Österreich und Polen Hand- und Reisegepäck des Fahrgasts in der Regel kostenlos befördert wird, ist in Portugal nur das Handgepäck im Fahrpreis inbegriffen. Reisegepäck kostet 1,60 Euro extra. Ausnahmen sind Kinderwagen oder ein Rollstuhl, die ebenfalls kostenlos befördert werden. Pragmatisch sieht die Regelung in Italien, Spanien und Polen aus: Was in den Kofferraum passt, muss mit, sofern es nicht das Fahrzeug beschädigt oder die Sicherheit beeinträchtigt. In Italien und Spanien werden jedoch in einzelnen Städten zusätzliche Gebühren fällig. So kostet die Beförderung eines zusätzlichen Gepäckstücks, das größer ist als 35 x 25 x 50 cm, in Rom einen Euro. In Barcelona ebenso, aber unabhängig von der Koffergröße. Sehr gründlich ist das Thema in Deutschland geregelt: Hier muss ein Taxi laut Gesetz mindestens 50 Kilogramm Gepäck mitnehmen können. Und wenn beim ersten Versuch nicht das ganze Gepäck in den Kofferraum passt, ist der Taxifahrer sogar verpflichtet, mehrere Beladungsversuche zu unternehmen. Quelle: REUTERS
Darf das Haustier mitfahren?In Italiens Taxis ist das Mitnehmen von Tieren - außer Blindenhunden - grundsätzlich verboten. Hier muss ein spezieller Taxi-Service gebucht werden. Weniger klar ist die Situation für Spanien-Urlauber: Nur wenn der Fahrer zustimmt, darf das Tier an Bord. In Deutschland hingegen dürfen Tiere grundsätzlich mitgenommen werden – allerdings nicht auf den Sitzplätzen. Einzige Voraussetzung ist hier, wie auch in Polen, dass die Sicherheit des Betriebs nicht gefährdet wird und andere Fahrgäste nicht belästigt werden. Außerdem fallen in Deutschland vielerorts Zusatzkosten an – nicht jedoch für Blindenhunde. Sie müssen kostenlos transportiert werden. In Portugal müssen die vierbeinigen Begleiter in Käfigen untergebracht sein. Quelle: AP
Darf man im Taxi essen und trinken?Das Essen und Trinken der Fahrgäste während der Fahrt ist bei Taxifahrern in allen Ländern wenig beliebt, weil es leicht zu Verschmutzungen und Geruchsbelästigung führt. Darüber hinaus ist es in Portugal, Italien und Polen generell verboten und in Spanien zumindest solange der Fahrer es nicht ausdrücklich erlaubt. Auch in Deutschland kann der Fahrer grundsätzlich selbst bestimmen, ob in seinem Auto gegessen werden darf. Hungrige Fahrgäste sollten das vor Fahrtantritt klären. Gegen einen Schokoriegel oder einen Apfel wird kaum jemand etwas sagen. Bei einem Döner, einem Fischbrötchen oder einer Currywurst kann das schon anders aussehen. Daher das Taxi lieber als Transportmittel zum Restaurant nutzen anstatt darin zu essen. Quelle: AP

Holt er allerdings nur die Musical-Karten in dem Reisebüro ab, schützt ihn die Unfallversicherung nicht, wenn er dafür den direkten Weg zwischen Büro und Heim verlassen muss. Liegt das Reisebüro auf dem Weg, setzt der Versicherungsschutz zumindest während des Aufenthalts im Reisebüro aus, da Schmitz in diesem Fall einer rein privaten Tätigkeit nachgeht. Im Prinzip gilt: Wird der direkte Weg einer Dienstreise verlassen, um privaten Interessen nachzugehen, besteht währenddessen kein gesetzlicher Schutz durch die Unfallversicherung. Er beginnt aber wieder bei Rückkehr auf den direkten Weg der Dienstreise. Übrigens: Der "direkte Weg" muss nicht der kürzeste sein, solang es gute verkehrstechnische Gründe dafür gibt, Umwege in Kauf zu nehmen, etwa um Baustellen, Stau oder häufiges Umsteigen zu vermeiden.

Dienstreisen: Alles über Arbeitszeit, Unfallschutz, Steuern. Quelle: imago images

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